Semesterlön är lönen den anställda får under semestern, och semesterersättning är det som betalas ut för intjänad semester som inte tas ut, till exempel när anställningen slutar. Semesterlagen har två sätt att räkna: sammalöneregeln för månadsavlönade och procentregeln, 12 %, för till exempel timavlönade. Här visar vi båda med exempel och bokföring.
Grunderna i semesterlagen
- 25 semesterdagar per semesterår. Börjar anställningen efter den 31 augusti blir det bara 5 dagar det första semesteråret.
- Semesteråret är 1 april till 31 mars, om ni inte har avtalat något annat. Intjänandeåret är året närmast före. Semester som tjänas in under ett intjänandeår tas ut under nästa semesterår.
- Betalda dagar beror på hur stor del av intjänandeåret personen har varit anställd. Den som började mitt i året får färre betalda dagar, och resten blir obetalda.
- Fyra veckor i följd under juni–augusti är huvudregeln, om inget annat har avtalats.
- Sparade dagar. Den som har fler än 20 betalda dagar får spara överskottet och ta ut det inom fem år.
Har företaget kollektivavtal kan det ge fler dagar och andra beräkningsregler. Då gäller avtalet.
Sammalöneregeln: månadsavlönade
För den som har fast månadslön är huvudregeln sammalöneregeln. Under semestern får den anställda sin vanliga månadslön, plus ett semestertillägg på 0,43 % av månadslönen för varje betald semesterdag. För veckoavlönade är tillägget 1,82 % av veckolönen.
När betalas semestertillägget ut?
Semesterlönen, och semestertillägget som hör till den, ska enligt semesterlagen betalas ut i samband med semestern. Oftast betalas tillägget med lönen för den månad då semestern tas, eller med lönen närmast efter. Rörliga lönedelar, som provision, ska betalas senast en månad efter semesterårets slut.
Exempel: semestertillägg i juli
Lisa har 35 000 kr i månadslön och tar 20 betalda semesterdagar i juli.
- Semestertillägg per dag: 35 000 × 0,43 % = 150,50 kr
- Semestertillägg för 20 dagar: 20 × 150,50 = 3 010 kr
- Bruttolön i juli: 35 000 + 3 010 = 38 010 kr
Skatteavdraget i exemplet är 9 900 kr enligt skattetabellen. Lönen bokförs så här:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 7210 Löner till tjänstemän | 35 000 | |
| 7285 Semesterlöner till tjänstemän | 3 010 | |
| 2710 Personalskatt | 9 900 | |
| 1930 Företagskonto | 28 110 |
Arbetsgivaravgifter betalas på hela bruttolönen, även semestertillägget: 38 010 × 31,42 % = 11 943 kr. De bokförs som vanligt på 7511 och 2730, se bokföra lön.
Har den anställda också rörliga lönedelar, till exempel provision, blir semesterlönen för dem 12 % av den rörliga lönen.
Procentregeln: 12 % av lönen
Procentregeln gäller för den som inte har vecko- eller månadslön, till exempel timavlönade, och för den rörliga delen av lönen. Semesterlönen är då 12 % av lönen under intjänandeåret. Lön för semesterlönegrundande frånvaro, till exempel sjukdom upp till 180 dagar, räknas in som om personen hade arbetat.
Exempel: timavlönad med semesterlön
Erik har tjänat 200 000 kr under intjänandeåret och har 25 betalda dagar.
- Semesterlön totalt: 200 000 × 12 % = 24 000 kr
- Per semesterdag: 24 000 / 25 = 960 kr
Exempel: semesterersättning med varje lön
För timanställda med oregelbundet arbete är det vanligt att betala ut 12 % semesterersättning med varje lön i stället för att spara semesterdagar. Semesterlagen tillåter det bara när anställningen ska pågå högst tre månader och ni har kommit överens om det, om inte ett kollektivavtal säger något annat. Sara är timanställd och har arbetat ihop 18 000 kr i oktober. Semesterersättningen blir 18 000 × 12 % = 2 160 kr. Skatteavdraget i exemplet är 4 600 kr.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 7210 Löner till tjänstemän | 18 000 | |
| 7285 Semesterlöner till tjänstemän | 2 160 | |
| 2710 Personalskatt | 4 600 | |
| 1930 Företagskonto | 15 560 |
Semesterersättning när anställningen slutar
Slutar någon innan hela den intjänade semestern är uttagen betalar du semesterersättning för de dagar som är kvar, även sparade dagar. Ersättningen räknas enligt samma regler som semesterlönen och ska betalas ut senast en månad efter att anställningen har upphört.
Med procentregeln är det enkelt: 12 % av den lön som ännu inte har gett semester. Med sammalöneregeln anger lagen inte hur mycket en dag är värd i kronor. Har ni kollektivavtal står det där. Annars får du räkna fram en rimlig dagslön, till exempel månadslönen delad med antalet arbetsdagar i månaden, plus semestertillägget på 0,43 % per dag.
Har den anställda tagit ut semester i förskott, alltså fler betalda dagar än hen hade tjänat in, får du i vissa fall dra av det från semesterersättningen.
Semesterlöneskuld i bokslutet
Intjänad semester som inte är uttagen vid räkenskapsårets slut är en skuld. Den bokförs i bokslutet på 2920 och 7290, med arbetsgivaravgifterna på 2940 och 7519. Hur du räknar fram den visar vi i semesterlöneskuld.
Vanliga misstag
- Semestertillägget glöms. Med sammalöneregeln ska 0,43 % per betald semesterdag läggas på månadslönen.
- Arbetsgivaravgifter bara på grundlönen. Semesterlön och semesterersättning är lön, och avgifter betalas på hela beloppet.
- Fel år. Semester tjänas in under intjänandeåret och tas ut under semesteråret efter. Nyanställda har därför ofta obetalda dagar det första året.
- Semesterersättningen betalas för sent. Den ska vara utbetald senast en månad efter att anställningen har slutat.
Semester i POY
Med tillägget Lön finns lönearter för semesterlön och semesterersättning, även procentbaserad semesterersättning för timavlönade. POY gör skatteavdraget, räknar arbetsgivaravgifterna och bokför lönen. Semesterlöneskulden i bokslutet bokför du själv.
Vill du veta vad en lön kostar inklusive avgifter kan du använda lönekostnadskalkylatorn. Läs hela lagtexten i semesterlagen.
Aktivera kontot i POY
Kontot 7285 Semesterlöner till tjänstemän är inaktivt från början i POY:s kontoplaner för K2 och K3. BAS markerar ett urval av konton som räcker för de flesta företag, och i POY är det urvalet aktivt från början. Behöver du kontot aktiverar du det under Kontoplan, så går det att välja när du bokför. Hur du gör står under Aktiva och inaktiva konton i kontoplan och kontering.