Har du registrerat en transaktion med fel konto, fel belopp eller fel text kan du rätta den i POY. Hur det går till beror på när transaktionen registrerades. Enligt bokföringslagen och Bokföringsnämndens allmänna råd ska en rättelse gå att följa: det ska synas när den gjordes och av vem, och den ursprungliga uppgiften ska fortfarande framgå. I en datorbaserad bokföring rättar man därför en bokförd verifikation med en särskild rättelsepost, en ändringsverifikation, och inte genom att ändra eller stryka i originalet. Rättelser ingår i Bokföring och kräver att du har behörighet att ändra i bokföringen.
Vad reglerna säger och hur du rättar vanliga fel rent bokföringsmässigt står i rätta fel i bokföringen.
Två sätt att rätta
| Situation | Så gör du |
|---|---|
| Transaktionen registrerades i dag | Redigera transaktionen |
| Transaktionen registrerades en tidigare dag | Skapa ändringsverifikation |
Båda knapparna finns när du öppnar en transaktion: gå till Transaktioner i menyn och klicka på raden.
Registrerad i dag: redigera
En transaktion som registrerades i dag kan du ändra fritt.
- Öppna transaktionen och klicka på Redigera. Sidan Redigera transaktion visar verifikationens nummer, datum och när den registrerades.
- Byt konto eller belopp, eller ta bort rader med papperskorgen.
- Kontrollera att debet och kredit fortfarande är lika stora.
- Klicka på Spara.
Datumet går inte att ändra här. Är datumet fel, använd en ändringsverifikation i stället.
Registrerad en tidigare dag: ändringsverifikation
Från dagen efter registreringen är transaktionen bokförd. Då rättar du den med en ändringsverifikation: en ny transaktion med eget nummer som hänvisar till originalet, medan originalet står kvar orört.
- Öppna transaktionen som är fel och klicka på Skapa ändringsverifikation.
- Sidan Registrera transaktion öppnas med alla rader omvända, så att debet blir kredit och tvärtom. Texten blir "Rättelse av verifikation" följt av nummer, datum och den gamla texten.
- Datumet blir dagens datum. Ligger dagens datum utanför räkenskapsåret blir det räkenskapsårets första eller sista dag.
- Kontrollera raderna. Du kan ändra dem innan du registrerar, till exempel om bara en del ska vändas eller om du vill lägga in de rätta raderna direkt.
- Klicka på Registrera.
Den nya transaktionen visar Korrigerar: med en länk till originalet, och originalet visar Korrigerad av:. Har du vänt hela transaktionen registrerar du sedan en ny, rätt transaktion som vanligt, se registrera en transaktion i POY.
Knappen Redigera finns kvar även för äldre transaktioner, där den låter dig stryka rader och lägga till nya i samma verifikation. Rätta ändå en bokförd transaktion med en ändringsverifikation, så att rättelsen blir en egen verifikation som reglerna kräver. Transaktioner från en SIE4-fil går inte att redigera alls.
Exempel: fel kostnadskonto
Du bokförde en programlicens på 1 000 kr på 5410 Förbrukningsinventarier i stället för 5420 Programvaror, och upptäcker det veckan efter.
- Öppna transaktionen och klicka på Skapa ändringsverifikation.
- Ta bort de omvända raderna som inte ska ändras, så att bara raden med 5410 står kvar: 5410 kredit 1 000.
- Lägg till en rad med 5420 debet 1 000.
- Klicka på Registrera.
Den nya verifikationen flyttar kostnaden från 5410 till 5420, och både originalet och rättelsen finns kvar att följa.
Ett räkenskapsår som redan är avslutat
Rättelser görs i det räkenskapsår där felet upptäcks om det tidigare året redan är avslutat med bokslut eller deklarerat. Hur du hanterar fel från ett tidigare år står i rätta fel i bokföringen. Är du osäker, kontakta Skatteverket eller en redovisningskonsult.
Har felet påverkat en momsdeklaration som redan är inlämnad, läs rätta en momsdeklaration.