Har du lämnat en arbetsgivardeklaration med fel kan du rätta den genom att lämna en ny, rättad deklaration för samma redovisningsperiod. Du rättar alltså den månad där felet finns, inte nästa månads deklaration. Rättelse kan göras sex år tillbaka. Här går vi igenom hur du gör och hur rättelsen påverkar bokföringen.
Huvuduppgift och individuppgift
Arbetsgivardeklarationen består av två delar:
- Huvuduppgiften gäller hela företaget: summan av arbetsgivaravgifter och avdragen skatt för perioden.
- Individuppgiften finns en per person som har fått lön eller förmån: lön, förmåner, avdragen skatt och kryss för till exempel traktamente och bilersättning.
I e-tjänsten räknas huvuduppgiften fram automatiskt från individuppgifterna. Rättar du en individuppgift följer summorna med.
Rätta i e-tjänsten
- Logga in i e-tjänsten Lämna arbetsgivardeklaration och välj Inlämnade arbetsgivardeklarationer.
- Välj perioden med felet, Visa deklaration och sedan Rätta uppgifter.
- Klicka på personnumret för den individuppgift som ska rättas, ändra uppgifterna och spara.
- Granska sammanställningen, signera och skicka in. Du får en kvittens.
Du kan också ladda upp en rättad fil från lönesystemet i stället för att skriva in ändringarna. Den rättade individuppgiften ska ha samma specifikationsnummer som den ursprungliga, annars läggs den till som en ny uppgift i stället för att ersätta den gamla. Läs mer hos Skatteverket.
Vanliga rättelser
| Fel | Så rättar du |
|---|---|
| Fel belopp på lön eller skatt | Rätta individuppgiften för perioden där felet finns |
| Uppgifter på fel person eller fel personnummer | Gör ett borttag av den felaktiga individuppgiften och lämna en ny för rätt person |
| En individuppgift som inte skulle ha lämnats | Välj ta bort under redigera betalningsmottagare, så skapas ett borttag |
| Förmån har glömts | Lägg till förmånen i individuppgiften för den månad den gällde |
| För mycket lön utbetald | Se avsnittet om felaktigt utbetald lön nedan |
Berätta också för den anställda att du har rättat, eftersom uppgifterna syns på hens sidor hos Skatteverket.
Exempel: en bonus glömdes i deklarationen
I mars betalade företaget ut lön på 35 000 kr plus en bonus på 5 000 kr till Ali. Lönen och bonusen bokfördes rätt, men i arbetsgivardeklarationen för mars kom bara 35 000 kr med.
Rättelsen gäller mars. I individuppgiften ändrar du den kontanta bruttolönen till 40 000 kr och skatteavdraget till det belopp som faktiskt drogs. Anta att skatten på bonusen var 1 500 kr. Arbetsgivaravgiften på bonusen är 5 000 × 31,42 % = 1 571 kr.
Eftersom bokföringen redan var rätt finns 1 500 kr kvar på 2710 och 1 571 kr kvar på 2730. När Skatteverket debiterar mellanskillnaden på skattekontot bokför du:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 2710 Personalskatt | 1 500 | |
| 2730 Lagstadgade sociala avgifter och särskild löneskatt | 1 571 | |
| 1630 Avräkning för skatter och avgifter (skattekonto) | 3 071 |
Efter det är 2710 och 2730 noll igen. Är det bokföringen som var fel, inte bara deklarationen, rättar du den också med en rättelseverifikation. Se rätta fel i bokföringen.
Felaktigt utbetald lön
Har du betalat ut för mycket lön finns två vägar:
- Kvittning. Du drar av det felaktiga beloppet från en senare lön. Då rättar du inte den gamla deklarationen, utan den senare månaden redovisas med den lägre lönen.
- Återkrav. Den anställda betalar tillbaka bruttobeloppet. Då rättar du lönen i deklarationen för den månad då för mycket betalades ut, men inte skatteavdraget. Avgifterna räknas om, och den avdragna skatten tillgodoräknas den anställda.
Välj väg i samråd med den anställda, och dokumentera vad ni har kommit överens om.
Arbetsgivaravgifter och skattekontot
En rättelse ändrar beloppet som ska betalas för perioden. Ger rättelsen mer att betala debiteras skillnaden på skattekontot, och blir det mindre får du tillbaka pengar dit. Följ upp att skattekontot stämmer med 2710 och 2730 efter rättelsen. Hur skattekontot bokförs visar vi i bokföra skattekontot.
Vanliga misstag
- Rättelsen läggs i nästa månad. Rätta perioden där felet finns, inte den månad du upptäcker det.
- Nytt specifikationsnummer. Då dubbleras individuppgiften i stället för att rättas.
- Bokföringen glöms. Ändras skatt eller avgifter ska det synas i bokföringen och på skattekontot.
- Den anställda får inte veta. Rättelsen påverkar hens uppgifter hos Skatteverket.
Arbetsgivardeklaration i POY
Med tillägget Lön tar POY fram arbetsgivardeklarationen som en fil som du laddar upp hos Skatteverket, och bokför lön, skatt och avgifter. Ska en månad rättas ändrar du uppgifterna i Skatteverkets e-tjänst, och bokför eventuella skillnader själv. Med tillägget Skattekonto hämtar POY transaktionerna från skattekontot automatiskt. Grunderna finns i bokföra lön och anställa första gången.