Ett affärssystem, ibland kallat ERP, samlar flera av företagets processer i ett system: försäljning, inköp, lager, produktion, projekt, ekonomi och ofta personal. Ett bokföringsprogram gör en del av det: ekonomin. Många småföretag tror att de behöver ett affärssystem, men klarar sig utmärkt med ett bokföringsprogram med fakturering och lön.
Vad ingår i ett affärssystem?
Ett affärssystem byggs ofta av moduler som du väljer efter behov:
| Område | Vad modulen gör |
|---|---|
| Ekonomi | Bokföring, moms, bokslut, kund- och leverantörsreskontra |
| Försäljning | Offerter, order, fakturor och kundregister |
| Inköp | Beställningar till leverantörer och leverantörsfakturor |
| Lager | Lagersaldon, inleveranser, plock och inventering |
| Projekt | Tidrapportering, projektbudget och fakturering per projekt |
| Produktion | Planering, materialbehov och tillverkningsorder |
| Personal | Lön, frånvaro och scheman |
Det som gör det till ett affärssystem är att modulerna delar samma data. En order som levereras från lagret blir en faktura, och fakturan blir en verifikation i bokföringen, utan att någon skriver av något.
Bokföringsprogram eller affärssystem?
| Bokföringsprogram | Affärssystem | |
|---|---|---|
| Passar | Enskilda firmor, små aktiebolag, föreningar, konsulter och tjänsteföretag | Företag med lager, produktion, många order eller flera avdelningar |
| Innehåll | Bokföring, moms, rapporter och bokslut, ofta med fakturering och lön som tillägg | Hela kedjan från offert till bokslut |
| Komma igång | Samma dag | Ofta veckor eller månader, med konsulter |
| Kostnad | Gratis till några hundra kronor i månaden | Ofta flera tusen kronor i månaden, plus införandet |
Två exempel
En IT-konsult med eget aktiebolag har två kunder, skickar fyra fakturor i månaden och har kostnader för dator, telefon och programvara. Det blir kanske 30 verifikationer i månaden. Här finns inget lager och inga order, och ett bokföringsprogram med fakturering räcker gott.
En grossist med tio anställda köper in varor från leverantörer, har 2 000 artiklar på lager och skickar 50 order om dagen. Ordern ska plockas, lagersaldot minska och fakturan skapas automatiskt. Här lönar sig ett affärssystem, eftersom samma uppgifter annars skrivs in i flera system.
Fem frågor som avgör
- Har du ett lager? Säljer du fysiska varor och behöver hålla koll på saldon per artikel, eller plockar och skickar order, behöver du ett lagersystem. Det kan vara en webbutik eller ett affärssystem.
- Har du order som går i flera steg? Offert, order, leverans och faktura i olika steg talar för ett affärssystem.
- Fakturerar du per timme och projekt? Då behövs tidrapportering, men ofta räcker ett separat tidrapporteringsverktyg som skapar underlag till fakturorna.
- Hur många är ni? Med flera anställda som arbetar i samma flöden lönar det sig mer med ett gemensamt system.
- Vad kostar det att byta senare? Ett bokföringsprogram som kan exportera en SIE-fil går att lämna. Börja enkelt och byt när behovet finns, i stället för att betala för moduler du inte använder.
Ett bokföringsprogram räcker ofta
För de flesta småföretag är kärnan bokföring, moms, fakturering och kanske lön. Säljer du via en webbutik har den redan order och lager, och då behöver bokföringen bara ta emot försäljningen. Behövs mer längre fram går bokföringen att flytta till ett affärssystem med en SIE-fil.
Läs mer om vad ett bokföringsprogram gör i bokföringsprogram och digitalisering.
POY är ett bokföringsprogram, inte ett affärssystem
POY har bokföring, moms, bokslut och kostnadsställen, och som tillägg fakturering, lön och en koppling till Shopify som sammanställer försäljning och moms. POY har inget lager, inga offerter eller order och ingen tidrapportering. Se alla funktioner.