Ett utlägg är när någon betalar en företagskostnad med egna pengar. Kostnaden och momsen bokförs som vanligt, och i stället för företagskontot krediterar du en skuld till den som betalade. I ett aktiebolag är det oftast 2893 eller 2890 för ägaren och 2820 för en anställd. I en enskild firma blir det en egen insättning på 2018.
Det här behöver du
- Kvittot. Det är verifikationen, precis som om företaget hade betalat. Det ska visa vad som köptes, när, av vem och hur mycket moms det var.
- Vem som betalade, och att det var för företagets räkning. Skriv gärna det på verifikationen.
- Ett beslut om ersättningen, om den inte betalas tillbaka direkt.
Momsen på kvittot får du dra av som vanligt, om inköpet hör till den momspliktiga verksamheten. Läs mer om kvitton i bokföra kvitto.
Exempel: ägaren i ett aktiebolag betalar
Du äger ett aktiebolag och köper en skrivbordslampa för 625 kr med ditt privata kort. Bolaget har nu en skuld till dig:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 5410 Förbrukningsinventarier | 500 | |
| 2641 Debiterad ingående moms | 125 | |
| 2893 Skulder till närstående personer, kortfristig del | 625 |
När bolaget betalar tillbaka till ditt privata konto:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 2893 Skulder till närstående personer, kortfristig del | 625 | |
| 1930 Företagskonto | 625 |
Nu är skulden noll. Pengarna du får tillbaka är inte lön eller utdelning, utan återbetalning av ditt utlägg, och de beskattas inte.
Har du många utlägg kan du samla dem och betala tillbaka en gång i månaden. Saldot på 2893 visar hela tiden vad bolaget är skyldigt dig. Använder du hellre 2890 Övriga kortfristiga skulder går det lika bra. Välj ett av dem och håll dig till det.
Låter du skulden stå kvar länge är det i praktiken ett lån till bolaget. Se låna ut pengar till eget bolag.
Exempel: en anställd betalar
En anställd köper en tågbiljett för 530 kr till en kundträff, med 6 % moms. Du kan betala tillbaka på två sätt.
Direkt från företagskontot
Bokför kostnaden mot en skuld till den anställda:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 5810 Biljetter | 500 | |
| 2641 Debiterad ingående moms | 30 | |
| 2820 Kortfristiga skulder till anställda | 530 |
När du betalar tillbaka:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 2820 Kortfristiga skulder till anställda | 530 | |
| 1930 Företagskonto | 530 |
Betalar du tillbaka samma dag kan du hoppa över skulden och kreditera 1930 direkt.
Med lönen
Det vanliga är att utlägg betalas ut tillsammans med nästa lön. Utlägget läggs då till nettolönen, utan skatt. Säg att den anställda har 30 000 kr i lön, 7 000 kr i skatteavdrag och ett utlägg på 625 kr för en skrivbordslampa:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 7210 Löner till tjänstemän | 30 000 | |
| 5410 Förbrukningsinventarier | 500 | |
| 2641 Debiterad ingående moms | 125 | |
| 2710 Personalskatt | 7 000 | |
| 1930 Företagskonto | 23 625 |
Utbetalningen blir 23 000 kr i nettolön plus 625 kr för utlägget. Utlägget är ingen lön, så det ger varken skatteavdrag eller arbetsgivaravgifter. Mer om hur lönen bokförs finns i bokföra lön.
Exempel: ägaren i en enskild firma betalar
I en enskild firma är du och företaget samma person skattemässigt, men bokföringen är skild. Betalar du en kostnad privat är det en egen insättning:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 5410 Förbrukningsinventarier | 500 | |
| 2641 Debiterad ingående moms | 125 | |
| 2018 Övriga egna insättningar | 625 |
Du behöver inte betala tillbaka pengarna. Vill du ta ut dem senare bokför du ett eget uttag på 2013. Se egna uttag och insättningar.
Vad som inte är ett utlägg
- Privata kostnader. Det du köper för eget bruk är inget utlägg, även om du har kvittot.
- Kostnader du har fått ersättning för på annat sätt, till exempel genom milersättning eller traktamente. Dem bokför du enligt reglerna för just dem, se milersättning.
- Representation kan vara ett utlägg, men har särskilda regler för avdrag och moms. Se bokföra representation.
Kvitton i en annan valuta
Har utlägget gjorts utomlands bokför du det belopp i kronor som drogs från kortet, och sparar kontoutdraget tillsammans med kvittot. Utländsk moms kan du inte dra av i momsdeklarationen, så den blir en del av kostnaden.
Betalat med fel företags kort
Har du flera bolag och betalat ett köp med fel bolags kort bokför du köpet i det bolag som det gäller, med en skuld till bolaget som betalade. I bolaget som betalade bokför du i stället en fordran på det andra bolaget, till exempel på 1680 Andra kortfristiga fordringar. När pengarna förs tillbaka nollas skulden och fordran. Gör det snart: en fordran som blir stående mellan två bolag med samma ägare kan räknas som ett lån som omfattas av låneförbudet i aktiebolagslagen. Spara kvittot i det bolag som köpet gäller och en kopia i det andra.
Vanliga misstag
- Utlägget bokförs mot 1930 fast pengarna aldrig gick från företagskontot.
- Skatt på utlägget. Ersättningen för ett utlägg ska inte beskattas som lön.
- Kvittot saknas. Utan kvitto finns det ingen verifikation, och momsen får inte dras av.
- Skulden glöms bort. Stäm av saldot på skuldkontot, så att alla utlägg blir tillbakabetalda.
Utlägg i POY
I POY bokför du utlägget mot skuldkontot, och med tillägget Bilagor sparar du kvittot vid verifikationen. Med Filanalys läser POY leverantör, belopp och moms från kvittot och föreslår en kontering.
Aktivera kontot i POY
Kontot 2893 Skulder till närstående personer, kortfristig del är inaktivt från början i POY:s kontoplaner för K2 och K3. BAS markerar ett urval av konton som räcker för de flesta företag, och i POY är det urvalet aktivt från början. Behöver du kontot aktiverar du det under Kontoplan, så går det att välja när du bokför. Hur du gör står under Aktiva och inaktiva konton i kontoplan och kontering.