Bokföring är mer än bara siffror. Den består av verifikationer (kvitton, fakturor), kontoplanen och rapporter som visar företagets resultat. Vi går igenom de viktigaste delarna så att du ser helheten och förstår var allt hänger ihop.
Bokföringens tre huvuddelar
Tänk på bokföringen som ett system med tre viktiga komponenter:
- Verifikationer - Underlaget (kvitton, fakturor etc.)
- Kontoplan och bokföringsposter - Registreringen av affärshändelser
- Rapporter - Sammanställningarna som visar resultatet
Låt oss gå igenom var och en av dem.
1. Verifikationer - Underlaget för allt
Verifikationer är de fysiska eller digitala dokumenten som visar att något har hänt i företaget. De är grunden för hela bokföringen.
Vanliga typer av verifikationer:
Inköpsverifikationer:
- Kvitton från butiker
- Fakturor från leverantörer
- Kontokortsutdrag
- Bankutdrag
Försäljningsverifikationer:
- Fakturor du skickat till kunder
- Kassakvitton från försäljning
- Betalningsbekräftelser
Övriga verifikationer:
- Löneutdrag och personaladministration
- Ränteavier från banken
- Försäkringsavier
- Hyreskontrakt
Krav på verifikationer:
- Äkta dokument (inte bara egna anteckningar)
- Tydlig information om vad som köpts/sålts
- Datum för transaktionen
- Belopp inklusive moms
- Motpart (vem du köpt av eller sålt till)
Kraven på verifikationer regleras i Bokföringslagen 5 kap. och Bokföringsnämndens allmänna råd
2. Kontoplan och bokföringsposter
Kontoplanen - bokföringens ordningssystem
Kontoplanen är som en telefonkatalog för företagets ekonomi. Varje typ av inkomst, kostnad, tillgång och skuld får ett eget kontonummer.
Exempel på kontoplan (förenklad):
Tillgångar (1000-1999):
- 1910 - Kassa
- 1930 - Företagskonto
- 1940 - Kundfordringar
Skulder (2000-2999):
- 2440 - Leverantörsskulder
- 2510 - Utgående moms
Intäkter (3000-3999):
- 3010 - Försäljning varor
- 3040 - Försäljning tjänster
Kostnader (4000-8999):
- 4010 - Inköp varor
- 5010 - Lokalkostnader
- 6110 - Kontorsmaterial
Bokföringsposter - registreringen
En bokföringspost visar vad som hänt med företagets pengar.
Exempel: Du köper kontorsmaterial för 500 kr + 125 kr moms = 625 kr totalt
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6110 | Kontorsmaterial | 500 kr | |
| 2640 | Ingående moms | 125 kr | |
| 1930 | Företagskonto | 625 kr |
Detta visar att:
- Kostnaden för kontorsmaterial ökar med 500 kr
- Ingående moms (återkrav) ökar med 125 kr
- Pengarna på företagskontot minskar med 625 kr
3. Rapporter - resultatet av bokföringen
Ur alla bokföringsposter skapas rapporter som visar företagets ekonomiska ställning.
Resultaträkningen (R&R)
Visar: Intäkter minus kostnader = Resultat för en period
Exempel för helåret:
| Post | Belopp |
|---|---|
| INTÄKTER | |
| Försäljning | 450 000 kr |
| KOSTNADER | |
| Inköp av varor | -180 000 kr |
| Lokalkostnader | -60 000 kr |
| Kontorskostnader | -15 000 kr |
| Övriga kostnader | -45 000 kr |
| Totala kostnader | -300 000 kr |
| RESULTAT FÖRE SKATT | 150 000 kr |
Balansräkningen (BR)
Visar: Vad företaget äger och är skyldigt på en viss dag
Exempel:
| Post | Belopp |
|---|---|
| TILLGÅNGAR | |
| Företagskonto | 45 000 kr |
| Kundfordringar | 25 000 kr |
| Inventarier | 30 000 kr |
| Summa tillgångar | 100 000 kr |
| SKULDER OCH EGET KAPITAL | |
| Leverantörsskulder | 15 000 kr |
| Utgående moms | 8 000 kr |
| Eget kapital | 77 000 kr |
| Summa skulder och kapital | 100 000 kr |
Månadsrapporter och KPIer
Moderna system ger dig också:
- Månadsvis resultatuppföljning
- Kassaflödesanalyser
- Jämförelser mellan perioder
- Nyckeltal som vinstmarginal och omsättningshastighet
Så hänger allt ihop - ett exempel
Dag 1: Du skickar faktura på 10 000 kr till en kund
- Verifikation: Fakturan du skickat
- Bokföringspost: Kundfordran ökar, Försäljningsintäkt ökar
- Rapport: Resultaträkningen visar högre försäljning
Dag 15: Kunden betalar fakturan
- Verifikation: Bankutdraget visar inbetalningen
- Bokföringspost: Företagskonto ökar, Kundfordran minskar
- Rapport: Balansräkningen visar mer pengar på banken
Månadens slut: Du får rapporter som visar
- Totala intäkter för månaden
- Vilka kunder som inte betalat än
- Hur mycket pengar som finns tillgängligt
Vad moderna bokföringssystem gör automatiskt
I dagens bokföringsprogram sköts mycket automatiskt:
Du laddar upp: Kvitton och fakturor (verifikationer) Systemet skapar: Rätt bokföringsposter enligt kontoplanen Systemet genererar: Rapporter i realtid
Du kopplar: Bankkonto Systemet hämtar: Alla transaktioner automatiskt Systemet matchar: Betalningar mot fakturor
Du skickar: Faktura till kund Systemet bokför: Försäljningen direkt Systemet följer upp: Betalningar och påminnelser
Sammanfattning: Helhetsperspektiv på bokföring
Bokföring är inte bara att "mata in siffror". Det är ett sammanhängande system:
- Verifikationer bevisar att affärshändelser skett
- Kontoplanen organiserar informationen logiskt
- Bokföringsposter registrerar vad som hänt
- Rapporter visar företagets ekonomiska ställning
När du förstår helheten blir det också lättare att se varför allt måste vara korrekt och systematiskt. Ett fel i början påverkar alla rapporter i slutet.
I nästa artikel dyker vi djupare in i "dubbel bokföring" och förklarar vad debet och kredit egentligen innebär – med konkreta exempel.