Med projekt och kostnadsställen kan du dela upp bokföringen och se vad olika delar av verksamheten ger. Ett projekt är något avgränsat, till exempel ett uppdrag eller en ombyggnad, och kan ha start- och slutdatum. Ett kostnadsställe är en löpande del av verksamheten, till exempel en avdelning, en butik eller en bil. Du kan använda båda samtidigt på samma rad.
Projekt och kostnadsställen kräver Bokföring+. Läs mer i Vad ingår i Bokföring, Bokföring+ och Bilagor?.
Skapa ett projekt
- Gå till Övrigt → Inställningar och klicka på Projekt.
- Klicka på Lägg till projekt.
- Fyll i Kod och Namn. Koden är det du väljer projektet med när du bokför, till exempel P101.
- Fyll i Startdatum (valfritt) och Slutdatum (valfritt) om projektet har en tidsgräns. POY varnar om du bokför på projektet utanför perioden.
- Låt Aktiv vara ikryssad och klicka på Spara.
Skapa ett kostnadsställe
- Gå till Övrigt → Inställningar och klicka på Kostnadsställen.
- Klicka på Lägg till kostnadsställe.
- Fyll i Kod och Namn, låt Aktiv vara ikryssad och klicka på Spara.
I listorna ser du under Används om projektet eller kostnadsstället används i det räkenskapsår du arbetar i. Koden kan inte ändras när den används i bokförda transaktioner eller utkast, men namnet kan.
Märka transaktioner
När du har Bokföring+ får transaktionsformuläret ett fält för Projekt och kolumner för Kostnadsställe och Projekt på varje rad. (En transaktion i POY är det som i bokföringen kallas verifikation.)
- Projekt för hela transaktionen: välj projektet i fältet Projekt ovanför raderna. Det sätts då på alla rader med resultatkonton (konto 3000 och uppåt), alltså intäkter och kostnader. Rader på balanskonton, som bank och moms, får inget projekt automatiskt.
- Projekt eller kostnadsställe per rad: välj i radens kolumn om en rad ska ha ett annat projekt eller ett kostnadsställe.
- Många utkast på en gång: under Utkast kan du välja Sätt projekt eller Sätt kostnadsställe i menyn Ändra filtrerade för att märka alla utkast som matchar ditt filter.
Du kan också spara projekt och kostnadsställe i en konteringsmall, så kommer de med varje gång du använder mallen. Läs mer i Konteringsmallar i POY.
Följa upp per projekt
Gå till Rapporter → Projektrapport, eller klicka på Resultat per projekt i listan över projekt.
- Under Visa väljer du Alla projekt – resultat per projekt för en tabell med intäkter och kostnader per konto och projekt, eller ett enskilt projekt för dess Projektkort.
- Under Period väljer du räkenskapsår, alla år, projektets livstid eller ett eget intervall.
- Under Kostnadsställe kan du begränsa rapporten till ett kostnadsställe.
Projektkortet visar intäkter, kostnader och resultat och alla bokföringsrader på projektet. Du öppnar det också med ikonen Projektkort i projektlistan.
Kostnadsställen följer du upp genom att filtrera på kostnadsställe i Resultatrapport, Balansrapport, Huvudbok och Transaktionslista. Där kan du också filtrera på projekt. Läs mer om rapporterna i POY.
Flytta, inaktivera och radera
- Flytta: med ikonen Flytta i listan flyttar du utkast och konteringsmallar från ett projekt eller kostnadsställe till ett annat. Välj källa och mål och klicka på Migrera. Registrerade transaktioner flyttas inte, eftersom de inte får ändras i efterhand. Ska en registrerad transaktion få ett annat projekt rättar du den. Läs mer i Rätta en transaktion i POY.
- Inaktivera: öppna projektet och ta bort krysset i Aktiv när det är avslutat, så går det inte längre att välja.
- Radera: ett projekt eller kostnadsställe som används kan inte raderas. Flytta eller inaktivera det i stället.
Säger du upp Bokföring+ finns projekten kvar i bokföringen och rapporten, men du kan inte lägga till nya.