Varje transaktion måste ha ett underlag – en verifikation. Det kan vara ett kvitto, en faktura eller ett bankutdrag. I den här artikeln förklarar vi hur du sparar, strukturerar och kopplar ihop dina verifikationer på ett sätt som håller för lagkraven.
Vad är en verifikation?
En verifikation är ett dokument som bevisar att en affärshändelse har skett. Det är ditt bevis för Skatteverket och andra myndigheter att transaktionen verkligen har ägt rum.
Enkelt uttryckt: Ingen bokföringspost utan verifikation. Ingen verifikation, inget avdrag.
Kraven på verifikationer regleras i Bokföringslagen 5 kap. och Bokföringsnämndens allmänna råd BFNAR 2012:1
Grundprincipen
- Varje bokföringspost måste ha minst en verifikation
- Varje verifikation måste vara äkta och läsbar
- All information måste gå att spåra mellan bokföring och verifikation
Olika typer av verifikationer
1. Inköpsverifikationer
Kvitton från butiker:
- Matköp för personalrum
- Kontorsmaterial från ICA/Coop
- Bensinstationer
- Parkeringsavgifter
Fakturor från leverantörer:
- Hyresavier
- El- och telefonräkningar
- Försäkringar
- Konsulttjänster
Kreditkortsnotor:
- Sammanställning av kortköp
- Ofta från SEB, Handelsbanken etc.
- Måste kompletteras med underliggande kvitton
2. Försäljningsverifikationer
Fakturor du skickat:
- Kopior på alla fakturor till kunder
- Kreditfakturor och rättelser
- Betalningspåminnelser
Kassabongar (om du har fysisk försäljning):
- Dagliga sammanställningar
- Z-rapporter från kassan
- Kopplingar till bankinbetalningar
3. Bankverifikationer
Bankutdrag:
- Månadsutdrag från banken
- Visar alla transaktioner på kontot
- Grund för att matcha betalningar
Ränteavier:
- Ränteinkomster på företagskonto
- Avgifter från banken
- Valutaomräkningar
4. Löneunderlag
Lönebesked:
- Specificering av lön, skatt, sociala avgifter
- Både för anställda och egen lön i AB
- Underlag från lönesystem
Personaldeklarationer:
- Månadsvis inrapportering till Skatteverket
- Summering av skatter och avgifter
- Kontrolluppgifter vid årsslut
Krav på verifikationer enligt lag
Obligatorisk information
Varje verifikation måste innehålla:
- Datum för transaktionen
- Belopp inklusive moms (om tillämpligt)
- Vad som köpts (specificerad beskrivning)
- Vem du köpt av (företagsnamn och org.nr)
- Momsinformation (momssats och momsbelopp)
Kvalitetskrav
- Läsbar text - inga suddiga eller blekta kvitton
- Komplett information - inte avklippta eller skadade
- Äkta dokument - inte bara egna anteckningar eller kopior av kopior
Särskilda regler för vissa typer
Representation (måltider med kunder):
- Vem som deltog
- Syfte med måltiden
- Koppling till affärsverksamhet
Resor:
- Syfte med resan
- Destination och tidpunkt
- Koppling till affärsverksamhet
Bil och förmåner:
- Körjournal för avdrag
- Privat/företag-fördelning
- Dokumentation av förmånsvärden
Så sparar du verifikationer praktiskt
1. Digitalt först (rekommenderat)
Fotografera direkt:
- Ta bild på kvittot med mobilen samma dag
- Använd god belysning och rätt vinkel
- Kontrollera att all text är läsbar
Fördelar med digitalt:
- Kan inte tappas bort
- Enkelt att söka och hitta
- Automatisk backup
- Miljövänligt
2. Fysisk arkivering (backup)
Om du vill ha papper kvar:
- Sortera per månad i plastfickor
- Märk tydligt med datum och typ
- Förvara i brandsäker miljö
- Ha digital kopia som huvudsaklig
3. Hybridlösning
- Stora/viktiga fakturor sparas fysiskt
- Småkvitton endast digitalt efter fotografering
- Bankutdrag kan vara endast digitala från banken
Modern verifikationshantering
Automatisk koppling
När du fotograferar ett kvitto:
- Systemet läser texten med OCR-teknik
- Systemet identifierar leverantör, belopp, datum och moms
- Systemet föreslår rätt bokföringskonto
- Systemet kopplar automatiskt till banktransaktionen
Intelligent kategorisering
Moderna system lär sig dina mönster:
- ICA Maxi = Sannolikt personalmat (12% moms)
- Statoil = Troligen drivmedel (25% moms)
- Telia = Telefon och internet (25% moms)
- Circle K = Förmodligen drivmedel eller representation
Kvalitetskontroll
Systemet varnar för:
- Suddiga eller otydliga bilder
- Kvitton som saknar viktig information
- Ovanligt höga belopp som behöver extra kontroll
- Dubbletter av samma kvitto
Organisering och struktur
Verifikationsnummer
Varje verifikation får ett unikt nummer:
- Löpande numrering per år (V001, V002, V003...)
- Gör det enkelt att referera mellan bokföring och dokument
- Obligatoriskt enligt bokföringslagen
Moderna system gör detta automatiskt när du laddar upp dokument.
Månadsvis arkivering
Strukturerad förvaring:
2025/
├── Januari/
│ ├── Inköp/
│ ├── Försäljning/
│ └── Bank/
├── Februari/
│ ├── Inköp/
│ ├── Försäljning/
│ └── Bank/
Sökbarhet
I moderna system kan du söka på:
- Leverantörsnamn
- Belopp
- Datum
- Konteringar
- Fri text från kvittot
Vanliga misstag och fallgropar
1. Förlorade kvitton
Problem: "Jag glömde ta vara på kvittot" Lösning: Fotografera DIREKT vid köptillfället Systemtips: Moderna appar påminner dig om okopplade banktransaktioner
2. Otydliga kvitton
Problem: Termopapper som bleknat eller repats Lösning: Fotografera kvittot samma dag det skapas Extra: Kopiera viktig information till anteckning
3. Privat och företag blandat
Problem: Ett kvitto innehåller både privata och företagsrelaterade köp Lösning: Dokumentera tydligt vad som är vad Digital hantering: Dela upp beloppet mellan privat och företag i systemet
4. Representationskvitton
Problem: Glömt dokumentera vem som deltog och syfte Lösning: Skriv informationen på baksidan direkt Digital lösning: Lägg till kommentar i systemet när du laddar upp
Revision och kontroller
Vad Skatteverket kollar
Vid revision undersöks:
- Att alla verifikationer finns tillgängliga
- Att verifikationerna stämmer med bokföringen
- Att momsen är korrekt beräknad och dokumenterad
- Att avdragen är berättigade och väldokumenterade
Hur moderna system förbereder dig
Komplett dokumentation:
- Alla verifikationer digitalt arkiverade
- Automatisk koppling mellan bokföring och underlag
- Exportfunktion för att lämna ut information
- Revisionsrapporter på begäran
Lagstadgad förvaringstid
Verifikationer ska sparas i 7 år från det år bokföringen avser
- Gäller både fysiska och digitala dokument
- Moderna system sparar automatiskt enligt lagkraven
- Automatisk påminnelse innan material får kasseras
Se Bokföringslagen 7 kap. om arkivering och förvaringstid
Digitalisering och framtid
Fördelar med digital verifikationshantering
Effektivitet:
- Snabbare registrering och sökning
- Automatisk dataextrahering från bilder
- Integrerad bokföring direkt från verifikation
Säkerhet:
- Kan inte tappas bort eller skadas
- Automatiska säkerhetskopior
- Krypterad lagring
Miljö:
- Mindre pappersanvändning
- Mindre fysisk transport och förvaring
- Hållbar affärsverksamhet
Kommande utveckling
- AI-förbättrad kategorisering och tolkning
- Automatisk koppling till leverantörsregister
- Realtidsvalidering mot Skatteverkets databaser
- Integrerad kvittoskannat i alla kassasystem
Sammanfattning: Dokumentation som grund
Verifikationer är fundamentet för all bokföring och alla avdrag. Utan korrekt dokumentation:
- Inga skattemässiga avdrag
- Problem vid Skatteverkets kontroller
- Svårigheter att bevisa affärstransaktioner
Med moderna digitala lösningar blir det enkelt:
- Fotografera kvitton direkt med mobilen
- Automatisk tolkning och koppling till bokföring
- Säker lagring i 7 år enligt lagkrav
- Snabb åtkomst vid behov
Grundregeln: Hellre ett kvitto för mycket än ett för lite. Med digitala lösningar kostar det inget att vara noggrann.
I nästa artikel går vi igenom hur moderna bokföringsprogram fungerar och vad de kan automatisera åt dig – och vad du fortfarande behöver ha koll på själv.