Automatiserad bokföring av kvitton
Det mesta av tiden i den löpande bokföringen går åt till kvitton: att spara dem, skriva av datum och belopp, räkna ut momsen och välja konto. Med automatisk bokföring gör programmet det jobbet åt dig. Du fotograferar kvittot, programmet läser det och föreslår hela verifikationen, och du behöver bara kontrollera och spara.
Helt automatisk kan bokföringen ändå inte bli. Enligt bokföringslagen är det du som ansvarar för att bokföringen blir rätt, och bara du vet vad ett köp var till för: kontorsmaterial, representation eller något privat. Därför skapar POY ett utkast som du godkänner, i stället för att bokföra direkt.
Från mejl till verifikation
Många kvitton och fakturor kommer i dag som mejl. I POY får ditt företag en egen inkorgsadress, och allt som skickas dit hamnar i Inkorgen i bokföringen och tolkas automatiskt. Därifrån väljer du Skapa utkast, så fylls datum, text och kontering i och kvittot följer med som bilaga. Hela vägen från faktura i mejlen till färdig verifikation sker utan att du skriver av något.
- Vidarebefordra automatiskt. Skapa en regel i Gmail, Outlook eller ditt mejlprogram som skickar mejl från dina leverantörer vidare till inkorgsadressen.
- Ge adressen till leverantörerna. Då skickas fakturorna direkt till bokföringen.
- Godkänn nya avsändare. Mejl från en avsändare du inte har godkänt väntar tills du godkänner eller blockerar den, så att ingen kan fylla din inkorg med skräp.
- Kvitton i själva mejlet räknas också. Står kvittot i mejltexten, eller som en bild i mejlet, läses det på samma sätt som en bifogad PDF.
Så fungerar kvittoanalysen
Verktyget använder samma analys som bokföringsprogrammet POY. Allt körs i din webbläsare, så kvittot skickas inte till någon server och sparas inte någonstans.
- Hittar kvittot i bilden. Analysen letar efter kvittots kanter, rätar upp det och skär bort bordet eller handen runt omkring. Finns flera kvitton i samma bild delas de upp och läses var för sig.
- Läser texten. Texten tolkas med OCR (optisk teckenigenkänning). En PDF med textlager läses direkt, medan en inskannad PDF läses som en bild.
- Tolkar uppgifterna. Ur texten plockas leverantör, organisationsnummer, datum, belopp och moms per momssats ut. På en faktura letas även förfallodatum, OCR-nummer och bankgiro upp.
- Kontrollerar beloppen. Belopp exkl. moms plus moms ska bli summan att betala. Går det inte ihop, eller är analysen osäker på ett värde, får du en markering så att du vet vad du ska titta extra på.
Tips för en bild som går att läsa
- Fotografera rakt uppifrån, med hela kvittot i bild.
- Lägg kvittot mot en mörk och jämn bakgrund, så hittar analysen kanterna lättare.
- Undvik skuggor och blänk. Dagsljus eller jämnt takljus fungerar bäst.
- Släta ut kvitton som legat skrynkliga i plånboken.
- Termokvitton bleknar med tiden. Fotografera dem samma dag som du handlar.
Vad ett kvitto ska innehålla
Ett kvitto är en verifikation, det vill säga beviset för en affärshändelse i bokföringen. Enligt bokföringslagen (5 kap. 7 §) ska en verifikation visa:
- när verifikationen sammanställdes och när affärshändelsen inträffade
- vad affärshändelsen gäller, alltså vad du har köpt
- beloppet
- vem du har gjort affären med
- ett verifikationsnummer eller annat id, som du lägger till när du bokför
För att du ska få dra av momsen behöver kvittot dessutom vara en giltig faktura enligt momsreglerna. Är beloppet högst 4 000 kr inkl. moms räcker en förenklad faktura: datum, säljarens namn och momsregistreringsnummer eller organisationsnummer, vad som sålts och momsbeloppet eller det som behövs för att räkna ut det. Läs mer om fakturering hos Skatteverket.
Ett kortutdrag eller kontoutdrag räcker inte som verifikation för ett köp, eftersom det inte visar vad du har köpt eller hur mycket moms som ingick.
Så bokför du ett kvitto
Ett betalt kvitto bokförs med kostnaden och den ingående momsen i debet och betalningen i kredit. Säg att du köper kontorsmaterial för 1 250,00 kr inkl. 25 % moms och betalar med företagets kort:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 6110 Kontorsmateriel | 1 000,00 kr | |
| 2640 Ingående moms | 250,00 kr | |
| 1930 Företagskonto | 1 250,00 kr |
Vilket kostnadskonto du använder beror på vad du har köpt, och därför lämnar verktyget det öppet. Betalade du med privata pengar krediterar du i stället 2893 Skulder till närstående personer i ett aktiebolag eller 2018 Egna insättningar i en enskild firma. En faktura som ska betalas senare bokförs först mot 2440 Leverantörsskulder.
Så sparar du kvittot
Räkenskapsinformation ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Sedan 1 juli 2024 får du slänga pappersoriginalet när kvittot har förts över till digital form, till exempel fotograferats och laddats upp i ditt bokföringsprogram. Den digitala kopian måste då vara läsbar och sparas lika länge. Läs mer i hur länge man måste spara bokföringen.
Vanliga frågor om kvittoanalys
Sparas mitt kvitto när jag använder verktyget?
Nej. Analysen körs i din webbläsare och filen lämnar aldrig din dator eller telefon. Det som hämtas från nätet är själva analysprogrammet, första gången du använder verktyget.
Hur säker är tolkningen?
Tydliga kvitton läses oftast rätt, men OCR kan blanda ihop tecken på suddiga eller skrynkliga kvitton. Värden som analysen är osäker på markeras. Jämför alltid med kvittot innan du bokför, särskilt momsen.
Kan jag få kvittona bokförda automatiskt i POY?
Ja, med tillägget Filanalys. Varje kvitto du laddar upp blir ett utkast med datum, text och kontering, och POY lär sig av hur du har bokfört tidigare kvitton från samma leverantör. Du kan också ladda upp många kvitton på en gång och gå igenom utkasten efteråt. Se vad tillägget kostar på prissidan.
Kan kvitton från mejlen bokföras automatiskt?
Ja, så långt det går. Kvitton och fakturor som mejlas till företagets inkorgsadress i POY tolkas när de kommer in. Du väljer Skapa utkast och sparar, och resten är redan ifyllt. Inkorgen ingår i tillägget Bilagor och tolkningen i tillägget Filanalys.
Vilka filer kan jag ladda upp?
Foton i JPG, PNG, WebP och HEIC (iPhones bildformat), och PDF-filer. Från en PDF läses den första sidan om den är inskannad, annars textlagret på upp till fem sidor.