Ett fakturaprogram skapar, skickar och håller reda på dina fakturor. Skickar du en faktura i kvartalet räcker det ofta med en mall. Skickar du flera i månaden sparar ett program tid, och framför allt minskar det risken att en faktura blir obetald utan att du märker det.
Fakturamall eller fakturaprogram?
| Fakturamall | Fakturaprogram | |
|---|---|---|
| Kostnad | Gratis | Gratis eller en månadsavgift |
| Fakturanummer | Du håller ordning själv | Löpnummer sätts automatiskt |
| Kundregister | Nej | Ja, kunden fylls i automatiskt |
| OCR-nummer och QR-kod | Nej | Ja |
| Koll på obetalda fakturor | Nej | Ja, med påminnelser |
| Bokföring | Du bokför fakturan själv | Fakturan bokförs automatiskt om programmet hänger ihop med bokföringen |
Vill du börja enkelt kan du använda vår gratis fakturamall. Där går vi också igenom vad en faktura måste innehålla enligt momslagen.
Det här ska ett fakturaprogram klara
Det som alla behöver
- Alla uppgifter som lagen kräver, så att fakturan alltid blir rätt: fakturanummer, datum, momsregistreringsnummer, momssats och momsbelopp.
- Löpande fakturanummer utan luckor.
- Kundregister och artikelregister, så att du slipper skriva samma sak varje gång.
- Skicka som PDF med e-post direkt från programmet.
- Kreditfaktura, när något blivit fel. En skickad faktura ska inte ändras eller tas bort, utan krediteras.
Det som gör att du får betalt snabbare
- OCR-nummer, så att betalningen kan kopplas till rätt faktura.
- QR-kod för betalning som kunden skannar med bankappen, eller en Swish-QR.
- Påminnelser med påminnelseavgift och dröjsmålsränta när kunden betalar för sent.
- Översikt över obetalda och förfallna fakturor.
Det som sparar tid i bokföringen
- Fakturan bokförs när den skickas, och betalningen när den kommer in, med fakturametoden eller kontantmetoden.
- Momsen hamnar rätt i momsrapporten utan att du räknar själv.
- Återkommande fakturor, till exempel för abonnemang eller hyra.
Exempel: så bokförs en faktura
Du fakturerar en kund för 20 timmars konsultarbete à 500 kr. Det blir 10 000 kr plus 2 500 kr moms, med 30 dagars betalningsvillkor.
Med fakturametoden bokförs fakturan när du skickar den:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1510 Kundfordringar | 12 500 | |
| 3001 Försäljning inom Sverige, 25 % moms | 10 000 | |
| 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 % | 2 500 |
När kunden betalar en månad senare:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1930 Företagskonto | 12 500 | |
| 1510 Kundfordringar | 12 500 |
Saldot på 1510 visar hela tiden hur mycket kunderna är skyldiga dig.
Med kontantmetoden bokförs ingenting när fakturan skickas. När betalningen kommer bokför du 1930 i debet och 3001 och 2611 i kredit, direkt. Obetalda fakturor vid årets slut ska ändå bokföras på 1510.
Ett fakturaprogram som hänger ihop med bokföringen gör båda verifikationerna åt dig.
Fakturaprogram och bokföringsprogram i samma
Ett fristående fakturaprogram betyder att du bokför varje faktura två gånger: en gång när du skapar den, och en gång i bokföringen. Sitter faktureringen ihop med bokföringsprogrammet blir det en gång. Det är den största tidsvinsten för ett litet företag.
Vanliga frågor
Får jag skicka fakturor som PDF?
Ja. En faktura som PDF ska innehålla samma uppgifter som en på papper, och den räknas som en elektronisk faktura enligt momslagen.
Hur många dagars betalningsvillkor ska jag ha?
Det bestämmer du och kunden. Är inget avtalat får du enligt räntelagen ta ut dröjsmålsränta från 30 dagar efter att du skickade fakturan. Många småföretag använder 10, 15 eller 30 dagar.
Behöver jag e-faktura?
Säljer du till offentlig sektor, alltså kommuner, regioner och myndigheter, efter en offentlig upphandling krävs e-faktura enligt den europeiska standarden (EN 16931), som skickas via Peppol. Säljer du bara till privata företag och privatpersoner räcker en PDF.
Fakturering i POY
Med tillägget Fakturering skapar och skickar du fakturor från POY, med OCR-nummer, betalnings-QR och Swish-QR. Du har kund- och artikelregister, fakturaserier, återkommande fakturor, kreditfakturor och påminnelser med avgift och dröjsmålsränta. POY gör bokföringsutkast av fakturan och betalningen, med fakturametoden eller kontantmetoden, så att du bara behöver godkänna dem. ROT- och RUT-avdrag och e-faktura via Peppol finns inte i POY i dag. Se priser.