När du ska anställa första gången behöver företaget registrera sig som arbetsgivare hos Skatteverket innan den första lönen betalas ut. Sedan gör du skatteavdrag, betalar arbetsgivaravgifter och lämnar en arbetsgivardeklaration varje månad som du betalar ut lön. Här går vi igenom stegen i ordning, med ett räknat exempel på den första lönen.
Checklista inför första anställningen
| Steg | Vad du gör | När |
|---|---|---|
| 1 | Kom överens om lön och villkor och ge skriftlig information om anställningen | Senast 7 kalenderdagar efter första arbetsdagen (huvudregeln) |
| 2 | Registrera företaget som arbetsgivare hos Skatteverket | Innan lönen betalas ut |
| 3 | Ta reda på skatteavdraget (skattetabell eller jämkning) | Före första löneutbetalningen |
| 4 | Betala ut lönen och ge en lönespecifikation | På lönedagen |
| 5 | Lämna arbetsgivardeklaration och betala skatt och avgifter | Senast den 12:e månaden efter, den 17:e i januari och augusti om omsättningen är högst 40 miljoner kr per år |
Registrera dig som arbetsgivare
Du registrerar företaget som arbetsgivare via verksamt.se eller med Skatteverkets blankett Företagsregistrering (SKV 4620). E-tjänsten går oftast snabbare. Det gäller även aktiebolag där bara du som ägare tar ut lön: du räknas som anställd i ditt eget bolag, och bolaget ska då vara registrerat som arbetsgivare. Läs mer hos Skatteverket.
Du behöver registrera dig som arbetsgivare när du ska betala ersättning för arbete till någon som inte har F-skatt. Anlitar du ett företag med F-skatt är det inte en anställning, och då gör du varken skatteavdrag eller betalar arbetsgivaravgifter.
Anställningsavtal och skriftlig information
Ett anställningsavtal kan vara muntligt, men du är skyldig att lämna skriftlig information om de viktigaste villkoren, till exempel lön, arbetstid, arbetsuppgifter, anställningsform och semester. Huvudregeln är att det ska ske inom 7 kalenderdagar efter att arbetet har börjat. Skriv hellre ett avtal direkt, så finns allt på ett ställe.
Vad kostar en anställd?
Utöver lönen betalar företaget arbetsgivaravgifter. Full avgift 2026 är 31,42 %. För den som är född 1938–1958 gäller bara ålderspensionsavgiften, 10,21 %. För unga födda 2003–2007 gäller en tillfälligt sänkt avgift på 20,81 % på lön upp till 25 000 kr i månaden, för lön som betalas ut från april 2026 till och med september 2027. Räkna på din egen situation i lönekostnadskalkylatorn.
Är det din första anställda kan företaget dessutom få tillbaka en stor del av avgifterna genom växa-stöd.
Exempel: den första lönen
Anna anställs som tjänsteman med 30 000 kr i månadslön. Hon är född 1990, så full arbetsgivaravgift gäller. Enligt hennes skattetabell blir skatteavdraget i exemplet 6 300 kr.
- Nettolön: 30 000 − 6 300 = 23 700 kr
- Arbetsgivaravgifter: 30 000 × 31,42 % = 9 426 kr
- Total kostnad för företaget: 39 426 kr i månaden
På lönedagen bokför du lönen och skatteavdraget:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 7210 Löner till tjänstemän | 30 000 | |
| 2710 Personalskatt | 6 300 | |
| 1930 Företagskonto | 23 700 |
Samma månad bokför du arbetsgivaravgifterna:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 7511 Arbetsgivaravgifter för löner och ersättningar | 9 426 | |
| 2730 Lagstadgade sociala avgifter och särskild löneskatt | 9 426 |
Månaden efter lämnar du arbetsgivardeklarationen och betalar 6 300 + 9 426 = 15 726 kr till skattekontot. Hela flödet till skattekontot finns i bokföra lön.
Arbetsgivardeklarationen varje månad
Arbetsgivardeklarationen redovisar lön, förmåner, skatteavdrag och arbetsgivaravgifter, med en individuppgift per anställd. Den ska vara inne senast den 12:e i månaden efter att lönen betalades ut. I januari och augusti är sista dagen den 17:e, om företagets omsättning är högst 40 miljoner kr per år. Lön som betalas ut i mars redovisas alltså i april. Blir något fel kan du rätta arbetsgivardeklarationen i efterhand.
Den anställda ska också få en lönespecifikation som visar det du redovisar till Skatteverket.
Annat att tänka på
- Semester. En anställd har rätt till 25 semesterdagar per år enligt semesterlagen. Läs om semesterlön och semesterersättning.
- Sjukdom. De första 14 dagarna av en sjukperiod betalar du sjuklön.
- Kollektivavtal. Är företaget bundet av ett kollektivavtal styr det ofta lön, pension och försäkringar. Utan avtal gäller lagarna.
- Pension. Tjänstepension är frivillig utan kollektivavtal, men vanlig. På pensionspremier betalar företaget särskild löneskatt i stället för arbetsgivaravgifter.
Vanliga misstag
- Lön betalas ut före registreringen. Registrera dig som arbetsgivare i god tid före den första lönedagen.
- Arbetsgivaravgifterna glöms i kalkylen. En lön på 30 000 kr kostar närmare 40 000 kr med full avgift.
- Fel månad i deklarationen. Lön redovisas för den månad den betalas ut, inte den månad den avser.
- Ägaren i aktiebolaget räknas inte. Tar du ut lön från ditt eget aktiebolag är bolaget arbetsgivare även om du är ensam.
Lön i POY
Med tillägget Lön räknar POY ut skatteavdraget från Skatteverkets skattetabeller eller en jämkning, och arbetsgivaravgifterna efter den anställdas ålder. Du får lönespecifikationen som PDF och arbetsgivardeklarationen som en fil att ladda upp hos Skatteverket. Lönen, skatten och avgifterna bokförs åt dig.