Ett utkast är en transaktion som inte är registrerad än. Det har inget löpnummer, kan vara ofullständigt och kan ändras och raderas fritt. Det passar när du vill samla underlag under månaden och bokföra allt på en gång, eller när du väntar på ett kvitto innan du kan kontera klart. Utkast kräver Bokföring+. Utan Bokföring+ går Utkast i menyn inte att klicka på.
Ett utkast är inte bokfört. Bokföringslagen kräver att affärshändelser bokförs i tid, kontanta betalningar (sedlar och mynt) senast nästa arbetsdag och övriga så snart det går, så registrera dina utkast regelbundet. Läs mer om tidsgränserna i bokföringslagen.
Spara en transaktion som utkast
Det finns två sätt:
- Gå till Utkast i menyn och klicka på Skapa utkast.
- Börja på Transaktioner med Ny transaktion och klicka på Registrera som utkast i stället för Registrera.
Ett utkast får sparas fast det inte går jämnt ut eller saknar konto. Det enda som stoppar är ett beloppsfält med text som inte är ett belopp.
På sidan Redigera utkast finns bland annat:
- Spara och Spara och skapa ny för att fortsätta med nästa utkast direkt.
- Skapa kopia, som öppnar en ny transaktion med samma innehåll.
- Radera, som tar bort utkastet.
- Ladda upp verifikat om du har tillägget Bilagor.
- Aktivera autokontering: när det är på föreslår POY konton utifrån texten och liknande tidigare transaktioner.
Utkastlistan
Sidan Utkast visar alla utkast i räkenskapsåret. Du kan:
- söka på text med Sök och välja en period.
- filtrera på Balanserade, Bilagor, Åtgärd och Valda. Rensa tar bort filtren.
- dra en konteringsmall från listan bredvid tabellen och släppa den på ett utkast, så konteras det enligt mallen. Se konteringsmallar i POY.
- dra ett utkast och släppa det på ett annat för att slå ihop dem. POY frågar först med Slå ihop utkast.
- välja Analysera okonterade i menyn ⋮ (Fler åtgärder), den sista knappen i verktygsfältet. POY letar då efter konteringar för utkasten bland dina konteringsmallar och tidigare transaktioner, och efter möjliga överföringar mellan egna konton. Föreslagna åtgärder visas i kolumnen Åtgärd. Kontrollera dem och klicka på Utför åtgärder för att genomföra de som är markerade.
- Använder du projekt eller kostnadsställen kan du sätta dem på alla utkast som matchar filtret med Sätt projekt och Sätt kostnadsställe i menyn Ändra filtrerade.
Med Ladda upp kan du ladda upp kvitton och fakturor (bilder, pdf eller html), så blir varje fil ett utkast. Kontoutdrag i CSV laddar du i stället upp under Kontosynkronisering, som du också når från menyn ⋮ (Fler åtgärder) på sidan Utkast.
Registrera flera utkast på en gång
- Klicka på Registrera utkast på sidan Utkast.
- Sidan Registrera utkast som transaktioner listar utkasten i datumordning. Utkast som går jämnt ut är gröna, de som inte gör det är röda.
- Välj Transaktionsserie. Bredvid ser du Nästa transaktionsnummer, och i kolumnen Ver vilket nummer varje utkast får.
- Kryssa i eller ur i kolumnen Registrera.
- Klicka på Registrera valda.
Utkasten registreras i datumordning, så att löpnumren följer datumen. Därför kan du bara registrera en obruten följd från början av listan: det första röda utkastet, eller ett utkast med "(rad utan belopp)", stoppar resten. Kryssar du ur ett utkast tas även alla efter det bort ur urvalet. Rätta eller radera utkastet som stoppar, så kan du registrera resten.
När utkasten är registrerade försvinner de ur utkastlistan och finns under Transaktioner.
Flytta utkast till nästa räkenskapsår
Ett utkast med datum efter räkenskapsårets slut kan inte registreras i det året. Det händer till exempel när du laddar upp ett kontoutdrag som går över årsskiftet.
- Skapa nästa räkenskapsår om det inte redan finns. Det ska börja dagen efter det nuvarande årets slut. Se räkenskapsår i POY.
- Välj Flytta till nästa år i menyn ⋮ (Fler åtgärder) på sidan Utkast. Valet går bara att välja när det finns utkast med datum efter årets slut.
- Kontrollera listan över utkast som flyttas och klicka på Flytta utkast.
Bilagorna följer med till nästa år.
Utkast i rapporter
I rapporterna, till exempel Balansrapport, Resultatrapport, Huvudbok och Momsrapport, finns knappen Utkast. Är den ikryssad räknas utkasten med i rapporten. Det är praktiskt för att se hur resultatet ser ut innan allt är registrerat, men kom ihåg att siffrorna då inte bara bygger på bokförda transaktioner. Lämna knappen urkryssad när du tar fram underlag för deklarationer.