En kreditfaktura bokförs som den ursprungliga fakturan fast med omvända tecken: intäkten och momsen i debet och kundfordran i kredit. Krediterar du hela fakturan tar de två verifikationerna ut varandra. Krediterar du en del minskar du bara intäkten och momsen med den delen.
När skickar man en kreditfaktura
En faktura som har skickats får inte ändras eller raderas. Är något fel skickar du i stället en kreditfaktura, som minskar eller tar bort den ursprungliga fakturan. Vanliga skäl:
- fakturan har fel belopp, fel momssats eller fel kund
- kunden har reklamerat och fått ett prisavdrag
- varor har lämnats tillbaka
- uppdraget blev inte av
Kreditfakturan ska tydligt hänvisa till den ursprungliga fakturan, till exempel med fakturanummer och datum. Den ska ha samma momssats som originalet, och visa det krediterade beloppet och momsen på det.
Exempel: hela fakturan krediteras innan kunden har betalat
Du har fakturerat en kund 10 000 kr plus 25 % moms. Den ursprungliga fakturan bokfördes så här med fakturametoden:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1510 Kundfordringar | 12 500 | |
| 3001 Försäljning inom Sverige, 25 % moms | 10 000 | |
| 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 % | 2 500 |
Det visar sig att fakturan skickades till fel bolag. Du skickar en kreditfaktura på hela beloppet och bokför den så här:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 3001 Försäljning inom Sverige, 25 % moms | 10 000 | |
| 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 % | 2 500 | |
| 1510 Kundfordringar | 12 500 |
Nu är fordran borta, och intäkten och momsen är noll. Skicka sedan en ny faktura till rätt kund.
Exempel: delvis kreditering efter en reklamation
Kunden reklamerar en del av leveransen och ni kommer överens om ett prisavdrag på 2 000 kr plus moms, alltså 2 500 kr. Kunden har inte betalat ännu:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 3001 Försäljning inom Sverige, 25 % moms | 2 000 | |
| 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 % | 500 | |
| 1510 Kundfordringar | 2 500 |
Kvar på 1510 är 10 000 kr, och det är vad kunden ska betala. När betalningen kommer bokför du 1930 mot 1510 med 10 000 kr.
Vill du se rabatter för sig kan du bokföra prisavdraget på 3730 Lämnade rabatter i stället för på intäktskontot. Resultatet blir detsamma.
Exempel: kunden har redan betalat
Har kunden betalat hela fakturan på 12 500 kr innan du krediterar 2 500 kr, bokför du kreditfakturan på samma sätt. Då blir saldot på 1510 negativt, 2 500 kr i kredit. Det är en skuld till kunden.
När du betalar tillbaka pengarna:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1510 Kundfordringar | 2 500 | |
| 1930 Företagskonto | 2 500 |
Ska kunden i stället få dra av beloppet på nästa faktura behöver du inte betala tillbaka. Det negativa saldot på 1510 tas ut av nästa faktura.
Kreditfaktura med kontantmetoden
Med kontantmetoden är den ursprungliga fakturan inte bokförd förrän den betalas. Krediterar du hela fakturan innan betalning finns det alltså inget att bokföra. Spara båda fakturorna i bokföringen.
Krediterar du en del innan betalning bokför du bara det kunden faktiskt betalar. I exemplet ovan betalar kunden 10 000 kr:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1930 Företagskonto | 10 000 | |
| 3001 Försäljning inom Sverige, 25 % moms | 8 000 | |
| 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 % | 2 000 |
Verifikationen är den ursprungliga fakturan tillsammans med kreditfakturan.
Har kunden redan betalat och du betalar tillbaka, bokför du återbetalningen med intäkt och moms i debet mot 1930 i kredit.
Momsen på en kreditfaktura
Kreditfakturan minskar den utgående momsen. Med fakturametoden minskar du momsen i den period då kreditfakturan utfärdas, inte i perioden för originalet. Har du redan lämnat momsdeklarationen för den ursprungliga fakturan behöver du alltså inte rätta den. Kreditfakturan räknas av i nästa deklaration.
Kreditfakturan ska ha samma momssats som originalet. Var den ursprungliga momssatsen fel krediterar du hela fakturan och skickar en ny med rätt momssats. Läs mer i bokföra moms.
Kreditfaktura eller kundförlust
En kreditfaktura är ett avtal med kunden om att fordran ska minska. Betalar kunden bara inte är det ingen kreditering, utan en kundförlust. Den bokförs på ett annat sätt och kräver att förlusten är konstaterad innan momsen får sättas ned. Se bokföra kundförlust.
Vanliga misstag
- Den ursprungliga fakturan raderas i stället för att krediteras. Alla fakturor ska finnas kvar i nummerserien.
- Kreditfakturan saknar hänvisning till fakturan den gäller.
- Fel tecken. Kreditfakturan ska minska intäkten och momsen. Bokförs den som en vanlig faktura dubbleras försäljningen.
- Kreditering i stället för kundförlust när kunden bara inte betalar.
Kreditfakturor i POY
Med tillägget Fakturering skapar du en kreditfaktura från den ursprungliga fakturan med knappen Kreditera, och POY gör ett bokföringsutkast för den. Mer om hur hela fakturaflödet bokförs finns i bokföra kundfaktura.