En kurs eller utbildning bokför du på konto 7610 Utbildning, med momsen på 2641. En konferens består oftast av flera delar: lokal, mat och ibland logi. De bokförs var för sig, eftersom måltiderna räknas som representation och har begränsat avdrag.
Här är exempel på en kurs, en intern konferens och en konferens utomlands. Kontona kommer från BAS-kontoplanen 2026.
Exempel 1: en kurs
Du går en kurs i offertskrivning för 4 000 kr plus 25 % moms:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 7610 Utbildning | 4 000 | |
| 2641 Debiterad ingående moms | 1 000 | |
| 1930 Företagskonto | 5 000 |
Kurser från privata utbildningsföretag har i regel 25 % moms. Utbildning inom skolväsendet och högskolan, och utbildning som ger rätt till studiestöd, är momsfri. Då står det ingen moms på fakturan, och du bokför hela beloppet på 7610.
När får du dra av en kurs
- Anställda, och du som äger aktiebolaget: utbildning som har samband med arbetsuppgifterna är inte en skattepliktig förmån. Kostnaden är avdragsgill för bolaget.
- Enskild firma: utbildningen ska höra till den verksamhet du redan driver, och verksamheten ska ha nytta av den. Utbildning som utökar verksamheten till något nytt ger inte avdrag. Läs mer om utbildning hos Skatteverket.
Ingår lunch i kursavgiften följer den samma regler som måltider på en konferens, se nedan.
Exempel 2: intern konferens för personalen
En planeringskonferens eller kick-off för de anställda räknas som intern representation. Det får betydelse för maten. Enligt Skatteverket är fri kost vid intern representation en skattefri förmån för de anställda, om konferensen pågår högst en vecka. Men måltiderna ger inget avdrag i inkomstdeklarationen, och momsavdraget är begränsat.
| Del | Moms | Avdrag i deklarationen |
|---|---|---|
| Lokal och teknik | 25 %, dras av | Ja |
| Lunch och middag | Avdrag på moms för högst 300 kr exkl. moms per person och tillfälle | Nej |
| Kaffe och fika (enklare förtäring) | Dras av | Ja, högst 60 kr exkl. moms per person |
Fem personer har en dagkonferens på ett hotell. Fakturan visar:
- konferenslokal och teknik: 2 500 kr plus 25 % moms, 625 kr
- lunch: 5 × 250 = 1 250 kr plus 12 % moms, 150 kr
- förmiddagsfika: 5 × 50 = 250 kr plus 12 % moms, 30 kr
Både lunchen och fikan ligger under 300 kr per person, så hela momsen på maten får dras av. Fikan är högst 60 kr per person och är avdragsgill. Lunchen är det inte:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 7690 Övriga personalkostnader | 2 500 | |
| 7631 Personalrepresentation, avdragsgill | 250 | |
| 7632 Personalrepresentation, ej avdragsgill | 1 250 | |
| 2641 Debiterad ingående moms | 805 | |
| 1930 Företagskonto | 4 805 |
Hade lunchen kostat mer än 300 kr per person hade du bara fått dra av momsen på 300 kr, och resten av momsen hade blivit en kostnad på 7632. Hur du räknar då står i bokföra representation.
Möten för att planera det löpande arbetet, så kallade arbetsluncher, räknas inte som representation. Då kan lunchen bli en skattepliktig förmån för de anställda. Se kostförmån och intern representation hos Skatteverket.
Övernattning
Ingår hotellrum bokför du logi på 5831 Kost och logi i Sverige. Hotellrum har 12 % moms.
Exempel 3: konferens utomlands
Du köper en biljett till en branschkonferens i Tyskland för 600 euro inklusive tysk moms. Kortet dras med 6 900 kr.
Tillträde till en konferens beskattas i landet där den hålls. Därför tar arrangören ut tysk moms, och den kan du inte dra av i den svenska momsdeklarationen. Bokför hela beloppet som kostnad:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 7610 Utbildning | 6 900 | |
| 1930 Företagskonto | 6 900 |
Utländsk moms kan ibland sökas tillbaka från det andra landet genom en särskild ansökan. Hotell och resor till konferensen bokför du på 5832 Kost och logi i utlandet och 5810 Biljetter. Se också traktamente.
Vanliga misstag
- Hela konferensfakturan på ett konto. Lokal och måltider har olika regler och ska delas upp.
- Lunchen bokförs som avdragsgill. Måltider vid representation ger inget avdrag i inkomstdeklarationen.
- Utländsk moms dras av i den svenska momsdeklarationen.
- Kurser för privat nöje i företaget. Kursen ska ha samband med arbetet eller verksamheten.
Konferens och kurs i POY
POY har inget särskilt stöd för konferenser, men du kan spara en konteringsmall som delar upp en konferensfaktura på lokal, fika och lunch. Med tillägget Bilagor sparar du fakturan och deltagarlistan vid verifikationen.
Aktivera kontot i POY
Kontot 7690 Övriga personalkostnader är inaktivt från början i POY:s kontoplaner för K2 och K3. BAS markerar ett urval av konton som räcker för de flesta företag, och i POY är det urvalet aktivt från början. Behöver du kontot aktiverar du det under Kontoplan, så går det att välja när du bokför. Hur du gör står under Aktiva och inaktiva konton i kontoplan och kontering.