En kundförlust uppstår när en kund inte betalar en faktura och du inte längre räknar med att få betalt. Du bokför kundförlusten i två steg: först som en befarad förlust när fakturan ser osäker ut, sedan som en konstaterad förlust när det är klart att pengarna inte kommer. Momsen på fakturan får du tillbaka först när förlusten är konstaterad.
Kontona för kundförlust
| Konto | Används till |
|---|---|
| 1510 Kundfordringar | Fakturan som kunden inte har betalat |
| 1519 Nedskrivning av kundfordringar | Den befarade förlusten, som minskar kundfordringarna |
| 6352 Befarade förluster på kundfordringar | Kostnaden för en befarad förlust |
| 6351 Konstaterade förluster på kundfordringar | Kostnaden för en konstaterad förlust |
| 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 % | Momsen som återförs när förlusten är konstaterad |
Befarad eller konstaterad förlust
| Befarad kundförlust | Konstaterad kundförlust | |
|---|---|---|
| När | Fakturan är förfallen sedan länge och du tvivlar på att kunden betalar | Du kan visa att kunden sannolikt inte betalar |
| Exempel | Kunden svarar inte på påminnelser | Konkurs, Kronofogden har inte hittat tillgångar, kunden har flyttat utomlands utan tillgångar i Sverige |
| Momsen | Får inte återföras | Får återföras |
Påminnelser och samtal räcker inte för att förlusten ska vara konstaterad. För fakturor under 1 000 kr räcker det enligt Skatteverket att fakturan har varit förfallen i minst åtta månader och att du har skickat både en betalningspåminnelse och ett inkassokrav. Varje faktura bedöms för sig. Läs mer om kundförluster hos Skatteverket.
Exempel: en faktura som aldrig betalas
Du har fakturerat en kund 10 000 kr plus 2 500 kr i moms den 15 augusti 2026:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1510 Kundfordringar | 12 500 | |
| 3001 Försäljning inom Sverige, 25 % moms | 10 000 | |
| 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 % | 2 500 |
Hur fakturor bokförs i vanliga fall står i bokföra kundfaktura.
Steg 1: Befarad förlust i bokslutet
Vid bokslutet den 31 december 2026 är fakturan obetald trots påminnelser, och du tror inte längre att kunden betalar. Du skriver ned fordran med beloppet utan moms, 10 000 kr. Momsen räknar du med att få tillbaka från Skatteverket när förlusten är konstaterad, så den är ingen förlust:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 6352 Befarade förluster på kundfordringar | 10 000 | |
| 1519 Nedskrivning av kundfordringar | 10 000 |
Fakturan ligger kvar på 1510, men tillsammans med 1519 visar balansräkningen att bara momsdelen väntas komma in. Kundfordringar ska enligt K2 tas upp till det belopp som beräknas komma in.
Steg 2: Förlusten konstateras
I mars 2027 går kunden i konkurs och det finns inget till oprioriterade fordringar. Nu är förlusten konstaterad. Du tar bort fakturan från 1510, återför nedskrivningen på 1519 och minskar den utgående momsen:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1519 Nedskrivning av kundfordringar | 10 000 | |
| 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 % | 2 500 | |
| 1510 Kundfordringar | 12 500 |
Kostnaden har redan tagits i bokslutet 2026, så den här verifikationen påverkar inte resultatet.
Om du inte har gjort någon nedskrivning
Konstateras förlusten direkt, utan en befarad förlust först, bokför du så här:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 6351 Konstaterade förluster på kundfordringar | 10 000 | |
| 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 % | 2 500 | |
| 1510 Kundfordringar | 12 500 |
Momsen i momsdeklarationen
Minskningen görs i momsdeklarationen för den period då förlusten konstaterades. Du minskar försäljningen i den ruta där den redovisades, till exempel ruta 05, och den utgående momsen i ruta 10, 11 eller 12 beroende på momssats. Momssatsen ska vara densamma som på den ursprungliga fakturan, och du behöver ingen kreditfaktura. Mer om rutorna står i bokföra moms.
Är kunden och du oense om priset eller om arbetet blev rätt utfört är det ingen kundförlust. Då ska du skicka en kreditfaktura i stället, se bokföra kreditfaktura.
Om kunden betalar senare
Får du betalt efter att förlusten är konstaterad, till exempel en utdelning i konkursen, ska du redovisa momsen igen i momsdeklarationen för den period du får pengarna. Får du hela beloppet, 12 500 kr:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1930 Företagskonto | 12 500 | |
| 3950 Återvunna, tidigare avskrivna kundfordringar | 10 000 | |
| 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 % | 2 500 |
3950 är BAS-kontot för återvunna kundfordringar. Det är inaktivt från början i POY och aktiveras i kontoplanen. Kontot har ingen momsruta (ruta i momsdeklarationen), så beloppet utan moms kommer inte med i ruta 05 av sig själv. Lägg till det där när du gör momsdeklarationen, eller bokför det på 3001 Försäljning inom Sverige, 25 % moms i stället.
Får du bara en del räknar du ut momsen på det du får: av 2 500 kr är momsen 500 kr.
Kundförlust i deklarationen
För inkomstskatten är reglerna inte lika stränga som för momsen. En nedskrivning för en befarad förlust kan vara avdragsgill även om förlusten inte är konstaterad. Momsen får du däremot bara tillbaka när förlusten är konstaterad.
Vanliga misstag
- Momsen återförs för tidigt. En befarad förlust ger ingen rätt att minska den utgående momsen.
- Hela beloppet skrivs ned. Den befarade förlusten är beloppet utan moms, eftersom momsen kommer tillbaka.
- Kreditfaktura i stället för kundförlust. En kreditfaktura är till för ändrade priser, inte för kunder som inte kan betala.
- Prisdispyt som kundförlust. Är priset omstritt krävs en kreditfaktura.
Kundförlust i POY
Med tillägget Fakturering kan du skicka påminnelser med avgift och dröjsmålsränta innan det blir en kundförlust, se påminnelseavgift och dröjsmålsränta. Själva kundförlusten bokför du som en vanlig verifikation. Kontrollera sedan i momsrapporten i Bokföring+ att minskningen av momsen kommer med i rätt period.
Aktivera kontona i POY
Kontona 6352 Befarade förluster på kundfordringar och 6351 Konstaterade förluster på kundfordringar är inaktiva från början i POY:s kontoplaner för K2 och K3. BAS markerar ett urval av konton som räcker för de flesta företag, och i POY är det urvalet aktivt från början. Behöver du något av kontona aktiverar du det under Kontoplan, så går det att välja när du bokför. Hur du gör står under Aktiva och inaktiva konton i kontoplan och kontering.