Med faktureringsmetoden, som också kallas fakturametoden, bokför du en faktura när du skickar eller får den, och betalningen när den görs. Med kontantmetoden bokför du fakturan först när den betalas. Kontantmetoden får bara användas av företag som normalt omsätter högst 3 miljoner kr per år, och vid räkenskapsårets slut ska obetalda fakturor ändå bokföras. Kontantmetoden kallas också bokslutsmetoden, och kontantprincipen är grunden för den.
Skillnaden med ett exempel
Du skickar en faktura på 12 500 kr, varav 2 500 kr moms, den 20 mars. Kunden betalar den 15 april.
Faktureringsmetoden. Den 20 mars bokför du kundfordran och försäljningen:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1510 Kundfordringar | 12 500 | |
| 3001 Försäljning inom Sverige, 25 % moms | 10 000 | |
| 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 % | 2 500 |
Den 15 april bokför du betalningen: debet 1930 Företagskonto och kredit 1510 Kundfordringar med 12 500 kr.
Kontantmetoden. Den 20 mars bokför du ingenting. Den 15 april bokför du allt på en gång:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1930 Företagskonto | 12 500 | |
| 3001 Försäljning inom Sverige, 25 % moms | 10 000 | |
| 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 % | 2 500 |
Med kontantmetoden finns inga kundfordringar eller leverantörsskulder under året. Bokföringen blir enklare, men du ser inte i bokföringen vad kunderna är skyldiga dig.
Vem får använda kontantmetoden?
Enligt bokföringslagen får ett företag vars nettoomsättning normalt är högst 3 miljoner kr per år bokföra fakturor när de betalas. Det gäller både enskilda firmor och aktiebolag. Faktureringsmetoden är huvudregeln och fungerar för alla företag. Läs lagen i bokföringslagen 5 kap. 2 §.
Får man välja?
Ja, om omsättningen är under gränsen. Du väljer den metod som passar företaget:
- Kontantmetoden passar när du har få fakturor, eller när kunderna oftast betalar direkt, till exempel med kort eller Swish.
- Faktureringsmetoden passar när du har många fakturor eller långa betalningstider, eftersom du ser kundfordringarna och leverantörsskulderna löpande.
Kontantmetoden vid bokslutet
Vid räkenskapsårets slut ska alla obetalda kund- och leverantörsfakturor bokföras, även med kontantmetoden. Det är därför den också kallas bokslutsmetoden. Fakturan från exemplet ovan, som skickades den 20 mars, ska alltså bokföras som en kundfordran om räkenskapsåret slutar innan kunden har betalat. När betalningen kommer på det nya året bokför du den mot kundfordran.
Momsen: bokslutsmetoden
För momsen heter kontantmetoden bokslutsmetoden. Momsen redovisas i den period när fakturan betalas. I den sista momsdeklarationen för räkenskapsåret redovisar du också momsen på de fakturor som fortfarande är obetalda. Den momsen ska då inte redovisas igen när fakturan betalas. Även här gäller gränsen på 3 miljoner kr i omsättning. Läs mer hos Skatteverket.
Kan man byta metod?
- Från faktureringsmetoden till bokslutsmetoden för momsen krävs att du ansöker hos Skatteverket, som bara godkänner bytet om det finns särskilda skäl.
- Från kontantmetoden till faktureringsmetoden, till exempel när omsättningen passerar 3 miljoner kr, byter du lämpligen vid ett nytt räkenskapsår. Då bokför du de obetalda fakturorna som vid ett bokslut, och fortsätter sedan med faktureringsmetoden.
Byt inte metod mitt i ett räkenskapsår. Då blir det lätt att en faktura bokförs två gånger eller inte alls.
Kontantfaktura
En kontantfaktura är en faktura som skrivs när kunden betalar direkt, till exempel kontant eller med kort på plats. Den kan användas i stället för ett kassaregister i vissa verksamheter. Den ska ha ett löpnummer, visa köparens namn och adress, uppfylla kraven på en verifikation och bokföras senast nästa arbetsdag. Läs mer om vad en faktura ska innehålla i fakturaord och fakturans delar.
Vanliga frågor
Vad är kontantprincipen?
Kontantprincipen innebär att en inkomst eller utgift räknas när pengarna betalas, inte när fakturan skickas. Kontantmetoden i bokföringen och bokslutsmetoden för momsen bygger på den. Motsatsen är bokföringsmässiga grunder, där inkomster och utgifter räknas till den period de hör till.
Vilken metod ska en enskild firma välja?
De flesta små enskilda firmor kan välja kontantmetoden, och många gör det för att det blir enklare. Har du många fakturor med lång betalningstid ger faktureringsmetoden bättre översikt.
Vilken metod använder POY?
Du väljer kontantmetoden eller fakturametoden i företagets inställningar. Med tillägget Fakturering skapas ett utkast med kundfordran, försäljning och moms när du låser en faktura, om du bokför enligt faktureringsmetoden. Läs mer om att bokföra kundfakturor.