Bokföringslagen (1999:1078) bestämmer vem som måste bokföra och hur. Alla aktiebolag och alla som driver näringsverksamhet som enskild firma är bokföringsskyldiga. Affärshändelserna ska bokföras löpande, varje affärshändelse ska ha en verifikation, och bokföringen ska sparas i sju år. Vid varje räkenskapsårs slut ska bokföringen avslutas med ett bokslut.
Här är lagens viktigaste krav, med länkar till där vi går igenom dem mer.
Vem är bokföringsskyldig?
- Aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar: alltid.
- Enskilda näringsidkare: alla som driver näringsverksamhet, oavsett storlek.
- Ideella föreningar: om föreningen driver näringsverksamhet, om tillgångarna är värda mer än 1,5 miljoner kr eller om den är moderföretag i en koncern.
Den som har en hobby är inte bokföringsskyldig. Läs om skillnaden i hobbyverksamhet, om vem som måste bokföra och om bokföring i föreningar.
När ska affärer bokföras?
Lagen kräver att kontanta in- och utbetalningar bokförs senast nästa arbetsdag, och att övriga affärshändelser bokförs så snart det kan ske. Bokföringsnämndens allmänna råd tillåter att de bokförs senare:
- alla företag får bokföra senast 50 dagar efter utgången av månaden
- företag med en omsättning på högst 3 miljoner kr får bokföra senast 50 dagar efter utgången av kvartalet
- de minsta företagen, med högst 1 miljon kr i omsättning och högst 50 verifikationer med sammanlagt 250 affärshändelser per år, får bokföra senast 60 dagar efter räkenskapsårets slut (en enskild firma senast när deklarationen ska lämnas)
Kontanta betalningar, som försäljning i en kassa, ska alltid bokföras senast nästa arbetsdag. Med kontantmetoden räknas tiden från betalningen. Läs om kontantmetoden och faktureringsmetoden.
Verifikationer
Varje affärshändelse ska ha en verifikation som visar vad som hänt: datum, vad det gäller, belopp och motpart. Oftast är det kvittot eller fakturan. Verifikationerna ska numreras i en obruten serie. Läs om verifikationer och kvitton.
Grundbokföring och huvudbokföring
Affärshändelserna ska bokföras både i den ordning de inträffat, grundbokföring, och sorterade per konto, huvudbokföring. Ett bokföringsprogram gör båda samtidigt. Läs om dubbel bokföring.
Arkivering i sju år
Räkenskapsinformationen ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Den ska förvaras i Sverige, men digitalt material får förvaras i ett annat EU-land om du anmäler det. Sedan den 1 juli 2024 får papperskvitton slängas när de har skannats in. Läs om hur länge bokföringen ska sparas.
Bokslut
Bokföringen ska avslutas med ett bokslut varje räkenskapsår:
- Årsredovisning för aktiebolag och andra företag som är skyldiga att göra en.
- Förenklat årsbokslut för enskilda näringsidkare och ideella föreningar med en omsättning på normalt högst 3 miljoner kr.
- Årsbokslut för övriga.
Läs om bokslut i aktiebolag och förenklat årsbokslut.
Bokföringsnämnden
Bokföringsnämnden, BFN, är den myndighet som tar fram allmänna råd om hur lagen ska tillämpas, så kallad god redovisningssed. Det är BFN som står bakom regelverken K2 och K3 och reglerna om när mindre företag får bokföra senare.
Regeringen har gett BFN i uppdrag att förbereda en avveckling. Enligt regeringens förslag förs uppgifterna över till Revisorsinspektionen den 1 januari 2027, som då byter namn till Myndigheten för redovisning och revision. Reglerna i de allmänna råden fortsätter att gälla. Se bfn.se.
Om lagen inte följs
Den som inte sköter bokföringen kan dömas för bokföringsbrott, med böter eller fängelse. Läs om bokföringsbrott.
Läs hela lagen hos riksdagen.
Vanliga frågor om bokföringslagen
Måste man ha kvitto till bokföringen?
Ja, varje affärshändelse ska ha en verifikation. Har du inget kvitto skriver du en egen verifikation som beskriver affären, men momsen får du bara dra av med ett kvitto eller en faktura som visar den.
Är Swish ett giltigt kvitto?
En Swish-betalning visar bara att pengar har betalats, inte vad du köpt eller momsen. Be om ett kvitto. Har du sålt något och fått betalt med Swish är kvittot du lämnar kunden ditt underlag. Läs mer i bokföra Swish och kortbetalningar.
När inträder bokföringsskyldigheten?
Ett aktiebolag är bokföringsskyldigt från att det bildas, även innan det är registrerat. En enskild firma blir bokföringsskyldig när näringsverksamheten börjar, och det kan vara innan du har F-skatt. Spara därför underlag även från tiden innan företaget registrerades.
Gäller bokföringslagen en förening?
En ideell förening är bokföringsskyldig om den driver näringsverksamhet eller har tillgångar över 1,5 miljoner kr. Övriga föreningar behöver inte följa bokföringslagen, men ska ändå kunna redovisa för medlemmarna.