Ett julbord eller en personalfest är intern representation, och den är en skattefri förmån för de anställda. För företaget är det dock bara delvis avdragsgillt: maten ger inget avdrag i deklarationen, men en del av momsen får dras av och kringkostnader som lokal och underhållning är avdragsgilla upp till 180 kr per person. Här går vi igenom reglerna och bokföringen med exempel.
Skattefritt för de anställda
En personalfest som julbord, sommarfest eller kickoff räknas som intern representation. Mat och dryck, även alkohol, är då skattefri för de anställda. Det gäller också anställdas make, maka eller sambo och hemmavarande barn som följer med.
Sammankomsten ska vara tillfällig och kortvarig, högst en vecka. Läs mer hos Skatteverket.
Avdrag och moms för företaget
| Kostnad | Avdrag i deklarationen | Avdrag för moms |
|---|---|---|
| Mat och dryck | Inget avdrag | Moms på högst 300 kr exkl. moms per person och tillfälle |
| Kringkostnader, till exempel hyra av möbler, ljud och underhållning | Högst 180 kr exkl. moms per person | Moms på högst 180 kr exkl. moms per person |
Avdrag för personalfest får göras för högst två fester per år. Momsavdrag förutsätter att företaget har momspliktig verksamhet.
Momsen på mat och dryck
Restaurangmat har 12 % moms. Bjuder du bara på mat och alkoholfri dryck får du dra av högst 12 % av 300 kr, alltså 36 kr per person. Ingår alkohol, som har 25 % moms, kan du antingen fördela underlaget efter de faktiska kostnaderna eller använda Skatteverkets schablon på 46 kr per person, om kostnaden är över 300 kr exkl. moms per person. Köper du färdiglagad mat utan servering, som har 6 % moms från 1 april 2026, är schablonen 33 kr per person om alkohol ingår. Utan alkohol får du dra av högst 6 % av 300 kr, alltså 18 kr per person. Läs mer om moms vid representation hos Skatteverket.
Exempel 1: julbord på restaurang
Företaget bjuder 10 anställda på julbord. Notan är 7 000 kr exkl. moms för mat och alkoholfri dryck, plus 840 kr i moms med 12 %, totalt 7 840 kr.
- Momsavdrag: högst 300 × 10 = 3 000 kr i underlag, 12 % = 360 kr
- Resten av momsen, 840 − 360 = 480 kr, blir en kostnad
- Maten ger inget avdrag i deklarationen
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 7632 Personalrepresentation, ej avdragsgill | 7 480 | |
| 2641 Debiterad ingående moms | 360 | |
| 1930 Företagskonto | 7 840 |
Kontot 7632 visar att beloppet inte är avdragsgillt och ska läggas tillbaka i deklarationen, så att det inte minskar den skattepliktiga vinsten.
Exempel 2: kringkostnader för festen
Till festen hyr företaget bord, stolar och ljudanläggning för 2 500 kr exkl. moms, plus 625 kr i moms med 25 %.
- Avdrag i deklarationen: högst 180 × 10 = 1 800 kr
- Momsavdrag: 25 % av 1 800 = 450 kr
- Ej avdragsgillt: 700 kr plus momsen på det, 175 kr
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 7631 Personalrepresentation, avdragsgill | 1 800 | |
| 7632 Personalrepresentation, ej avdragsgill | 875 | |
| 2641 Debiterad ingående moms | 450 | |
| 1930 Företagskonto | 3 125 |
Julbord med kunder
Bjuder du också kunder eller samarbetspartner är det extern representation för deras del. Den har delvis andra regler, till exempel för teater och evenemang. Läs mer i bokföra representation.
Vanliga misstag
- Maten dras av i deklarationen. Mat och dryck vid personalfest är inte avdragsgill. Bokför den på 7632.
- All moms dras av. Momsavdraget är begränsat till 300 kr per person i underlag för mat och 180 kr för kringkostnader.
- Fler än två fester per år. Avdrag ges för högst två personalfester per år.
- Ingen deltagarlista. Skriv upp vilka som var med och varför. Det behövs för att räkna avdragen per person.
Personalfest i POY
POY har ingen särskild funktion för representation. Du bokför notan som en vanlig verifikation, gärna med en konteringsmall, och med tillägget Bilagor sparar du kvittot och deltagarlistan vid verifikationen. Andra skattefria förmåner är julklappar och gåvor till anställda och friskvårdsbidrag.