En leverantörsfaktura bokför du antingen när den kommer in, med fakturametoden, eller när du betalar den, med kontantmetoden. Med fakturametoden blir fakturan först en skuld på konto 2440 Leverantörsskulder, och när du betalar nollställs skulden mot banken. Med kontantmetoden bokför du allt i ett steg på betalningsdagen.
Den här artikeln visar båda metoderna med samma faktura, och vad som gäller vid bokslutet. Kontona kommer från BAS-kontoplanen 2026.
Vilken metod får du använda
| Fakturametoden | Kontantmetoden | |
|---|---|---|
| Vem får använda den | Alla företag | Företag med en nettoomsättning på högst 3 miljoner kr per år |
| När fakturan bokförs | När den kommer in | När den betalas |
| När momsen dras av | För perioden då fakturan kom in | För perioden då fakturan betalades |
| Vid räkenskapsårets slut | Inget extra | Obetalda fakturor ska bokföras |
Fakturametoden ger en bättre bild av hur mycket företaget är skyldigt under året. Kontantmetoden är enklare, eftersom varje faktura bara bokförs en gång. Samma metod ska användas för både kund- och leverantörsfakturor.
Exemplet
En elektriker byter belysning i företagets lokal. Fakturan kommer den 15 oktober 2026 och är på 10 000 kr, varav 2 000 kr är moms. Förfallodagen är den 14 november 2026.
Fakturametoden: två verifikationer
1Fakturan kommer in, 15 oktober
Kostnaden och momsen bokförs direkt. Det du ska betala blir en skuld:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 5070 Reparation och underhåll av lokaler | 8 000 | |
| 2641 Debiterad ingående moms | 2 000 | |
| 2440 Leverantörsskulder | 10 000 |
Momsen hör till perioden då fakturan bokfördes, alltså oktober, även om du betalar i november.
2Du betalar fakturan, 14 november
Skulden försvinner och pengarna går från banken:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 2440 Leverantörsskulder | 10 000 | |
| 1930 Företagskonto | 10 000 |
Saldot på 2440 ska alltid motsvara de fakturor du har fått men inte betalat. Stäm av det mot listan över obetalda fakturor varje månad.
Kontantmetoden: en verifikation
Med kontantmetoden gör du ingenting när fakturan kommer, mer än att spara den. Den 14 november, när du betalar, bokför du allt på en gång:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 5070 Reparation och underhåll av lokaler | 8 000 | |
| 2641 Debiterad ingående moms | 2 000 | |
| 1930 Företagskonto | 10 000 |
Här hör momsen till november.
Vid räkenskapsårets slut
Även med kontantmetoden ska obetalda fakturor bokföras när räkenskapsåret tar slut. Säg att fakturan i stället kom den 15 december 2026 och betalas den 14 januari 2027. Då bokför du den den 31 december 2026 precis som med fakturametoden, mot 2440. Momsen kommer då med i den sista momsdeklarationen för året.
När du betalar i januari bokför du bara 2440 mot 1930, som i steg 2 ovan. Kostnaden och momsen är redan bokförda och ska inte bokföras igen.
Kreditnota från leverantören
Får du en kreditnota, till exempel för att något var fel, bokför du den som en faktura med omvända tecken. En kredit på 2 500 kr, varav 500 kr moms:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 2440 Leverantörsskulder | 2 500 | |
| 5070 Reparation och underhåll av lokaler | 2 000 | |
| 2641 Debiterad ingående moms | 500 |
Har du inte betalat originalfakturan än betalar du bara mellanskillnaden, 7 500 kr. Då blir 2440 noll när du bokför betalningen.
Om du betalar för sent
Lägger leverantören på dröjsmålsränta bokför du den separat på 8422 Dröjsmålsräntor för leverantörsskulder. Räntan har ingen moms. En påminnelseavgift har inte heller någon moms.
Fakturor från utlandet
En faktura från ett annat land bokförs på samma sätt, men momsen ser annorlunda ut. Köper du en tjänst från ett företag i ett annat EU-land har fakturan oftast ingen moms, och då räknar du ut momsen själv. Se bokföra moms. Är fakturan i en annan valuta bokför du den i kronor och kan få en kursdifferens när du betalar. Läs mer i bokföra valuta.
Vanliga misstag
- Fakturan bokförs två gånger med kontantmetoden: en gång i bokslutet och en gång igen vid betalningen.
- Momsen i fel period. Med fakturametoden hör momsen till perioden då fakturan bokförs, inte till betalningsdagen.
- 2440 stäms aldrig av. Ett saldo som inte stämmer med de obetalda fakturorna betyder att en betalning eller faktura har bokförts fel.
- Byte av metod mitt i året. Välj en metod och håll dig till den.
Leverantörsfakturor i POY
I POY bokför du en leverantörsfaktura som en vanlig verifikation, och med tillägget Bilagor sparar du fakturan vid den. Med tillägget Filanalys läser POY av leverantör, belopp och moms och föreslår kontot utifrån hur du har bokfört samma leverantör tidigare. Saldot på 2440 ser du i huvudboken, och där stämmer du av det mot de obetalda fakturorna.
Fler exempel på kostnader hittar du i bokföra kvitto och bokföra hyra.