Vad är en lönespecifikation?
En lönespecifikation, eller lönespec, visar hur lönen har räknats ut: vad den anställda tjänat, vad som dragits av och vad som betalas ut. Arbetsgivaren lämnar den vid varje löneutbetalning, på papper eller digitalt. Det finns ingen bestämd blankett, men den anställda ska kunna se lönen och skatteavdraget, och kollektivavtal brukar kräva att lönespecifikationen visar varje löneart.
Vad ska stå på en lönespecifikation?
| Innehåll | |
|---|---|
| Arbetsgivare | Namn och organisationsnummer |
| Anställd | Namn, och ofta personnummer eller anställningsnummer |
| Period och utbetalning | Vilken period lönen gäller och vilken dag den betalas ut |
| Lönearter | Månadslön eller timlön, tillägg, avdrag och förmåner, var för sig |
| Bruttolön | Lönen före skatt |
| Skatteavdrag | Skatten och vilken skattetabell och kolumn, eller jämkning, den bygger på |
| Nettolön | Det som betalas ut |
| Semester | Intjänade, uttagna och sparade semesterdagar |
Bruttolöneavdrag och nettolöneavdrag
Ett bruttolöneavdrag dras från lönen innan skatten räknas ut. Den anställda betalar då något med lön före skatt, till exempel en förmånscykel eller extra tjänstepension genom löneväxling. Frånvaro, som sjukdom eller tjänstledighet, dras också från bruttolönen. Skatten och arbetsgivaravgifterna blir lägre, eftersom lönen de räknas på blir lägre.
Ett bruttolöneavdrag sänker också den inkomst som sjukpenning och allmän pension räknas på. Därför brukar löneväxling bara rekommenderas för den som har en lön över taket för allmän pension, 8,07 inkomstbasbelopp, eller ungefär 56 100 kr i månaden år 2026, även efter avdraget.
Ett nettolöneavdrag dras efter skatten. Det är pengar den anställda redan har fått eller ska betala, som ett löneförskott, en fackavgift eller privata kostnader som arbetsgivaren lagt ut.
Förmåner på lönespecifikationen
En skattepliktig förmån, som bil eller fri lunch, betalas inte ut men beskattas som lön. Förmånsvärdet står därför på lönespecifikationen och läggs till lönen innan skatten räknas ut. Mallen gör likadant. Läs mer om bilförmån och om förmåner hos Skatteverket.
Räkneexempel
Månadslön 35 000 kr, 2 000 kr i övertid, 500 kr i bruttolöneavdrag för en förmånscykel och en bilförmån värd 3 000 kr, med skattetabell 33:
- Bruttolön: 35 000 + 2 000 − 500 = 36 500,00 kr
- Skatten räknas på bruttolönen plus förmånen: 39 500,00 kr
- Skatt enligt tabell 33: 8 289,00 kr
- Att få ut: 28 211,00 kr
Hur skatten på lönespecifikationen räknas
Arbetsgivaren drar skatt enligt den anställdas skattetabell, i kolumn 1 för den som är under 66 år, eller enligt ett beslut om jämkning. Mallen använder samma beräkning som kalkylatorn för lön efter skatt, som stämmer med Skatteverkets tabeller. Semesterersättning och andra engångsbelopp beskattas med en särskild procentsats, så dem räknar mallen inte på.
Lönespecifikationer i POY
Med tillägget Lön (32 kr/mån, kräver Bilagor) skapar POY en lönespecifikation för varje anställd när du gör lönekörningen. Skatteavdrag och arbetsgivaravgifter räknas ut, lönespecen blir en PDF som du kan skicka till den anställda med mejl direkt från POY, och du får underlaget till arbetsgivardeklarationen. Mallen här är till för den som bara behöver göra en enstaka lönespec.
Vanliga frågor om lönespecifikationer
Hur länge ska lönespecifikationer sparas?
Löneunderlagen hör till bokföringen och ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Läs mer om hur länge bokföringen ska sparas.
Vad är skillnaden mellan lönespecifikation och arbetsgivardeklaration?
Lönespecifikationen är till den anställda. Arbetsgivardeklarationen lämnas till Skatteverket varje månad, med lön, förmåner och skatteavdrag för varje anställd. Läs hur lönen bokförs i bokföra lön.
Vad kostar lönen för arbetsgivaren?
Utöver bruttolönen betalar arbetsgivaren arbetsgivaravgifter. Räkna ut hela kostnaden med kalkylatorn för lönekostnad.