Hur länge måste man egentligen spara sin bokföring och räcker det att ha allt digitalt? Det här är en vanlig fråga bland småföretagare, särskilt nu när det mesta sköts i molnet. I den här artikeln går vi igenom vad bokföringslagen säger om arkivering, hur länge du måste spara bokföringen, och vilka regler som gäller för digital lagring och kvitton.
Varför måste man spara bokföringen?
Syftet med att spara bokföringen är att:
- Säkerställa att Skatteverket och andra myndigheter kan granska företagets affärshändelser i efterhand.
- Ge företaget själv möjlighet att kontrollera sin ekonomi och rätta eventuella fel.
- Skydda ägare, kunder och leverantörer genom att det finns ett spårbart underlag.
Det handlar alltså inte bara om lagkrav, utan också om att ha ordning och spårbarhet i ekonomin.
Hur länge måste man spara bokföringen enligt lagen?
Enligt Bokföringslagen (7 kap. 2 §) ska allt bokföringsmaterial sparas i minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Exempel: Om ditt räkenskapsår slutar den 31 december 2024, ska bokföringen sparas till minst 31 december 2031. Det gäller oavsett om materialet är på papper eller digitalt.
Vad ska sparas?
Du måste spara allt material som har betydelse för bokföringen. Det omfattar:
- Verifikationer (kvitton, fakturor, betalningsunderlag)
- Bokföringsböcker (huvudbok, dagbok, balans- och resultaträkning)
- Årsredovisning eller årsbokslut
- Kontoutdrag och lönelistor
- Avtal och andra viktiga handlingar
Kort sagt:
Om dokumentet ligger till grund för en post i bokföringen – ska det sparas.
Får man spara bokföringen digitalt?
Ja, du får spara bokföringsmaterialet digitalt – men med vissa krav. Enligt Bokföringsnämnden (BFN) måste materialet:
- Bevaras i ursprungligt skick (du får inte ändra eller manipulera det)
- Vara läsbart och åtkomligt under hela arkiveringstiden
- Kunna skrivas ut vid behov
Det betyder att du kan:
- Skanna papperskvitton och spara dem digitalt
- Eller spara allt direkt i ditt bokföringsprogram eller molnlagring
Var ska bokföringen sparas?
Bokföringen ska sparas på en plats där den är säker och skyddad mot skada, förlust eller obehörig åtkomst. Den ska även vara lagrad i Sverige. Vid digital lagring kan man även lagra den inom EU (eller utanför EU med vissa restriktioner) men då behöver man anmäla detta till Skatteverket. Vissa förutsättningar gäller dock för att man ska få lagra utanför Sverige.
- Platsen för förvaring och varje ändring av denna plats måste anmälas till Skatteverket.
- Man ska kunna ge omedelbar tillgång till bokföringen i Sverige, om Skatteverket eller Tullverket begär det.
- Företaget ska kunna skriva ut bokföringen i Sverige.
Vad händer om man inte sparar bokföringen korrekt?
Om bokföringsmaterialet inte sparas på rätt sätt kan det leda till:
- Bokföringsbrott, om det bedöms som allvarligt
- Skattetillägg, om Skatteverket inte kan granska underlagen
- Problem vid revision eller försäljning av företaget
Därför är det viktigt att du har rutiner för säker lagring – oavsett om du sparar fysiskt eller digitalt.
Arkivering vid byte av system eller bokföringsbyrå
Om du byter bokföringsprogram eller byrå är det fortfarande du som företagare som ansvarar för att bokföringen bevaras i sju år. Tänk på att:
- Säkerhetskopiera alla filer innan du byter system
- Kontrollera att du har tillgång till äldre data
- Dokumentera var bokföringen finns sparad
Sammanfattning
Så länge måste du spara bokföringen enligt lagen:
| Typ av material | Hur länge ska det sparas? | Särskilda regler |
|---|---|---|
| Verifikationer | 7 år | Gäller både pappers- och digitala kvitton |
| Räkenskapsinformation | 7 år | Huvudbok, balans, resultat osv |
| Digital bokföring | 7 år | Måste vara läsbar och säker |
Kort sagt:
All bokföring ska sparas i 7 år – oavsett format.
Avslutning
Att spara bokföringen korrekt är en grundläggande del av god redovisningssed. Genom att följa sjuårsregeln och ha tydliga rutiner för arkivering slipper du problem med Skatteverket och försäkrar att ditt företag står på stabil ekonomisk grund.
Hur fungerar detta med POY?
POY sparar din bokföringsdata inom Sveriges gränser på ett säkert sätt så att du som användare kan vara trygg med att bokföringen uppfyller bokföringslagens krav på lagring. Du kan enkelt komma åt din bokföring när du behöver den, och all data är skyddad mot obehörig åtkomst.
Du kan även exportera din bokföring till sie5 format om du vill ha en lokal kopia av din bokföring för arkivering eller andra ändamål.