Ett offentligt bidrag bokför du i regel som en intäkt på 3980 Erhållna offentliga bidrag, utan moms. Två undantag är viktiga: ett bidrag som ska täcka kostnader du inte har haft ännu bokförs som en förutbetald intäkt, och ett bidrag till ett inventarie minskar inventariets anskaffningsvärde. Här är exempel på alla tre.
Vad är ett offentligt bidrag
Ett offentligt bidrag kommer från staten, en kommun, en region, EU eller en myndighet. Du får det för att du uppfyller vissa villkor, inte som betalning för något du säljer. Exempel är stöd från Arbetsförmedlingen, regionala företagsstöd, innovationsbidrag och EU-bidrag.
Pengar från en privat stiftelse eller en kund är inte offentliga bidrag. Dem bokför du på 3990 Övriga ersättningar, bidrag och intäkter, eller som försäljning om det är betalning för något.
Kontona för bidrag
| Konto | Namn | Används till |
|---|---|---|
| 3980 | Erhållna offentliga bidrag | Offentliga bidrag i allmänhet |
| 3981 | Erhållna EU-bidrag | Bidrag från EU |
| 3985 | Erhållna statliga bidrag | Bidrag från staten |
| 3987 | Erhållna kommunala bidrag | Bidrag från kommun eller region |
| 3988 | Erhållna offentliga bidrag för personal | Till exempel anställningsstöd och lönebidrag |
| 3990 | Övriga ersättningar, bidrag och intäkter | Bidrag som inte är offentliga |
För de flesta små företag räcker 3980. Underkontona är bra om du får flera olika bidrag och vill hålla isär dem.
Moms på bidrag
Ett bidrag har i regel ingen moms, eftersom du inte säljer något till den som betalar. Bokför hela beloppet som intäkt, och ta inte med det i momsdeklarationen.
Undantaget är bidrag som är direkt kopplade till priset på det du säljer, så att kunden betalar mindre tack vare bidraget. Då kan bidraget räknas in i beskattningsunderlaget för moms. Är du osäker, fråga Skatteverket eller den som betalar ut bidraget.
Att bidraget saknar moms påverkar inte din rätt att dra av momsen på det du köper för pengarna, så länge inköpen hör till den momspliktiga verksamheten.
Exempel: bidrag till kostnader
Företaget får ett bidrag på 50 000 kr från regionen för att anlita en konsult. Du har redan haft kostnaderna, och villkoren är uppfyllda. Pengarna kommer in på kontot:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1930 Företagskonto | 50 000 | |
| 3980 Erhållna offentliga bidrag | 50 000 |
Konsultkostnaden bokförs som vanligt på sitt eget konto. Bidraget minskar inte kostnaden, utan redovisas som en egen intäkt. Det följer av de allmänna råden för K2: bidrag som ska täcka rörelsekostnader redovisas som övriga rörelseintäkter.
Exempel: bidrag i förväg för kommande kostnader
Du får 100 000 kr i förväg för ett projekt som pågår i ett år. Villkoret är att projektet genomförs, annars ska pengarna betalas tillbaka. När pengarna kommer har du ännu inte haft kostnaderna som bidraget ska täcka, så det bokförs som en förutbetald intäkt:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1930 Företagskonto | 100 000 | |
| 2990 Övriga upplupna kostnader och förutbetalda intäkter | 100 000 |
I takt med att projektet genomförs och kostnaderna uppstår flyttar du motsvarande del till intäkt. Vid bokslutet har du genomfört 40 % av projektet:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 2990 Övriga upplupna kostnader och förutbetalda intäkter | 40 000 | |
| 3980 Erhållna offentliga bidrag | 40 000 |
Resten, 60 000 kr, ligger kvar som förutbetald intäkt till nästa år. Blir det klart att pengarna ska betalas tillbaka, till exempel för att projektet avbryts, flyttar du beloppet till en skuld i stället, till exempel 2890 Övriga kortfristiga skulder. Läs mer om att fördela intäkter mellan år i bokföra periodisering.
Exempel: bidrag till ett inventarie
Du köper en maskin för 200 000 kr utan moms och får ett investeringsbidrag på 60 000 kr för den. Bidraget bokförs inte som intäkt. I stället minskar det maskinens anskaffningsvärde:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1930 Företagskonto | 60 000 | |
| 1220 Inventarier, verktyg och installationer | 60 000 |
Maskinen står nu för 140 000 kr, och det är det beloppet du skriver av. Se bokföra inventarier och avskrivning.
Exempel: stöd för anställda
Arbetsförmedlingen betalar ett stöd på 12 000 kr för en anställd. Bokför det på 3988, så syns det skilt från andra bidrag:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1930 Företagskonto | 12 000 | |
| 3988 Erhållna offentliga bidrag för personal | 12 000 |
Kommer pengarna till skattekontot i stället för till banken bokför du 1630 Avräkning för skatter och avgifter (skattekonto) i debet i stället för 1930. Lönen och arbetsgivaravgifterna bokförs som vanligt.
Växa-stödet för den första anställda fungerar på ett eget sätt. Det går vi igenom i växa-stöd.
Skatt på bidrag
Bidrag till verksamheten är i regel skattepliktiga intäkter. Bidrag till ett inventarie minskar i stället anskaffningsvärdet som du gör värdeminskningsavdrag på. Reglerna finns i 29 kap. inkomstskattelagen. Villkoren för varje bidrag står i beslutet. Läs dem noga och spara beslutet som verifikation.
Ska bidraget betalas tillbaka
Om du inte uppfyller villkoren kan du behöva betala tillbaka bidraget. Har du redan bokfört det som intäkt bokför du återbetalningen som en minskning av samma intäkt, eller som en skuld när kravet kommer. Har bidraget minskat ett inventaries värde ökar värdet igen med det belopp du betalar tillbaka.
Vanliga misstag
- Moms på bidraget. Ett vanligt bidrag har ingen moms.
- Bidraget kvittas mot kostnaden. Bidrag till kostnader redovisas som en egen intäkt.
- Hela bidraget som intäkt direkt, fast kostnaderna det ska täcka kommer senare.
- Investeringsbidrag som intäkt. Det ska minska inventariets värde.
- Beslutet saknas i bokföringen. Beslutet är underlaget, och visar villkoren.
Bidrag i POY
POY har ingen särskild funktion för bidrag. Du bokför dem som vanliga verifikationer, och kan spara beslutet som bilaga vid verifikationen med tillägget Bilagor. Kontona i 3980-serien finns i BAS-kontoplanen i POY, men bara 3980 är aktivt från början. Underkontona aktiverar du när du behöver dem.
Aktivera kontona i POY
Kontona 3981 Erhållna EU-bidrag, 3985 Erhållna statliga bidrag, 3987 Erhållna kommunala bidrag, 3988 Erhållna offentliga bidrag för personal och 3990 Övriga ersättningar, bidrag och intäkter är inaktiva från början i POY:s kontoplaner för K2 och K3. BAS markerar ett urval av konton som räcker för de flesta företag, och i POY är det urvalet aktivt från början. Behöver du något av kontona aktiverar du det under Kontoplan, så går det att välja när du bokför. Hur du gör står under Aktiva och inaktiva konton i kontoplan och kontering.