Digital bokföring betyder att hela kedjan är digital: kvitton och fakturor kommer in som filer eller fotograferas, bokföringen görs i ett program och arkivet sparas digitalt. Inga pärmar, ingen påse med kvitton i bilen.
Sedan den 1 juli 2024 är det också enklare enligt lagen. Den här artikeln går igenom vad som gäller och hur du kommer igång.
Vad säger bokföringslagen?
Bokföringslagen kräver inte papper. Den kräver att räkenskapsinformationen, alltså verifikationer, underlag och rapporter, är fullständig, läsbar och sparad på ett betryggande sätt.
Pappersoriginalet får slängas efter skanningen
Före juli 2024 skulle pappersoriginalet i regel sparas i tre år, även om det var skannat. Nu får originalet förstöras så snart informationen har förts över till en digital kopia, om det görs på ett betryggande sätt. Det betyder i praktiken att:
- kopian ska vara fullständig och läsbar, med alla uppgifter från originalet
- kopian ska sparas så att den inte kan ändras eller försvinna
- kopian är nu räkenskapsinformationen, och ska sparas lika länge som originalet skulle ha gjort
Hur länge ska den sparas?
Räkenskapsinformationen ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Läs mer i hur länge måste man spara bokföringen.
Var får arkivet finnas?
Det digitala arkivet ska i regel finnas i Sverige. Det får finnas i ett annat EU-land om företaget anmäler det till Skatteverket och ser till att informationen snabbt kan tas fram.
Så går du över till digital bokföring
1Ta emot fakturorna digitalt
Be leverantörerna skicka fakturorna som PDF till en särskild e-postadress. Det är enklare att hålla ordning på än en vanlig inkorg.
2Fotografera kvittona direkt
Ta en bild på kvittot med mobilen när du betalar, och spara den i bokföringsprogrammet eller en mapp för underlag. Se till att hela kvittot syns och att texten går att läsa. Prova gärna att låta datorn läsa ett kvitto med kvittoanalysen.
3Hämta bankhändelserna som fil
De flesta banker låter dig exportera kontoutdraget som en fil, till exempel CSV. Den kan läsas in i bokföringsprogrammet så att du slipper skriva av varje rad.
4Koppla underlaget till verifikationen
Varje verifikation ska gå att koppla till sitt underlag. I ett digitalt arkiv är det enklast att bifoga filen direkt vid verifikationen.
5Ha en säkerhetskopia
Bokföringen och underlagen får inte kunna försvinna. Välj ett program som sparar dem i ett datacenter med säkerhetskopior, eller ta egna kopior. Exportera gärna bokföringen som en SIE-fil varje år, så att du inte är låst till ett program.
Exempel: två kvitton från start till slut
Ett kvitto som kommer med e-post
Du köper en bildskärm på nätet för 2 500 kr och får kvittot som PDF. Filen är originalet.
- Spara PDF-filen i bokföringsprogrammet, eller i mappen för underlag.
- Bokför köpet och bifoga filen till verifikationen:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 5410 Förbrukningsinventarier | 2 000 | |
| 2641 Debiterad ingående moms | 500 | |
| 1930 Företagskonto | 2 500 |
- Mejlet kan du radera, men PDF-filen ska sparas i minst sju år.
Ett papperskvitto från järnhandeln
Du köper material för 250 kr och får ett kvitto på papper.
- Fotografera kvittot samma dag. Kontrollera att datum, säljare, vad du köpt, belopp och moms går att läsa.
- Bokför köpet med bilden som underlag:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 5460 Förbrukningsmaterial | 200 | |
| 2641 Debiterad ingående moms | 50 | |
| 1930 Företagskonto | 250 |
- När bilden är sparad och läsbar får papperskvittot slängas. Bilden är nu räkenskapsinformationen.
Vanliga frågor
Räcker ett mejlat kvitto?
Ja. Ett kvitto eller en faktura som kommer som fil är ett digitalt original. Spara filen, inte bara mejlet.
Måste jag skriva ut något?
Nej. Inget i bokföringslagen kräver att du skriver ut verifikationer eller rapporter, så länge de kan tas fram och läsas när Skatteverket eller en revisor vill se dem.
Gäller samma regler för en enskild firma?
Ja. Reglerna om arkivering och digitala kopior gäller alla som är bokföringsskyldiga, oavsett bolagsform.
Digital bokföring i POY
POY är byggt för att bokföra digitalt. Med tillägget Bilagor sparar du kvitton och fakturor vid verifikationerna, och med Filanalys läses leverantör, belopp och moms av underlaget och du får ett förslag på kontering. Kontoutdrag från banken läser du in som fil, och skattekontot kan hämtas automatiskt. Nya företag får bokföringen och underlagen sparade i Sverige. Företag som skapades tidigare kan ha sin data i ditt eget Google Drive, se hur länge måste man spara bokföringen.