En redovisningsbyrå, eller bokföringsbyrå, sköter bokföringen och redovisningen åt andra företag. För ett litet företag är frågan sällan "byrå eller inte", utan hur mycket du vill göra själv och vad du hellre betalar någon annan för. Den här artikeln hjälper dig att välja.
Vad gör en redovisningsbyrå?
En byrå kan göra allt eller delar av det här:
- Löpande bokföring: bokföra kvitton, fakturor och bankhändelser.
- Moms och arbetsgivardeklaration: ta fram och lämna deklarationerna i tid.
- Lön: räkna ut löner, skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.
- Kundfakturor och leverantörsbetalningar.
- Bokslut, årsredovisning och inkomstdeklaration.
- Rådgivning: till exempel om lön eller utdelning, investeringar eller bolagsform.
Ordet "redovisningsbyrå" är inte skyddat. Den som har en auktoriserad redovisningskonsult har en konsult som har klarat en examen, har erfarenhet och följer en branschstandard för kvalitet och fortbildning.
Ansvaret stannar hos företaget
Även när en byrå gör jobbet är det företaget, och i ett aktiebolag styrelsen, som ansvarar för att bokföringen är rätt och att deklarationerna kommer in i tid. Byrån ansvarar mot dig enligt ert avtal, men Skatteverket vänder sig till företaget. Därför behöver du förstå siffrorna, även om du inte tar fram dem själv.
Vad kostar en redovisningsbyrå?
Byråer tar betalt per timme eller med ett fast pris per månad. Det som avgör priset är framför allt:
- Hur många verifikationer företaget har per månad.
- Hur ordnade underlagen är. Kvitton som kommer i tid och digitalt tar kortare tid att bokföra än en påse papperskvitton i januari.
- Om det finns anställda och hur många lönebesked som ska göras.
- Vad som ingår: bara bokslut och årsredovisning, eller allt.
Be om ett fast pris för det du vill ha hjälp med, och fråga vad som räknas som extra arbete.
Fast pris eller löpande räkning?
Ett fast pris per månad gör kostnaden förutsägbar och passar när företaget har ungefär lika många affärer varje månad. Det brukar ha ett tak för antalet verifikationer, och det som går över debiteras extra. Löpande räkning per timme passar när du bara behöver hjälp ibland, till exempel med bokslutet. Fråga alltid vad som ingår i den fasta avgiften: löpande bokföring, momsdeklaration, lön, bokslut, årsredovisning och deklaration är ofta olika delar med olika pris.
Vad kostar löpande bokföring?
Det beror mest på hur många verifikationer du har och hur ordnade de är. Be om offerter från ett par byråer med samma uppgifter: antal verifikationer per månad, om du har anställda och vad du vill ha hjälp med. Bokslut och deklaration kostar oftast extra en gång om året. Bokför du själv i ett program och låter byrån göra bokslutet blir det betydligt billigare.
När behövs en konsult?
Många små företag klarar den löpande bokföringen själva med ett bra program. En konsult är värd pengarna när det händer något ovanligt, som en anställning, en stor investering, ett byte från enskild firma till aktiebolag, eller när bokslutet och årsredovisningen ska göras första gången. Har du en enskild firma och vill ha hjälp med bokföringen kan du ofta börja med att låta en konsult gå igenom ditt första år och sedan bokföra själv.
Tre sätt att lägga upp det
Byrån gör allt
Passar dig som har ont om tid, har många affärshändelser eller anställda, och inte vill lägga tid på ekonomin alls. Du lämnar underlagen och får rapporterna.
Du bokför, byrån gör bokslutet
Det vanligaste för små aktiebolag. Du sköter den löpande bokföringen och momsen i ett bokföringsprogram, och byrån gör bokslutet, årsredovisningen och deklarationen en gång om året. Det kostar mycket mindre än att lämna allt, och du har koll på siffrorna under året.
Exempel: ett konsultbolag med en ägare, lön varje månad och ett 20-tal verifikationer i månaden kan dela upp jobbet så här:
| Uppgift | Hur ofta | Vem |
|---|---|---|
| Bokföra fakturor, kvitton och bankhändelser | Varje vecka | Du |
| Skicka kundfakturor | Varje månad | Du |
| Lön och arbetsgivardeklaration | Varje månad | Du, i lönefunktionen |
| Momsdeklaration | Varje kvartal | Du |
| Bokslut, årsredovisning och INK2 | En gång om året | Byrån |
| K10 och råd om lön eller utdelning | En gång om året | Byrån |
Är den löpande bokföringen gjord och avstämd när byrån tar över behöver den mycket mindre tid, och det syns på fakturan.
Du gör allt själv
Fungerar bra för ett enkelt bolag med få affärshändelser, till exempel ett konsultbolag med en kund eller ett holdingbolag. Det kräver att du lär dig grunderna. Börja med grundkursen i bokföring och hur bokför man.
Hjälp med bokföringen bara ibland
Du behöver inte välja en gång för alla. Många bokför själva och tar hjälp vid enstaka tillfällen:
- inför det första bokslutet
- när bolaget anställer någon för första gången
- vid en ovanlig affär, till exempel köp av en bil eller fastighet
- om något har blivit fel och behöver rättas
Då är det en fördel om konsulten kan logga in i samma bokföring som du, i stället för att du skickar filer fram och tillbaka.
Så väljer du redovisningsbyrå
- Fråga om erfarenhet av din bransch och din bolagsform.
- Fråga vem som gör jobbet och hur du når den personen.
- Kontrollera om konsulten är auktoriserad.
- Kom överens om vad som ingår och vad det kostar, skriftligt.
- Fråga vilket bokföringsprogram byrån använder, och om du kan få ut din bokföring som en SIE-fil om ni slutar samarbeta.
Med POY kan konsulten logga in direkt
I POY bjuder du in din redovisningskonsult eller revisor till företaget, med den roll som passar: Bokföring för den som ska bokföra, Revisor för den som bara behöver läsa, eller Administratör. Samma person kan ha tillgång till flera företag. Föredrar byrån ett annat program exporterar du bokföringen som en SIE-fil, och tillbaka går det på samma sätt. Läs mer om SIE-filer.