Att bokföra betyder att anteckna varje affärshändelse i företaget: varje försäljning, varje inköp och varje betalning. Varje händelse blir en verifikation, med ett underlag, ett datum, ett belopp och de konton som påverkas. Den här guiden visar hur det går till, steg för steg.
Är du helt ny? Läs gärna grundkursen i bokföring först. Den är gratis och tar dig från grunderna till rapporterna i tio korta lektioner.
Steg 1: Ta fram underlaget
Allt som bokförs ska ha ett underlag: ett kvitto, en faktura, ett kontoutdrag eller ett avtal. Underlaget visar vad som hände, och det är det Skatteverket vill se vid en kontroll. Läs mer om vad underlaget ska innehålla i verifikationer och kvitton.
Steg 2: Välj konton
Varje affärshändelse påverkar minst två konton. Kontona hämtar du från företagets kontoplan, nästan alltid BAS-kontoplanen. Ett månadsabonnemang på en molntjänst påverkar till exempel kontot för IT-tjänster, kontot för ingående moms och företagskontot. Sök fram rätt konto i kontoplanen.
Steg 3: Fördela på debet och kredit
Vilken sida varje konto ska stå på förklaras med tio exempel i guiden om debet och kredit.
I dubbel bokföring bokförs varje belopp både i debet och kredit, och summorna ska vara lika stora. Tumregler:
- Pengar som kommer in på banken: debet 1930. Pengar som går ut: kredit 1930.
- Kostnader bokförs i debet, intäkter i kredit.
- Moms du betalar (ingående) i debet, moms du tar ut (utgående) i kredit.
Mer om principen finns i dubbel bokföring – så funkar det.
Steg 4: Räkna ut momsen
Är företaget momsregistrerat delar du upp beloppet i pris och moms. Ett kvitto på 1 250 kr med 25 % moms är 1 000 kr plus 250 kr moms. Se bokföra moms för fler exempel.
Steg 5: Skapa verifikationen
Verifikationen samlar allt: datum, en kort text om vad det gäller, konton och belopp, och underlaget. Här är molntjänsten från steg 2:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 6540 IT-tjänster | 1 000 | |
| 2641 Debiterad ingående moms | 250 | |
| 1930 Företagskonto | 1 250 |
Verifikationerna numreras i en obruten följd, så att det syns att ingen saknas.
Steg 6: Stäm av
Jämför saldot på företagskontot (1930) med bankens kontoutdrag, gärna varje månad. Stämmer de inte saknas något, eller så har något bokförts två gånger. Kontrollera också att momskontona och skattekontot stämmer innan du gör momsdeklarationen.
När ska man bokföra?
Bokföringslagen säger att kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast nästa arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det går, och enligt Bokföringsnämnden senast 50 dagar efter utgången av den månad då de inträffade. Mindre företag får vänta längre, se bokföringslagen. Bokför du med kontantmetoden bokförs fakturorna först när de betalas.
Vad är löpande bokföring?
Löpande bokföring är att bokföra affärshändelserna efter hand under året, i stället för allt på en gång vid årets slut. Det är vad bokföringslagen kräver, och det är också det enklaste: du minns vad varje kvitto gällde, momsdeklarationen blir rätt och du ser hur det går för företaget. Läs mer om lagens tidsgränser i bokföringslagen. Vill du lämna över den löpande bokföringen kan du anlita en redovisningsbyrå.
Checklista för den som bokför själv
- Spara alla kvitton och fakturor, digitalt eller på papper, i minst sju år, se hur länge du måste spara bokföringen.
- Ha ett separat företagskonto, och håll isär privat och företag.
- Bokför varje vecka eller månad, inte allt på en gång vid årets slut.
- Använd samma konto för samma sorts kostnad varje gång.
- Stäm av banken och skattekontot varje månad.
Bokföra i ett bokföringsprogram
Det går att bokföra i en kassabok på papper, men ett bokföringsprogram räknar ut momsen, håller ordning på verifikationsnumren och tar fram rapporterna åt dig. Läs mer om bokföringsprogram och digitalisering.