Byta från Hogia: så flyttar du bokföringen steg för steg

Du byter från Hogia genom att exportera bokföringen som en SIE-fil per räkenskapsår och läsa in den i ditt nya bokföringsprogram. Filen innehåller kontoplanen, de ingående balanserna och alla verifikationer, så du fortsätter där du slutade i Hogia. Guiden visar hur exporten går till i Hogia och hur du läser in filen i POY. Underlag och fakturor följer inte med i filen, så dem sparar du separat.

Hogia har haft flera bokföringsprogram för små företag genom åren, både program som installeras på datorn och program i webbläsaren, och menyerna skiljer sig mellan dem. Guiden visar hur exporten går till i Hogias installerade program. Har du ett annat Hogia-program, sök på "exportera SIE" i programmets hjälp eller fråga Hogias support. Det du ska ha ut är detsamma i alla versioner: en SIE4-fil per räkenskapsår. Bakgrunden till stegen finns i den allmänna guiden för att byta bokföringsprogram.

Innan du börjar

• Kontrollera ditt avtal. Ta reda på uppsägningstiden och om du kommer åt bokföringen efter att avtalet har tagit slut. För ett program som är installerat på datorn ligger bokföringen ofta kvar lokalt, men licensen kan behövas för att öppna den.
• Byt när det passar dig. Du kan byta när som helst under året: bokför klart fram till ett brytdatum, exportera det pågående året och fortsätt bokföra samma år i POY. Är det nyss årsskifte och bokslutet inte är klart kan du antingen vänta med bytet tills bokslutet är gjort i Hogia, eller byta nu och göra bokslutet i POY. Läs inte in ett år som inte är avslutat för att läsa in det igen efter bokslutet, eftersom ett år som redan finns i POY inte kan importeras igen. Se den allmänna guiden för hur du gör.
• Bokför klart i Hogia. Bokför alla verifikationer fram till brytdatumet, stäm av bankkontot (1930), skattekontot (1630) och momskontona. Är det dags att lämna momsdeklarationen för perioden före brytdatumet, lämna den innan du byter.
• Bokför inget mer i Hogia efter exporten. Det kommer inte med till POY.

Steg 1: Exportera SIE-filen från Hogia

I Hogias installerade bokföringsprogram:

1. Öppna företaget och räkenskapsåret du vill exportera.
2. Välj Arkiv → Export → SIE.
3. Välj SIE typ 4 som typ av SIE-fil (på fliken Begränsningar). Den innehåller både saldon och verifikationer.
4. Klicka på Bläddra, välj mapp, skriv ett filnamn i fältet Filnamn och klicka på Spara.
5. Klicka på OK för att skapa filen.

Gör en fil per räkenskapsår. Exportera det pågående året och gärna det senast avslutade, så att du får jämförelsesiffror i POY. Äldre år behöver du inte importera, men spara filerna. Ge filerna namn som visar året, till exempel foretaget-2025.se.

Vill du se vad filen innehåller innan du importerar den, öppna den i Öppna SIE-fil. Filen läses bara i din webbläsare.

Steg 2: Spara underlag, fakturor och rapporter

Underlagen ska sparas till och med det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret slutade (hur länge måste man spara bokföringen), och de följer inte med i SIE-filen.

• Underlag: har du sparat kvitton och leverantörsfakturor i Hogia, ladda ner eller skriv ut dem. Ligger de på papper eller i en mapp på datorn, se till att de finns kvar och går att koppla till verifikationerna.
• Kundfakturor: spara fakturorna som PDF om du har fakturerat från Hogia.
• Rapporter: spara balansrapport, resultatrapport, huvudbok och verifikationslista för varje år, gärna som PDF.
• Lön: har du gjort lönerna i Hogia, spara lönebesked, arbetsgivardeklarationer och semesterskuld.
• Inventarier: skriv ut inventarieförteckningen med anskaffningsvärden och avskrivningsplaner.
• Obetalda fakturor: skriv ut listorna över obetalda kund- och leverantörsfakturor.

Kontrollera att filerna går att öppna och spara dem på minst två ställen. Huvudregeln är att bokföringen ska förvaras i Sverige, se var bokföringen får sparas. Har du ett installerat program, spara också en säkerhetskopia av programmets egna data, så att du kan öppna bokföringen igen om det behövs.

Steg 3: Exportera kunder och artiklar

Fakturerar du från Hogia, exportera kundregistret och artikelregistret som CSV- eller Excelfil. Sök på "exportera" i programmets hjälp för att hitta exporten. Går det inte att exportera kan du skriva ut registret och lägga in kunderna i POY för hand.

Steg 4: Läs in bokföringen i det nya programmet

Så här gör du i POY:

1. Gå till app.poy.se/registrera och skapa ett konto med Google eller e-post.
2. Första gången du loggar in kommer du till sidan "Skapa företag". Har du redan ett företag väljer du Skapa nytt företag i företagsmenyn. Klicka på Importera från SIE-fil och välj SIE-filen för det senaste räkenskapsåret. POY fyller i företagsnamn, organisationsnummer, företagsform och adress från filen och kontrollerar dem mot Bolagsverket.
3. Det som stämmer med Bolagsverket har en bock. Fyll i det som saknas, komplettera kontaktuppgifter, F-skatt och moms, välj samma bokföringsmetod som i det gamla programmet under Bokför enligt och klicka på Nästa.
4. Välj paket. POY väljer de funktioner filen behöver åt dig och visar varför: Bokföring+ om filen har fler än 50 transaktioner eller använder kostnadsställen eller projekt, och Bilagor om den innehåller bilagor. Klicka på Nästa, kontrollera sammanfattningen, godkänn villkoren och klicka på Skapa företag. Då skapas företaget, och har du valt betalda funktioner beställs paketet med samma klick.
5. Importen startar av sig själv. Vänta tills det står Klart! Företaget är skapat och bokföringen importerad och klicka på Gå till bokföringen. Kan importen inte starta visar POY varför. Företaget finns då redan, och du importerar filen under Övrigt → Inställningar → Räkenskapsår → Importera från SIE.

Fler år importerar du under Övrigt → Inställningar → Räkenskapsår → Importera från SIE. Klicka på Ladda upp SIE-fil, välj filen och klicka på Importera. Ett år som redan finns i POY kan inte importeras igen.

Har du importerat ett avslutat år skapar du sedan det nya året under Räkenskapsår → Skapa nytt räkenskapsår, så räknar POY fram de ingående balanserna. Finns det nya året redan i POY klickar du i stället på Importera från föregående år under Övrigt → Inställningar → Ingående balans.

Verifikationerna behåller sina serier och nummer från Hogia.

Steg 5: Kontrollera att allt kom med

Jämför POY med rapporterna du sparade från Hogia:

• Balansrapport: saldona på 1930, 1510, 2440 och momskontona ska vara desamma.
• Resultatrapport: årets resultat ska vara detsamma.
• Transaktioner: antalet verifikationer och numret på den sista i varje serie ska stämma.
• Ingående balanser: varje års utgående balans ska vara nästa års ingående balans.
• Momsrutor: SIE-filen innehåller inte vilken ruta i momsdeklarationen varje konto hör till, så den saknas efter importen. Utan momsrutor blir momsrapporten tom. Gå till Bokföring → Kontoplan i det räkenskapsår du bokför i. Klicka på varje momskonto och varje försäljningskonto med moms som du använder och välj rutan under Momsruta. Till exempel 10 för 2611, 48 för 2641 och 05 för 3001. Vanliga inköpskonton behöver ingen momsruta, eftersom den ingående momsen redovisas via 2641. Det är bara konton för inköp från utlandet eller med omvänd moms som har en egen ruta (20–24, och 50 vid import av varor). Sätt momsrutorna innan du skapar nästa räkenskapsår, så följer de med till det nya året.
• Kontonamn: å, ä och ö ska se rätt ut.

Om något skiljer sig och du inte har börjat bokföra i POY än, radera räkenskapsåret under Räkenskapsår, exportera en ny fil från Hogia och importera igen.

Steg 6: Kunder, artiklar och obetalda fakturor

Gå till Fakturering → Kunder i POY, klicka på Importera och välj filen från steg 3 (.csv, .xls eller .xlsx). Koppla kolumnerna till POY:s fält och kontrollera förhandsgranskningen. Artiklarna importerar du på samma sätt under Fakturering → Artiklar. Fakturering är ett tillägg i POY.

Obetalda kundfakturor från Hogia ligger kvar på 1510 Kundfordringar om du bokför enligt fakturametoden. När kunden betalar bokför du 1930 i debet och 1510 i kredit i POY. Obetalda leverantörsfakturor på 2440 bokför du på samma sätt när du betalar dem: 2440 i debet och 1930 i kredit.

Med kontantmetoden beror det på när du byter. Byter du mitt i året finns obetalda fakturor inte i bokföringen än, och du bokför dem i POY när de betalas, som vanligt. Byter du vid årsskiftet bokförs de obetalda fakturorna i bokslutet och ligger på 1510 och 2440. Momsen på dem redovisas i momsdeklarationen för räkenskapsårets sista period. Bokför därför betalningen mot 1510 eller 2440 som ovan, utan moms. Läs mer om kontantmetoden eller fakturametoden.

Steg 7: Säg upp Hogia

Säg upp avtalet med Hogia enligt de villkor som gäller för ditt program, först när importen är kontrollerad och allt är sparat. Fråga Hogia vad som händer med bokföringen efter avtalets slut och hur länge du kommer åt den, så att du vet om du har allt du behöver.

Vanliga frågor

Hur exporterar jag en SIE-fil från Hogia?

I Hogias installerade bokföringsprogram väljer du Arkiv → Export → SIE, väljer SIE typ 4, anger filnamn och klickar på OK. I andra Hogia-program söker du på "SIE" i programmets hjälp. Gör en fil per räkenskapsår.

Mitt Hogia-program har inte menyn Arkiv

Då har du troligen Hogias webbaserade program eller en annan version. Sök på "SIE" i programmets hjälp eller kontakta Hogias support och be om en SIE4-fil per räkenskapsår. Det är den filen POY behöver.

Å, Ä och Ö blir fel efter importen

SIE4-filer är kodade som PC8, och det läser POY. Blir tecknen fel har filen troligen öppnats och sparats om i ett annat program, till exempel Excel eller Anteckningar. Exportera en ny fil från Hogia och importera den direkt.

Måste jag ha kvar Hogia för att kunna visa gammal bokföring?

Oftast inte, om du har sparat SIE-filerna, rapporterna och underlagen för varje år i format som går att öppna utan Hogia. Bokföringen ska kunna visas i läsbar form under hela arkiveringstiden. Är du osäker, fråga en redovisningskonsult. Importerar du åren i POY kan du dessutom se dem där.

Vad kostar det att byta till POY?

Importen ingår i POY. Har räkenskapsåret högst 50 transaktioner och inga kostnadsställen eller projekt bokför du gratis. Annars behövs Bokföring+. Se priser.