Rätta fel i bokföringen: rättelseverifikation steg för steg

Ett fel i bokföringen rättar du med en rättelseverifikation, inte genom att ändra eller radera den felaktiga verifikationen. Rättelsen är en ny verifikation som tar bort felet och bokför det rätta, och den ska visa när rättelsen gjordes och vem som gjorde den. Här är hur du gör vid de vanligaste felen.

Vad lagen säger

Bokföringen ska gå att följa i efterhand. Därför får det som en gång har bokförts inte raderas eller skrivas över. Enligt 5 kap. 5 § bokföringslagen ska det framgå när en rättelse har gjorts och vem som har gjort den.

I praktiken betyder det:

• Den felaktiga verifikationen ligger kvar i verifikationsserien.
• Rättelsen får ett eget verifikationsnummer och dagens datum.
• Rättelsen hänvisar till den felaktiga verifikationen, till exempel "Rättelse av ver. 47, fel konto".
• Det framgår vem som har gjort rättelsen.

Ett utkast som inte är bokfört ännu får du ändra fritt. Det är först när verifikationen är bokförd som reglerna gäller.

Två sätt att rätta

1. Rätta bara skillnaden. Du flyttar beloppet från fel konto till rätt, eller bokför det som fattas. Det ger färre rader och är enklast när felet är litet.
2. Vänd hela verifikationen och bokför om. Du gör en verifikation som är exakt den felaktiga med debet och kredit omkastade, och sedan en ny med rätt kontering. Det är tydligast när mycket är fel.

Båda sätten är rätt. Välj det som gör det lättast för någon annan att förstå vad som hände.

Exempel: fel konto

Mobilräkningen på 500 kr bokfördes som förbrukningsinventarier:

Momsen och betalningen är rätt, bara kostnadskontot är fel. Rättelsen flyttar kostnaden:

Nu är 5410 tillbaka på noll för den här räkningen, och kostnaden ligger på 6210.

Exempel: glömd moms

Ett kvitto på 625 kr för en skrivbordslampa bokfördes med hela beloppet som kostnad, utan moms:

Momsen var 125 kr. Rättelsen flyttar momsen från kostnaden till 2641:

Har momsdeklarationen för perioden redan lämnats, se avsnittet om moms längre ned.

Exempel: samma kvitto bokfört två gånger

Mobilräkningen ovan har bokförts två gånger, som verifikation 47 och 52. Vänd den ena helt:

Skriv på rättelsen att den vänder verifikation 52, som var en dubbelbokning. Stäm sedan av 1930 mot kontoutdraget, så att saldot stämmer.

Exempel: fel belopp

En leverantörsfaktura på 12 500 kr bokfördes som 15 200 kr, med 12 160 kr som kostnad och 3 040 kr som moms. Det rätta är 10 000 kr plus 2 500 kr moms. Rätta skillnaden:

Skulden på 2440 är nu 12 500 kr, som på fakturan.

Fel som påverkar momsdeklarationen

Har felet påverkat en momsdeklaration som redan är lämnad behöver du ofta rätta deklarationen också. Rättelseverifikationen bokförs med dagens datum, men momsen hör till den gamla perioden. Hur du rättar en lämnad momsdeklaration, och när du kan ta med rättelsen i nästa deklaration, går vi igenom i rätta momsdeklaration.

Samma sak gäller fel i lönen som redan har redovisats i arbetsgivardeklarationen. Se rätta arbetsgivardeklaration.

Fel från ett tidigare år

Är bokslutet för räkenskapsåret redan klart rättar du felet i det år du upptäcker det. Ett år med färdigt bokslut öppnas inte igen. Rättelsen påverkar därför resultatet för det nya året. Är felet stort, eller påverkar det skatten för det gamla året, kan deklarationen för det året behöva rättas. Kontrollera då också att den ingående balansen stämmer med förra årets utgående balans.

Kan man byta konto efter att man bokfört?

Ja, men inte genom att ändra den gamla verifikationen. Du gör en rättelseverifikation som flyttar beloppet från det felaktiga kontot till det rätta, som i exemplet med fel konto ovan, och skriver i texten vad som rättas. Det gäller även om du har bokfört en kundfordran eller en leverantörsskuld på fel konto.

Vanliga misstag

• Verifikationen raderas eller skrivs över. Det är inte tillåtet när den väl är bokförd.
• Rättelsen hänvisar inte till felet. Då går det inte att förstå i efterhand varför den finns.
• Bara halva felet rättas, till exempel kostnaden men inte momsen.
• Momsdeklarationen glöms bort när felet gällde en period som redan är redovisad.
• Inget avstämt efteråt. Kontrollera saldot på bank, kund- och leverantörskonton efter rättelsen.

Rätta fel i POY

På en bokförd verifikation i POY finns knappen Skapa ändringsverifikation. Den öppnar en ny verifikation som vänder den gamla, med texten "Rättelse av verifikation" och en hänvisning till originalet, och du kan ändra raderna innan du bokför, till exempel för att bara rätta skillnaden. Med Bokföring+ kan du spara verifikationer som utkast och ändra dem innan de bokförs. Huvudboken och transaktionslistan visar varje konto, så att du kan kontrollera att rättelsen blev rätt. Mer om verifikationer finns i verifikationer och kvitton.