Det finns en del ord kring fakturor som är bra att kunna. Här förklarar vi de vanligaste: OCR-nummer, GLN-nummer, kontantfaktura, självfaktura, makulerad faktura och faktura med rotavdrag. Vad en faktura alltid ska innehålla läser du i fakturaprogram och fakturans innehåll, och vill du skapa en faktura direkt kan du använda vår fakturamall.
Vad är ett OCR-nummer?
Ett OCR-nummer är ett referensnummer som kunden anger när hen betalar en faktura till ditt bankgiro eller plusgiro. Med OCR-numret kan betalningen kopplas automatiskt till rätt faktura, utan att du behöver leta efter vem som betalat vad. Den sista siffran är en kontrollsiffra, så banken kan upptäcka om kunden skrivit fel.
Du skapar OCR-numret själv, ofta av fakturanumret med en kontrollsiffra, eller låter fakturaprogrammet göra det. För att banken ska kontrollera numret behöver du anmäla OCR-referenser för bankgirot hos din bank. Läs om bankgiro och företagskonto.
Vad är ett GLN-nummer?
GLN, Global Location Number, är ett 13-siffrigt nummer som identifierar ett företag eller en plats, till exempel ett lager eller en avdelning. Det används i e-handel och för elektroniska fakturor, så att fakturan hamnar hos rätt mottagare. GLN-nummer delas ut av GS1 Sweden.
Säljer du till offentlig sektor ska fakturorna vara elektroniska, och då kan kunden be dig använda ett GLN-nummer, eller ett annat id som organisationsnumret, som adress i fakturan.
Vad är en kontantfaktura?
En kontantfaktura är en faktura som skrivs när kunden betalar direkt, kontant, med kort eller Swish. Den är både kvitto och faktura. I vissa verksamheter kan kontantfakturor användas i stället för ett kassaregister. De ska ha ett löpnummer, visa köparens namn och adress, uppfylla kraven på en verifikation och bokföras senast nästa arbetsdag. Läs mer om kontantmetoden och faktureringsmetoden.
Vad är självfaktura och självfakturering?
Vid självfakturering är det köparen som skriver fakturan åt säljaren. Det är vanligt när köparen har bäst koll på vad som levererats, till exempel ett sågverk som köper virke av skogsägare eller en plattform som betalar ut till sina säljare.
För att det ska vara tillåtet ska säljaren och köparen ha kommit överens om det i förväg, säljaren ska godkänna varje faktura och fakturan ska vara märkt med "Självfakturering". För säljaren är självfakturan underlaget för försäljningen, och den bokförs som en vanlig kundfaktura.
Vad betyder makulerad faktura?
Makulerad betyder ogiltigförklarad. En faktura som har skapats men aldrig skickats kan makuleras, till exempel om du skrev fel. Den finns kvar i nummerserien, markerad som makulerad, så att det syns varför ett fakturanummer saknas.
En faktura som redan har skickats till kunden får du inte makulera. Då skickar du i stället en kreditfaktura som tar bort hela eller en del av beloppet, och vid behov en ny faktura. Läs om kreditfakturor.
I POY kan en låst faktura som inte har skickats makuleras. Den får då en stämpel "Makulerad" och ligger kvar i serien.
Faktura med rotavdrag
Gör du rotarbete åt en privatperson drar du av rotavdraget direkt på fakturan, och ansöker sedan om att få beloppet från Skatteverket. År 2026 är rotavdraget 30 % av arbetskostnaden, och högst 50 000 kr per person och år. Fakturan ska visa:
- kundens namn och personnummer
- vilken bostad arbetet gäller, med fastighetsbeteckning eller bostadsrättsföreningens organisationsnummer och lägenhetsnummer
- arbetskostnaden separat från material och resor, som inte ger avdrag
- rotavdraget och det belopp kunden ska betala
Kunden måste betala sin del elektroniskt, och du ansöker om utbetalningen hos Skatteverket efter att kunden har betalat. Läs mer hos Skatteverket. POY:s fakturering har inget stöd för rotavdrag i dag.
Vanliga frågor
Vad ska stå på ett enkelt fakturaunderlag?
Ett fakturaunderlag är det du använder för att skapa fakturan, till exempel tidrapporter eller en lista över levererade varor. Själva fakturan ska ha bland annat datum, fakturanummer, säljarens och köparens namn och adress, momsregistreringsnummer, vad som sålts och momsen. Fyll i allt i fakturamallen, så ser du om något saknas.
Kan jag göra en faktura i Word?
Ja, så länge den har alla uppgifter en faktura ska ha. Men det är lätt att missa något eller räkna fel på momsen. Med fakturamallen fyller du i och laddar ned en PDF, och mallen kontrollerar att uppgifterna finns med.