Byta bokföringsprogram: så gör du steg för steg

Bytet är enkelt att göra själv. Att byta bokföringsprogram går till på samma sätt oavsett vilket program du byter från. Du exporterar bokföringen som en SIE-fil från det gamla programmet och läser in den i det nya, så fortsätter du där du slutade. Så här ser det ut när du byter till POY:

Byter du från något av de här programmen? Klicka på programmet för en guide med just dess menyval.

SIE är ett svenskt standardformat för bokföringsdata som alla stora bokföringsprogram kan exportera och läsa in. Filen innehåller kontoplanen, de ingående balanserna och alla verifikationer. Kvitton, fakturor och andra underlag följer inte med i filen, så dem sparar du separat.

Guiden går igenom hela bytet: när du kan byta, vad du gör klart i det gamla programmet, vad som följer med, vad du måste spara och hur du kontrollerar att allt kom med.

Checklista för att byta bokföringsprogram

1. Bestäm ett brytdatum. Du kan byta när som helst under året.
2. Bokför klart och stäm av i det gamla programmet.
3. Exportera en SIE-fil per räkenskapsår.
4. Spara underlag, fakturor och rapporter.
5. Exportera kunder och artiklar om du fakturerar.
6. Läs in SIE-filen i det nya programmet.
7. Läs in tidigare räkenskapsår.
8. Kontrollera att saldona stämmer.
9. Lägg in kunder och artiklar och hantera obetalda fakturor.
10. Säg upp det gamla programmet.

Vad följer med när du byter bokföringsprogram?

Det som följer med är det som finns i SIE-filen. De flesta program exporterar SIE4, typ 4E, och POY läser både SIE4 och SIE5.

Verifikationerna behåller sina serier och nummer, så A15 i det gamla programmet heter A15 även i det nya. I POY heter verifikationerna transaktioner. En SIE5-fil kan innehålla bilagor, och då följer de med. En SIE4-fil har aldrig några bilagor.

Steg 1: Bestäm ett brytdatum

Du kan byta bokföringsprogram när som helst under året. Brytdatumet är dagen då du slutar bokföra i det gamla programmet, till exempel i dag eller sista dagen i förra månaden. Du bokför klart fram till brytdatumet, exporterar det pågående året och fortsätter bokföra samma år i det nya programmet. Allt du har bokfört hittills följer med, så det blir inget glapp i bokföringen.

Är det nyss årsskifte och bokslutet för det gamla året inte är klart kan du välja mellan två sätt:

• Vänta med bytet tills bokslutet är gjort i det gamla programmet. Bokför det nya året där under tiden och exportera sedan båda åren.
• Byt nu och gör bokslutet i det nya programmet. Exportera det gamla året som det är, och det nya året om du har hunnit bokföra något i det. Läs in båda (steg 6 och 7) och bokför bokslutet i det gamla året. I POY uppdaterar du sedan de ingående balanserna i det nya året med Importera från föregående år under Övrigt → Inställningar → Ingående balans.

Läs inte in ett år som inte är avslutat för att läsa in det igen efter bokslutet. Ett år som redan finns i POY kan inte importeras igen.

Bokför inget mer i det gamla programmet efter att du har exporterat. Allt som bokförs där efteråt kommer inte med.

Steg 2: Bokför klart och stäm av i det gamla programmet

Innan du exporterar ska bokföringen vara komplett fram till brytdatumet:

• Bokför alla verifikationer till och med brytdatumet, även utkast och obokförda bankhändelser.
• Stäm av bankkontot: saldot på konto 1930 ska vara samma som på kontoutdraget.
• Stäm av skattekontot (1630) mot Skatteverkets saldo.
• Stäm av momskontona. Är det dags att lämna momsdeklarationen för perioden före brytdatumet, lämna den innan du byter.
• Gör en lista över obetalda kundfakturor och leverantörsfakturor. Dem behöver du i steg 9.

Steg 3: Exportera en SIE-fil per räkenskapsår

Exportera bokföringen som SIE4, typ 4E. I en del program heter det "SIE typ 4", "SIE 4 exportfil" eller "Verifikationer och saldon". Exakt var exporten finns står i guiderna för respektive program längst upp.

De flesta program exporterar ett räkenskapsår per fil, och POY läser in ett år per fil. Vilka år du tar med bestämmer du själv:

• Det pågående räkenskapsåret behöver du om du byter mitt i året.
• Det senast avslutade året är bra att ha med. Du får jämförelsesiffror i rapporterna, och det nya årets ingående balanser stämmer direkt.
• Äldre år behöver inte läsas in. Spara SIE-filerna och rapporterna enligt steg 4, så har du dem om Skatteverket eller revisorn frågar.

Spara filerna på ett ställe där du hittar dem, till exempel i en mapp per räkenskapsår. Vill du se vad en fil innehåller kan du öppna den i verktyget Öppna SIE-fil. Där ser du företaget, räkenskapsåret, resultaträkningen och balansräkningen, och filen läses bara i din webbläsare.

Steg 4: Spara underlag, fakturor och rapporter

Räkenskapsinformationen ska sparas fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (bokföringslagen 7 kap. 2 §). Det gäller även det du har bokfört i det gamla programmet. Läs mer i hur länge måste man spara bokföringen.

Ladda ner det här från det gamla programmet innan du säger upp det:

• Alla bilagor: kvitton, leverantörsfakturor och andra underlag.
• Kundfakturorna som PDF.
• Verifikationslista och huvudbok per räkenskapsår, som PDF.
• Balansrapport och resultatrapport per räkenskapsår.
• Momsrapporter och andra deklarationsunderlag.
• Lönespecifikationer och arbetsgivardeklarationer, om du har anställda.
• Inventarieförteckningen med avskrivningsplaner, om du har inventarier.
• Behandlingshistoriken (loggen över ändringar) och en beskrivning av hur bokföringen var uppbyggd i det gamla programmet, om programmet kan ta fram dem. De hör också till räkenskapsinformationen (bokföringslagen 5 kap. 11 §).

Kontrollera att filerna går att öppna och att du ser vilken verifikation varje underlag hör till. Spara dem på minst två ställen. Huvudregeln är att bokföringen ska förvaras i Sverige, se var bokföringen får sparas. Underlagen behöver inte flyttas till det nya programmet, så länge du sparar dem.

Steg 5: Exportera kunder och artiklar

Fakturerar du kunder exporterar du kundregistret och artikelregistret som CSV- eller Excelfil. De flesta program kan läsa in dem, och POY kan importera båda (steg 9). Leverantörsregistret behöver du inte flytta till POY, där bokför du leverantörsfakturor som vanliga transaktioner.

Steg 6: Läs in SIE-filen i det nya programmet

I de flesta bokföringsprogram läser du in SIE-filen när du lägger upp företaget eller under en meny för import. Så här gör du i POY:

1. Gå till app.poy.se/registrera och skapa ett konto med Google eller e-post. Har du redan ett konto loggar du in.

2. Första gången du loggar in kommer du till sidan "Skapa företag". Har du redan ett företag i POY väljer du Skapa nytt företag i företagsmenyn.

3. Klicka på Importera från SIE-fil och välj SIE-filen för det senaste räkenskapsåret. Du kan också dra filen till sidan. POY läser företagsnamn, organisationsnummer, företagsform och adress från filen.

4. POY kontrollerar uppgifterna mot Bolagsverket. Det som stämmer visas som text med en bock och behöver inte ändras. Fält som saknas fyller du i. Skiljer sig ett fält från Bolagsverket rättar du det eller klickar på Använd Bolagsverkets uppgifter. Med pennan uppe till höger kan du ändra allt, även organisationsnumret. Komplettera kontaktperson, e-post, F-skatt och moms. Välj samma bokföringsmetod som i det gamla programmet under Bokför enligt. Klicka på Nästa.

5. Välj paket under Konfiguration av paket. POY väljer automatiskt de funktioner filen behöver och visar varför:

   • Bokföring+ om filen har fler än 50 transaktioner eller använder kostnadsställen eller projekt.
   • Bilagor om filen innehåller bilagor.

   Klicka på Nästa. Sist ser du en sammanfattning av företaget och paketet med pris och bindningstid. Godkänn villkoren och klicka på Skapa företag. Då skapas företaget, och har du valt betalda funktioner beställs paketet med samma klick. Tar du bort en funktion som filen behöver skapas företaget utan bokföringen från filen.

6. Importen startar av sig själv. POY visar vad som är gjort, skapar räkenskapsåret och importerar kontoplanen, kostnadsställena, projekten, de ingående balanserna och transaktionerna. Lämna inte sidan förrän det står Klart! Företaget är skapat och bokföringen importerad. Kan importen inte starta visar POY varför. Företaget finns då redan, och du importerar filen under Övrigt → Inställningar → Räkenskapsår → Importera från SIE.

7. Klicka på Gå till bokföringen.

Priser för Bokföring+ och Bilagor finns på priser. Upp till 50 transaktioner per år är gratis.

Steg 7: Läs in tidigare räkenskapsår

I POY gör du så här för varje år du vill ha med:

1. Gå till Övrigt → Inställningar och klicka på Räkenskapsår.
2. Klicka på Importera från SIE.
3. Klicka på Ladda upp SIE-fil och välj filen för nästa år.
4. Kontrollera sammanfattningen och klicka på Importera.

Har du läst in ett avslutat år skapar du sedan det nya året under Räkenskapsår → Skapa nytt räkenskapsår, så räknar POY fram de ingående balanserna. Finns det nya året redan i POY klickar du i stället på Importera från föregående år under Övrigt → Inställningar → Ingående balans.

Varje import skapar ett nytt räkenskapsår, så ett år som redan finns i POY kan inte importeras igen. Står det Räkenskapsåret överlappar finns året redan.

Varnar POY för att Organisationsnummer matchar inte har filen ett annat organisationsnummer eller företagsnamn än företaget du importerar till. Kontrollera att du valt rätt fil innan du fortsätter.

Steg 8: Kontrollera att allt kom med

Jämför det nya programmet med rapporterna du sparade i steg 4, för varje år du har läst in:

• Balansrapport: de ingående och utgående saldona ska vara desamma som i det gamla programmet. Börja med 1930 Företagskonto, 1510 Kundfordringar, 2440 Leverantörsskulder och momskontona.
• Resultatrapport: årets resultat ska vara detsamma.
• Verifikationer: antalet och den sista verifikationens nummer ska stämma.
• Momsrutor: SIE-filen innehåller inte vilken ruta i momsdeklarationen varje konto hör till, så den saknas efter importen. Utan momsrutor blir momsrapporten tom. Gå till Bokföring → Kontoplan i det räkenskapsår du bokför i. Klicka på varje momskonto och varje försäljningskonto med moms som du använder och välj rutan under Momsruta. Till exempel 10 för 2611, 48 för 2641 och 05 för 3001. Vanliga inköpskonton behöver ingen momsruta, eftersom den ingående momsen redovisas via 2641. Det är bara konton för inköp från utlandet eller med omvänd moms som har en egen ruta (20–24, och 50 vid import av varor). Sätt momsrutorna innan du skapar nästa räkenskapsår, så följer de med till det nya året. Därefter kan du stämma av momsrapporten (den kräver Bokföring+) mot den senaste momsdeklarationen du lämnade.

Skiljer sig något, kontrollera först att allt var bokfört i det gamla programmet när du exporterade. Har du inte börjat bokföra i POY än kan du radera räkenskapsåret under Räkenskapsår, exportera en ny fil och importera igen.

Steg 9: Kunder, artiklar och obetalda fakturor

Kunder och artiklar: i POY går du till Fakturering → Kunder, klickar på Importera och väljer filen från steg 5 (.csv, .xls eller .xlsx). Koppla filens kolumner till POY:s fält och kontrollera förhandsgranskningen innan du importerar. Artiklar importerar du på samma sätt under Fakturering → Artiklar. Fakturering är ett tillägg i POY och kräver också Bokföring+ och Bilagor.

Obetalda kundfakturor som du skickade från det gamla programmet ligger kvar som kundfordringar på 1510 i den inlästa bokföringen, om du bokför enligt fakturametoden. När kunden betalar bokför du betalningen i det nya programmet:

Obetalda leverantörsfakturor ligger på samma sätt som leverantörsskulder på 2440. När du betalar:

Med kontantmetoden beror det på när du byter. Byter du mitt i året finns obetalda fakturor inte i bokföringen än, och du bokför dem när de betalas, som vanligt. Byter du vid årsskiftet bokförs de obetalda fakturorna i bokslutet och ligger på 1510 och 2440. Momsen på dem redovisas i momsdeklarationen för räkenskapsårets sista period. Bokför därför betalningen mot 1510 eller 2440 som i tabellerna ovan, utan moms. Läs mer om kontantmetoden eller fakturametoden. Påminnelser för fakturor som skickades från det gamla programmet skickar du med fakturan du sparade som PDF.

Steg 10: Säg upp det gamla programmet

Säg upp det gamla programmet först när du har kontrollerat att allt kom med och alla underlag är nedladdade och sparade. Kontrollera uppsägningstiden och vad som händer med dina uppgifter när abonnemanget tar slut. Många program raderar uppgifterna efter en tid, och en del erbjuder ett läsabonnemang om du vill kunna logga in och titta i det gamla. Hur det fungerar i ditt program står i guiden för programmet.

Vad ska man tänka på när man byter bokföringsprogram?

• Underlagen följer inte med. Ladda ner kvitton och fakturor innan du säger upp, och spara dem lika länge som resten av bokföringen.
• Samma bokföringsmetod. Fortsätt med fakturametoden eller kontantmetoden som förut. Ett byte av metod är ett eget beslut och hör inte ihop med bytet av program.
• Momsen. Kontrollera att varje konto hör till rätt ruta i momsdeklarationen i det nya programmet, och stäm av den första momsrapporten extra noga.
• Kopplingar som går via det gamla programmet. Bankkoppling, e-faktura, autogiro och inskanning av leverantörsfakturor behöver stängas av och ordnas på nytt.
• Löner och inventarier. De följer inte med i SIE-filen. Lägg upp anställda och inventarier i det nya programmet och spara lönebesked och avskrivningsplaner från det gamla.
• Bokför inget i det gamla programmet efter exporten. Det kommer inte med.

Vanliga frågor

Hur byter man bokföringsprogram?

Du exporterar bokföringen som en SIE-fil från det gamla programmet och läser in den i det nya. Innan dess bokför du klart fram till ett brytdatum, och efteråt kontrollerar du att saldona stämmer. Underlagen laddar du ner och sparar separat.

Kan man byta bokföringsprogram mitt i året?

Ja. Bokför klart fram till brytdatumet, exportera det pågående året som SIE-fil och läs in den i det nya programmet. Sedan fortsätter du bokföra samma år där. Bokför inget mer i det gamla programmet efter exporten.

Hur lång tid tar det att byta bokföringsprogram?

Själva exporten och importen tar oftast mindre än tio minuter. Det som tar tid är att bokföra klart i det gamla programmet, ladda ner underlagen och kontrollera saldona efteråt.

Vad är en SIE-fil?

SIE är ett svenskt standardformat för att flytta bokföring mellan program. En SIE4-fil är en textfil som slutar på .se och innehåller kontoplan, saldon och verifikationer för ett räkenskapsår. Du kan öppna en SIE-fil i verktyget Öppna SIE-fil.

Följer kvitton och fakturor med?

Nej, inte från en SIE4-fil. Den innehåller bara bokföringen: konton, saldon och verifikationer. Ladda ner bilagorna och fakturorna från det gamla programmet och spara dem lika länge som resten av bokföringen. En SIE5-fil kan innehålla bilagor, och då importerar POY dem om du har Bilagor.

Hur många år måste jag flytta?

Du måste inte läsa in några gamla år alls. Det som krävs är att bokföringen för tidigare år finns sparad till och med det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret slutade. Läs in det pågående året och gärna det senast avslutade, och spara SIE-filer, rapporter och underlag för de äldre åren.

Vad kostar det att byta till POY?

Importen ingår i POY. Har räkenskapsåret högst 50 transaktioner och inga kostnadsställen eller projekt bokför du gratis. Annars behövs Bokföring+. Ska bilagor följa med behövs Bilagor. Se priser.

Vad är skillnaden mellan SIE4E och SIE4I?

4E innehåller kontoplan, saldon och verifikationer och är den du ska välja när du byter program. 4I används för att läsa in verifikationer i en befintlig bokföring, till exempel från ett kassasystem, och har inga saldon.

Det nya programmet kan inte läsa SIE-filen

Kontrollera att filen slutar på .se eller .sie och att det är en SIE4- eller SIE5-fil, inte en Excelfil eller PDF. SIE4-filer ska enligt standarden vara kodade som PC8, och det läser POY, liksom UTF-8. Har du öppnat och sparat filen i ett annat program kan den ha förstörts. Exportera i så fall en ny fil.