Att bokföra ett kvitto betyder att du delar upp beloppet i kostnad och moms, och visar hur det betalades. Kostnaden hamnar på ett kostnadskonto, momsen på 2641 och betalningen på det konto pengarna kom från. Kvittot sparas som verifikation.
Den här artikeln går igenom vad kvittot ska innehålla och hur du bokför det, med exempel från BAS-kontoplanen 2026.
Vad ett kvitto ska innehålla
Ett kvitto från en butik är oftast en förenklad faktura. Enligt Skatteverket får den användas när beloppet är högst 4 000 kr inklusive moms. Den ska minst ha:
- datum då kvittot utfärdades
- säljarens organisationsnummer eller momsregistreringsnummer
- vad som har köpts
- momsen, eller uppgifter så att momsen går att räkna ut
Är köpet större än 4 000 kr inklusive moms behöver du en fullständig faktura med ditt företags namn för att få dra av momsen. Be om det i kassan. Läs mer om fakturareglerna hos Skatteverket.
Kortslipen från terminalen räcker inte. Den visar bara att du har betalat, inte vad du har köpt.
Så bokför du ett kvitto i fyra steg
- Läs av totalbeloppet och momsen. Står momsen inte utskriven räknar du fram den. Vid 25 % är momsen beloppet delat med 5. Vid 12 % är den beloppet × 12 / 112, och vid 6 % beloppet × 6 / 106. Momskalkylatorn räknar åt dig.
- Välj kostnadskonto efter vad du köpte, till exempel 6110 för kontorsmaterial eller 5831 för hotell.
- Välj konto för betalningen: 1930 om du betalade med företagets kort eller konto, 1910 om du betalade kontant och ett skuldkonto om du betalade privat.
- Skriv vad köpet gällde om det inte framgår av kvittot, och spara kvittot med verifikationen.
Exempel 1: kontorsmaterial med företagskortet
Du köper papper och pärmar för 750 kr inklusive 25 % moms. Momsen är 750 / 5 = 150 kr:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 6110 Kontorsmateriel | 600 | |
| 2641 Debiterad ingående moms | 150 | |
| 1930 Företagskonto | 750 |
Exempel 2: ett kvitto med två momssatser
Ett hotellkvitto från en tjänsteresa har en övernattning för 1 120 kr, med 12 % moms, och parkering för 250 kr, med 25 % moms. Räkna ut momsen var för sig: 1 120 × 12 / 112 = 120 kr och 250 / 5 = 50 kr.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 5831 Kost och logi i Sverige | 1 000 | |
| 5619 Övriga kostnader för personbilar och mc, m.m. | 200 | |
| 2641 Debiterad ingående moms | 170 | |
| 1930 Företagskonto | 1 370 |
All ingående moms går till samma konto, 2641, oavsett momssats. Kostnaderna delar du upp så att resultaträkningen visar vad pengarna gick till.
Exempel 3: du betalade med ditt privata kort
Du köper en fackbok för 424 kr inklusive 6 % moms med ditt eget kort. Momsen är 424 × 6 / 106 = 24 kr. Företaget är skyldigt dig pengarna tills du får tillbaka dem.
I ett aktiebolag bokför du skulden till dig som ägare:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 6970 Tidningar, facklitteratur, m.m. | 400 | |
| 2641 Debiterad ingående moms | 24 | |
| 2893 Skulder till närstående personer, kortfristig del | 424 |
När bolaget betalar tillbaka bokför du 2893 i debet och 1930 i kredit. I en enskild firma bokförs ett sådant köp i stället som en egen insättning på 2018. Mer om det i bokföra privata utlägg.
Kvitton utan svensk moms
- Utländska kvitton, till exempel från en restaurang utomlands, har utländsk moms. Den kan du inte dra av i den svenska momsdeklarationen. Bokför hela beloppet som kostnad.
- Kvitton på momsfria köp, som frimärken eller försäkring, bokförs utan moms.
- Moms med begränsat avdrag gäller till exempel representation. Läs bokföra representation innan du bokför en kundlunch.
När ska kvittot bokföras
Kontanta betalningar ska bokföras senast nästa arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det går. Många samlar kvitton och bokför dem en gång i veckan eller i månaden, och det fungerar om du är noggrann med att alla kommer med.
Ett kvitto på papper får du slänga när du har sparat en bild eller skanning av det på ett betryggande sätt. Bokföringen ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Läs mer i hur länge måste man spara bokföringen.
Vanliga misstag
- Hela beloppet som kostnad. Är företaget momsregistrerat ska momsen bokas på 2641, annars betalar du för mycket moms.
- Bara kortslipen sparas. Den räcker inte som underlag.
- Privata köp i företaget. Ett kvitto som inte gäller verksamheten ska inte bokföras som kostnad.
- Förenklad faktura över 4 000 kr. Då får du inte dra av momsen. Be om en fullständig faktura.
- Ingen förklaring. Står det bara "diverse" på kvittot, skriv själv vad det gällde.
Kvitton i POY
Med tillägget Bilagor sparar du kvittot vid verifikationen, så att underlaget och bokföringen hänger ihop. Med tillägget Filanalys läser POY av leverantör, belopp och moms från kvittot och föreslår en kontering utifrån hur du har bokfört tidigare. Du kan prova analysen i kvittoanalysen.
Aktivera kontona i POY
Kontona 6110 Kontorsmateriel, 5619 Övriga kostnader för personbilar och mc, m.m. och 2893 Skulder till närstående personer, kortfristig del är inaktiva från början i POY:s kontoplaner för K2 och K3. BAS markerar ett urval av konton som räcker för de flesta företag, och i POY är det urvalet aktivt från början. Behöver du något av kontona aktiverar du det under Kontoplan, så går det att välja när du bokför. Hur du gör står under Aktiva och inaktiva konton i kontoplan och kontering.