Försäljning, inköp, moms, lön och bankhändelser – allt måste bokföras. I den här artikeln går vi igenom de vanligaste affärshändelserna och visar hur de registreras steg för steg i ett modernt bokföringsprogram.
De 8 vanligaste affärshändelserna
Oavsett vilken typ av företag du driver kommer du stöta på dessa grundläggande transaktioner:
- Försäljning av varor eller tjänster
- Inköp av varor för återförsäljning
- Driftkostnader (hyra, el, telefon etc.)
- Löner och personalskostnader
- Bankhändelser (räntor, avgifter)
- Momsredovisning
- Skatter och avgifter
- Investeringar (datorer, maskiner etc.)
Låt oss gå igenom var och en med konkreta exempel.
1. Försäljning av varor eller tjänster
Tjänsteförsäljning (mest vanligt)
Exempel: Du fakturerar en kund 10 000 kr + 2 500 kr moms för konsultuppdrag.
Vad som händer:
- Du skapar en kundfordran på 12 500 kr
- Du registrerar intäkt på 10 000 kr
- Du registrerar moms-skuld på 2 500 kr
I moderna system: Skapa faktura → systemet bokför automatiskt
Varuförsäljning
Exempel: Du säljer produkter för 5 000 kr + 1 250 kr moms. Produkterna kostade 2 000 kr att köpa in.
Vad som händer:
- Kundfordran: 6 250 kr
- Försäljningsintäkt: 5 000 kr
- Utgående moms: 1 250 kr
- Kostnad för sålda varor: 2 000 kr
- Minskat varulager: 2 000 kr
I moderna system: System beräknar automatiskt vinstmarginal och lagersaldo
2. Inköp av varor för återförsäljning
Köp av handelsvara
Exempel: Du köper produkter för 8 000 kr + 2 000 kr moms från leverantör.
Vad som händer:
- Ökat varulager: 8 000 kr
- Ingående moms (återkrav): 2 000 kr
- Leverantörsskuld: 10 000 kr
I moderna system: Fotografera fakturan → systemet läser och bokför
Direktleverans till kund
Exempel: Leverantör skickar direkt till din kund utan att varan går via ditt lager.
Vad som händer:
- Kostnad för såld vara: 8 000 kr (istället för lager)
- Ingående moms: 2 000 kr
- Leverantörsskuld: 10 000 kr
3. Driftkostnader
Löpande kostnader
Vanliga exempel:
- Hyra: 15 000 kr/månad
- El och värme: 2 500 kr/månad
- Telefon och internet: 800 kr/månad
- Försäkringar: 1 200 kr/månad
- Kontorsmaterial: 500 kr
I moderna system: Koppla bankkonto → automatisk kategorisering av återkommande betalningar
Resor och representation
Exempel: Tågresor 850 kr, lunch med kund 420 kr, hotell 1 200 kr.
Särskilda regler:
- Resor: 100% avdragsgilla
- Representation: 50% avdragsgill
- Egen måltid på resa: Schablonbelopp
Se Inkomstskattelagen 16 kap. 2 § om representationskostnader och Skatteverkets vägledning om skatter och avdrag
I moderna system: Fotografera kvitton → systemet applicerar rätt regler automatiskt
4. Löner och personalskostnader
Lön till anställd
Exempel: Månadslön 35 000 kr.
Vad som bokförs:
- Bruttolön: 35 000 kr
- Sociala avgifter: ~11 000 kr (31,42%)
- Skatteavdrag: Beror på skattekort
- Nettolön till utbetalning: ~26 000 kr
I avancerade system: Integrerat lönesystem som hanterar alla beräkningar och bokföringar
Egen lön som företagare
Aktiebolag: Du är anställd i ditt eget bolag Enskild firma: Du tar ut företagarlön (inte anställd)
5. Bankhändelser
Ränteintäkter och räntekostnader
Exempel: Banken betalar 50 kr i ränta på företagskontot.
Bokförs som: Finansiell intäkt (räntekostnad om negativt)
Bankavgifter
Exempel: Månadsavgift 150 kr, kortavgift 25 kr per månad.
Bokförs som: Finansiell kostnad
I moderna system: Automatisk kategorisering av bankavgifter
6. Momsredovisning
Månadsvis eller kvartalsvis
Varje period gör du en sammanställning:
Utgående moms (du har fått från kunder): 25 000 kr
Ingående moms (du har betalat på inköp): -8 000 kr
Att betala till Skatteverket: 17 000 kr
I moderna system: Automatisk momsrapport med ett klick
Specialfall
- Byggtjänster: Omvänd skattskyldighet
- EU-handel: Speciella momsregler
- Digitala tjänster: MOSS-registrering
7. Skatter och avgifter
Företagsskatter
Aktiebolag: Företagsskatt ~20% på vinsten Enskild firma: Inkomstskatten via din deklaration
Arbetsgivaravgifter
Månatligen: Sociala avgifter på löner Årligen: Årlig avgiftsanmälan till Skatteverket
I moderna system: Automatisk beräkning och påminnelser
8. Investeringar och tillgångar
Köp av inventarier
Exempel: Ny dator för 15 000 kr + 3 750 kr moms.
Bokföring:
- Inventarie: 15 000 kr (tillgång)
- Ingående moms: 3 750 kr
- Betalning: 18 750 kr
Avskrivning: Datorn skrivs av över 3-5 år (3 000-5 000 kr/år)
Större investeringar
Exempel: Maskin för 100 000 kr.
Särskilda regler:
- Direktavdrag eller avskrivning beroende på belopp
- Investering avdrag för vissa tillgångar
- Olika avskrivningstider för olika typer
Så hanterar moderna system det praktiskt
Automatisering
- Bankintegration: Alla transaktioner importeras automatiskt
- OCR-teknik: Kvitton och fakturor läses automatiskt
- Regelmotor: Rätt bokföring baserat på typ av transaktion
Förslag och validering
- Smarta förslag: Baserat på tidigare liknande transaktioner
- Regelkontroll: Varnar för fel eller saknade uppgifter
- Automatisk matchning: Betalningar kopplas till rätt fakturor
Rapporter i realtid
- Månadsresultat: Se vinst/förlust löpande
- Kassaflöde: Planera likviditet framåt
- Momsunderlag: Alltid uppdaterat för nästa redovisning
Tips för att hålla ordning
1. Rutiner för olika händelser
- Dagligt: Fotografera kvitton direkt
- Veckovis: Kontrollera bankimport och okategoriserade transaktioner
- Månatligt: Skicka momsredovisning och kolla månadsrapporter
2. Tänk framåt
- Säsongsväxlingar: Planera för perioder med låg försäljning
- Större kostnader: Sprida ut över rätt perioder
- Skattedatum: Sätt av pengar för skatter i förväg
3. Använd systemets intelligens
Moderna bokföringsprogram lär sig dina mönster och blir bättre över tid på att:
- Kategorisera transaktioner korrekt
- Föreslå rätt moms-behandling
- Varna för ovanliga eller fel transaktioner
Sammanfattning: Från kaos till kontroll
De flesta affärshändelser är variationer på samma grundläggande teman. När du förstår logiken bakom blir det mycket lättare att:
- Planera din ekonomi proaktivt
- Identifiera avvikelser och problem tidigt
- Optimera din verksamhet baserat på faktiska siffror
Med moderna bokföringssystem automatiseras det mesta, men det är ändå bra att förstå vad som händer "under huven".
I nästa artikel fördjupar vi oss i moms – ett område som många tycker är krångligt men som egentligen följer ganska enkla regler.