En affärshändelse bokför du i POY som en transaktion. Transaktion är POY:s ord för en verifikation: ett datum, en text och minst två rader där summan av debet och summan av kredit är lika stora. Att registrera transaktioner ingår i Bokföring, alltså även i gratisnivån. Vill du bifoga kvittot direkt behöver du tillägget Bilagor, och vill du spara halvfärdiga transaktioner som utkast behöver du Bokföring+.
Är debet och kredit nytt för dig, läs först hur dubbel bokföring fungerar.
Registrera en ny transaktion
- Gå till Transaktioner i menyn och klicka på Ny transaktion. Sidan Registrera transaktion öppnas.
- Kontrollera Datum. POY föreslår datumet för den senaste transaktionen i räkenskapsåret. Datumet måste ligga inom det räkenskapsår som är valt.
- Skriv en Text som beskriver affärshändelsen, till exempel "Kontorsmateriel Clas Ohlson".
- Fyll i raderna: ett konto och ett belopp i Debet eller Kredit per rad. Du kan söka på kontonummer eller kontonamn i kontofältet. En ny tom rad dyker upp när du fyller i den sista.
- Kontrollera att Differens längst ned är 0.
- Skriv gärna en Anteckning om något behöver förklaras.
- Klicka på Registrera.
När transaktionen är registrerad kommer du tillbaka till listan. En kort bekräftelse visar transaktionens nummer, till exempel "A-12 är bokförd", och raden lyser upp i listan.
POY räknar ut beloppen åt dig
Du behöver inte räkna ut varje belopp själv:
- Motkonto fylls i automatiskt. När du väljer konto på en ny rad och transaktionen inte går jämnt ut, fyller POY i det belopp som saknas på den raden.
- Skriv 0 i debet- eller kreditrutan, så räknar POY ut det belopp som får transaktionen att gå jämnt ut.
- Räkna i fältet. Du kan skriva ett uttryck, till exempel
1250*0,8, så räknas det ut när du lämnar fältet. - Procent av största beloppet. Skriver du till exempel
20%blir beloppet 20 procent av det största beloppet i transaktionen. - Utländsk valuta. Skriver du en valutakod efter beloppet, till exempel
100 EUR, räknar POY om det till kronor med Riksbankens kurs för transaktionens datum, eller närmast föregående bankdag om det saknas en kurs den dagen.
Exempel: inköp för 1 250 kr inklusive 25 % moms
- Välj konto 1930 och skriv 1 250 i Kredit.
- Välj konto 2641 Debiterad ingående moms och skriv
20%i Debet. Det blir 250 kr, eftersom momsen är 20 procent av priset inklusive 25 % moms. - Välj kostnadskontot, till exempel 6110 Kontorsmateriel. POY fyller i 1 000 kr i debet. 6110 är inaktivt från början, så första gången frågar POY om du vill aktivera kontot.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 6110 Kontorsmateriel | 1 000 | |
| 2641 Debiterad ingående moms | 250 | |
| 1930 Företagskonto | 1 250 |
POY lägger inte till momsrader automatiskt när du registrerar för hand. Använder du samma uppställning ofta kan du spara den som en konteringsmall, så fylls momsraden i åt dig. Vilken moms som gäller för olika köp står i moms kort och begripligt.
Enkelt läge och Avancerat läge
Under raderna finns knappar för att byta läge:
- Avancerat läge visar tabellen med Konto, Benämning, Debet och Kredit (och Kostnadsställe och Projekt om du använder dem). Här kan du ha hur många rader som helst.
- Enkelt läge visar bara två rader, Konto och Belopp. Beloppet på den andra raden blir automatiskt motsatsen till det första. Enkelt läge går bara att välja när transaktionen har två rader.
I avancerat läge finns också Representation, som räknar ut avdragsgill och ej avdragsgill del och moms för en lunch, middag eller enklare förtäring, och listan Applicera konteringsmall. Läs mer om reglerna i bokföra representation.
Felmeddelanden när du registrerar
POY registrerar inte transaktionen förrän allt stämmer. De vanligaste meddelandena:
- Datum måste vara inom räkenskapsåret: byt datum eller välj rätt räkenskapsår i menyn högst upp.
- Text måste anges: fyll i fältet Text.
- Kontot finns inte i kontoplanen: kontonumret finns inte i räkenskapsårets kontoplan. Lägg till kontot, se kontoplanen i POY.
- Belopp måste anges: en rad har konto men inget belopp.
- Summan av debet och kredit måste vara noll: transaktionen går inte jämnt ut. Titta på Differens.
Löpnummer och serie
Varje transaktion får ett löpnummer automatiskt när du klickar på Registrera, till exempel A-12. Bokstaven är serien. Ett nytt räkenskapsår i POY får serien A (Löpande bokföring), och numreringen börjar om på 1 varje räkenskapsår. Du kan inte välja nummer själv, så det blir inga luckor. Bokföringslagen kräver att verifikationerna går att identifiera, och numret är det du skriver på kvittot om du har det på papper. Läs mer om verifikationer och kvitton.
Bifoga kvitto
Har du tillägget Bilagor klickar du på Ladda upp verifikat eller drar filen till sidan. Bilder och pdf:er fungerar. Har du också tillägget Filanalys läser POY datum, text och belopp från kvittot och fyller i det som saknas, se filanalys i POY. Kontrollera alltid förslaget innan du registrerar.
Hitta en transaktion i listan
På sidan Transaktioner visas alla transaktioner i det valda räkenskapsåret med nummer, datum, text, konton och belopp.
- Sök söker i transaktionernas text (och i namnen på kostnadsställen och projekt).
- Med datumväljaren visar du bara en period.
- Klicka på en kolumnrubrik, till exempel Datum, för att sortera.
- Klicka på en rad för att öppna transaktionen. Där kan du bläddra med Föregående och Nästa.
Behöver du ändra en registrerad transaktion, läs rätta en transaktion i POY.