De flesta ideella föreningar har små pengar och få affärshändelser: medlemsavgifter, ett bidrag från kommunen, några kvitton från en fest eller en träning. Kassören gör det på sin fritid och vill inte betala för ett dyrt program. Den här artikeln går igenom vilka regler som gäller och vad ett gratis bokföringsprogram för en förening behöver klara.
Måste föreningen bokföra?
En ideell förening är bokföringsskyldig enligt bokföringslagen om något av det här gäller:
- tillgångarna är värda mer än 1,5 miljoner kr
- föreningen bedriver näringsverksamhet, till exempel en kiosk, ett café eller uthyrning som drivs som en verksamhet
- föreningen är moderföretag i en koncern
Uppfyller föreningen inget av villkoren är den inte bokföringsskyldig enligt lagen. Men nästan alla föreningars stadgar kräver ändå att kassören håller ordning på pengarna och att revisorerna kan granska dem inför årsmötet. Läs mer hos Skatteverket.
En bostadsrättsförening eller ekonomisk förening är alltid bokföringsskyldig och ska upprätta årsredovisning.
Förenklat årsbokslut och kontantmetoden
En bokföringsskyldig ideell förening vars intäkter, inklusive bidrag, gåvor och medlemsavgifter, normalt är högst 3 miljoner kr per år får göra ett förenklat årsbokslut enligt Bokföringsnämndens regler (K1). Den får också bokföra med kontantmetoden, alltså bokföra fakturor först när de betalas. Det gör det enkelt: det mesta i en liten förening är in- och utbetalningar på banken.
Konton för en ideell förening
Föreningar använder också BAS-kontoplanen, men med några egna konton för det egna kapitalet:
| Konto | Namn | Används till |
|---|---|---|
| 1930 | Företagskonto | Föreningens bankkonto |
| 1910 | Kassa | Kontanter, till exempel kassan på ett evenemang |
| 2060 | Eget kapital i ideella föreningar | Föreningens eget kapital |
| 2068 | Överskott eller underskott från föregående år | Förra årets resultat |
| 2069 | Årets resultat | Årets över- eller underskott |
| 3980 | Erhållna offentliga bidrag | Bidrag från kommun eller stat |
| 3990 | Övriga ersättningar, bidrag och intäkter | Intäkter som inte hör till föreningens huvudverksamhet |
| 5460 | Förbrukningsmaterial | Material till verksamheten |
| 6570 | Bankkostnader | Bankens avgifter |
Medlemsavgifter är ofta föreningens huvudsakliga intäkt och hör hemma i kontogrupp 30. Lägg upp ett eget konto för medlemsavgifter där, så att de syns för sig i resultatrapporten.
Exempel: medlemsavgifter kommer in
Föreningen får 40 medlemsavgifter à 200 kr via Swish under en månad. Föreningen är inte momsregistrerad, och medlemsavgifter har i regel ingen moms:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1930 Företagskonto | 8 000 | |
| Medlemsavgifter (eget konto i kontogrupp 30) | 8 000 |
Exempel: kvitto för fika till ett årsmöte
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 5460 Förbrukningsmaterial | 450 | |
| 1930 Företagskonto | 450 |
En förening som inte är momsregistrerad bokför hela beloppet som kostnad, inklusive moms. Den får inte dra av momsen.
Vad ett gratis bokföringsprogram för föreningar ska klara
- Gratis på riktigt, inte en provperiod som tar slut efter 30 dagar.
- Få verifikationer räcker. En liten förening har ofta några tiotal verifikationer per år.
- Kontoplan enligt BAS, med möjlighet till egna konton.
- Resultat- och balansrapport som kan visas på årsmötet och granskas av revisorerna.
- Flera användare, så att ordförande eller revisor kan titta utan att låna kassörens inloggning.
- Läsa in kontoutdraget från banken, så att du slipper skriva av varje rad.
- Lätt att lämna över. Kassörer byts ut. Bokföringen ska kunna tas över av nästa kassör, eller exporteras som en SIE-fil.
Inför årsmötet
- Stäm av bankkontot mot kontoutdraget per den sista dagen i räkenskapsåret.
- Ta fram resultat- och balansrapporten.
- Bokför årets resultat mot det egna kapitalet.
- Låt revisorerna granska bokföringen och underlagen.
- Presentera resultatet på årsmötet, som beslutar om ansvarsfrihet för styrelsen.
Bokför föreningen gratis i POY
I POY kan du lägga upp en ideell förening, och den löpande bokföringen är gratis upp till 50 transaktioner per år, utan tidsgräns. Det räcker för många små föreningar. Du får BAS-kontoplanen, balans- och resultatrapport, huvudbok och import och export av SIE-filer. Kontoutdrag från banken läser du in som fil med Bokföring+. Kassören, ordföranden och revisorerna kan ha egna inloggningar med olika roller. Bokslutshjälpen i Bokföring+ kontrollerar utkast, balans, avskrivningar och moms även för en förening, men stegen för årets resultat och deklarationsunderlaget finns bara för aktiebolag, så det förenklade årsbokslutet gör du utifrån rapporterna. Se vad som ingår i det gratis bokföringsprogrammet.
Aktivera kontona i POY
Kontona 2068 Överskott eller underskott från föregående år, 2069 Årets resultat och 3990 Övriga ersättningar, bidrag och intäkter är inaktiva från början i POY:s kontoplaner för K2 och K3. BAS markerar ett urval av konton som räcker för de flesta företag, och i POY är det urvalet aktivt från början. Behöver du något av kontona aktiverar du det under Kontoplan, så går det att välja när du bokför. Hur du gör står under Aktiva och inaktiva konton i kontoplan och kontering.