Bokföring kan kännas krångligt, men handlar egentligen bara om att hålla ordning på företagets pengar. Formellt kan man säga att:
Bokföring är det systematiska arbetet med att registrera, sammanställa och rapportera företagets ekonomiska händelser, såsom inkomster, utgifter, tillgångar och skulder.
Med andra ord är det som att föra en hushållsbudget, fast för ett företag – och med fler regler som säkerställer att allt blir korrekt.
Bokföring i sitt enklaste
Tänk dig att du för en privat budget. Du skriver upp:
- Vad du tjänar
- Vad du spenderar
Bokföring fungerar på samma sätt, men lite mer systematiskt.
Bokföring handlar om att:
- Registrera alla pengar som kommer in i företaget (intäkter)
- Registrera alla pengar som går ut från företaget (kostnader)
- Hålla reda på vad företaget äger (tillgångar)
- Hålla reda på vad företaget är skyldigt (skulder)
Kort förklaring av viktiga begrepp:
- Intäkter: Pengar företaget tjänar, t.ex. försäljning.
- Kostnader: Pengar företaget spenderar, t.ex. hyra eller material.
- Kundfordringar: Pengar som kunder är skyldiga företaget.
- Leverantörsskulder: Pengar företaget är skyldigt leverantörer.
- Verifikation: Bevis på en affärshändelse, t.ex. faktura eller kvitto.
Från kassakista till digitalt system
Förr i tiden hade företag bokstavligen en kassa med pengar och en bok där de skrev ned alla transaktioner för hand. Idag sker allt digitalt, men grundprincipen är densamma.
Så ser det ut i praktiken
| Händelse | Vad du gör | Vad systemet gör |
|---|---|---|
| Säljer något | Registrerar intäkten | Bokför automatiskt |
| Köper kontorsmaterial | Registrerar kostnaden | Bokför automatiskt |
| Betalar hyra | Registrerar kostnaden | Bokför automatiskt |
| Får betalt av kund | Registrerar betalningen | Matchar och bokför |
Varför inte bara en lista med in- och utbetalningar?
En enkel lista visar bara kassaflödet. Bokföring ger mycket mer, t.ex.:
1. Komplett bild av företaget
Bokföringen visar också:
- Hur mycket kunderna är skyldiga dig (kundfordringar)
- Hur mycket du är skyldig leverantörer (leverantörsskulder)
- Vad företagets tillgångar är värda (t.ex. datorer, inventarier, varulager)
2. Underlag för viktiga beslut
Med riktig bokföring kan du svara på frågor som:
- Går företaget med vinst eller förlust?
- Har vi råd att anställa någon?
- Vilka produkter eller tjänster är mest lönsamma?
3. Lagkrav och skatteregler
Skatteverket kräver en viss typ av bokföring för att:
- Beräkna rätt skatt
- Kontrollera att allt är korrekt
- Säkerställa att moms redovisas rätt
Läs mer i Bokföringslagen (SFS 1999:1078) och Skatteverkets vägledning om bokföring
Så här har moderna system gjort det enkelt
Dagens bokföringsprogram hanterar det komplicerade åt dig:
| Du gör | Systemet gör |
|---|---|
| Kopplar bankkonto och laddar upp kvitton | Skapar automatiskt bokföringsposter enligt regelverket |
| Skickar fakturor till kunder | Bokför försäljningen och håller reda på vem som ska betala |
| Betalar räkningar | Matchar betalningen mot räkningen och bokför korrekt |
Sammanfattning
Bokföring är ett systematiskt sätt att hålla ordning på företagets ekonomi. Det ger dig:
- Kontroll över pengarna
- Underlag för bättre beslut
- Säkerställande av att lagar och regler följs
Med moderna digitala bokföringssystem sköts det tekniska automatiskt. Du kan fokusera på företaget medan systemet håller ordning på siffrorna åt dig.
I nästa artikel går vi igenom varför alla företag måste bokföra – och vilka fördelar det faktiskt ger dig som företagare.