I POY skapar du fakturan, låser den, skickar den med e-post och kopplar betalningen när den kommer in. Fakturan och betalningen bokförs som utkast som du sedan registrerar. Den här guiden går igenom hela flödet.
Fakturering är ett tillägg som kräver Bokföring+ och Bilagor. Du aktiverar det under Övrigt → Inställningar → Ändra paket. Innan du börjar behöver du minst en kund och en artikel, se Lägg upp kunder och artiklar i POY. Kontrollera också fakturaserien, se Fakturaserier i POY.
Skapa fakturan
- Gå till Fakturering → Fakturor och klicka på Ny faktura. Du kan också klicka på Skapa ny faktura vid en serie på faktureringens startsida.
- Välj Fakturaserie och Kund.
- Fakturadatum: med Auto ikryssat sätts datumet när du låser fakturan. Vill du ange ett eget datum tar du bort krysset och väljer datum.
- Betalningsvillkor (dagar) hämtas från fakturaserien och kan ändras. Förfallodatum räknas ut som fakturadatum plus betalningsvillkoren.
- Skriv gärna en Beskrivning. Den skrivs ut ovanför fakturaraderna.
- Under Fakturarader söker du fram en artikel i Sök artikel.... Pris, enhet och moms hämtas från artikeln. Ändra text och antal på raden vid behov. Upprepa för fler rader.
- Längst ner ser du Summa (exkl. moms), Moms och Totalt.
- Klicka på Spara.
Fakturan har nu status Utkast. Ett utkast kan du ändra med Redigera eller ta bort med Radera. Fakturanummer och OCR-nummer är tomma tills fakturan låses.
Lås fakturan
Klicka på Lås och bokför (fakturametoden) eller Lås faktura (kontantmetoden) och bekräfta. Då händer följande:
- Fakturan får nästa nummer i fakturaserien.
- POY skapar ett OCR-nummer av fakturanumret med en kontrollsiffra. Kunden anger det när den betalar, så att du kan känna igen betalningen.
- Fakturan sparas som pdf. Du kan förhandsgranska den på sidan, och Ladda ner PDF och utskrift blir tillgängliga.
- Fakturan kan inte längre redigeras.
Hittar du ett fel innan fakturan är skickad kan du klicka på Makulera. Med fakturametoden har POY redan skapat ett bokföringsutkast när du låste fakturan, och det påverkas inte av makuleringen: radera utkastet, eller rätta transaktionen om du redan har registrerat det, se Rätta en transaktion i POY. Är fakturan redan skickad rättar du den med en kreditfaktura, se Kreditera en faktura i POY.
Vilka uppgifter en faktura ska innehålla kan du läsa om i fakturabegrepp.
Så bokförs fakturan
Det beror på vilken bokföringsmetod företaget har. Du ser den under Inställningar → Ändra företagsuppgifter → Bokför enligt. Läs mer om kontantmetoden och fakturametoden.
- Fakturametoden: när du låser fakturan skapar POY ett utkast med kundfordran, försäljning och utgående moms. Fakturans pdf ligger med som underlag. Öppna utkastet, kontrollera det och registrera det som en transaktion. För det behöver fakturaserien ha ett Kundfordringskonto, till exempel 1510.
- Kontantmetoden: ingenting bokförs när du låser fakturan. Försäljningen och momsen bokförs när betalningen registreras. Vid räkenskapsårets slut ska obetalda fakturor ändå bokföras som kundfordringar, och det gör du själv. Läs mer om kontantmetoden vid bokslutet.
Läs mer om hur en kundfaktura bokförs.
Skicka fakturan
- Öppna fakturan och klicka på Skicka.
- Kontrollera Till: (kundens e-postadress), Svar till:, Ämne: och Meddelande:. Texten kommer från fakturaseriens e-postmallar.
- Klicka på Skicka. Fakturan skickas med pdf:en som bilaga.
Leveransstatusen blir Skickad. När kunden öppnar mejlet visas det i fakturans historik som Öppnad av mottagaren.
Har du skickat fakturan på annat sätt, till exempel med post, klickar du på Markera som skickad vid leveransstatusen. Vill du skicka flera låsta fakturor på en gång klickar du på Skicka fakturor i fakturalistan.
Registrera betalningen
När kunden betalar kopplar du betalningen till fakturan från ett utkast med insättningen, till exempel ett som kommit från kontosynkroniseringen.
- Öppna utkastet med insättningen på bankkontot.
- Klicka på Registrera fakturabetalning. Knappen fungerar när utkastet bara har rader på bankkonton (1900–1999) eller tomma rader.
- Kontrollera Belopp att betala (SEK) och välj fakturan i listan. Där ser du förfallodatum, kund, fakturanummer, OCR och hur mycket som är obetalt.
- Klicka på Registrera betalning. POY lägger till motraderna i utkastet.
- Kontrollera utkastet och registrera det.
Med fakturametoden minskar betalningen kundfordran. Med kontantmetoden bokförs försäljning och utgående moms i takt med det som betalas. Betalar kunden en del blir fakturan Delvis betald. När hela beloppet är betalt blir den Betald.
Läs mer om utkast och kontosynkronisering i Utkast i POY och Importera kontoutdrag med kontosynkronisering.
Fakturans statusar
En faktura har tre sorters status:
- Status: Utkast, Utfärdad (låst), Krediterad eller Makulerad.
- Leveransstatus: Ej skickad, Väntar på sändning, Sändning misslyckades, Skickad, Påminnelse 1, Påminnelse 2 eller Inkasso.
- Betalningsstatus: Obetald, Delvis betald eller Betald.
På faktureringens startsida ser du hur många fakturor som är utkast, ej skickade, obetalda och där det är dags för påminnelse. I fakturalistan kan du filtrera på samma sätt, och på serie. Läs om påminnelser i Skicka betalningspåminnelser i POY.
Bra att veta
- Kopiera skapar en ny faktura med samma innehåll, till exempel när du fakturerar samma kund igen.
- Generera om pdf skapar pdf:en på nytt, till exempel om du ändrat logotypen i fakturaserien.
- Fakturerar du samma sak varje månad eller år, använd återkommande fakturor.