Med tillägget Filanalys läser POY av kvitton och fakturor åt dig och föreslår hur de ska bokföras. Du laddar upp en bild eller pdf, och POY fyller i datum, text och en kontering som du sedan kontrollerar. Inget bokförs förrän du själv registrerar transaktionen.
Filanalys kräver Bokföring och tillägget Bilagor, eftersom det är bilagorna som analyseras. Du aktiverar det under Inställningar → Ändra paket. Utan Filanalys sparas filerna som vanligt, de analyseras bara inte. Läs mer om tillägget i nyheten Filanalys tolkar kvitton och föreslår kontering.
Vad Filanalys läser av
POY letar upp dokumentet i bilden, beskär och rätar upp det och läser texten. Ur texten tolkas bland annat:
- leverantör och organisationsnummer. Finns organisationsnumret på dokumentet hämtas namnet från Bolagsverket.
- datum, och förfallodatum för fakturor
- totalbelopp, belopp utan moms och momsbelopp, uppdelat per momssats när det står på kvittot
- fakturanummer, OCR-nummer och bankgiro eller plusgiro
- frakt och öresavrundning
Finns förfallodatum, OCR-nummer eller bankgiro räknas dokumentet som en faktura, annars som ett kvitto. Finns flera kvitton i samma bild kan POY dela upp dem i ett utkast per kvitto.
Hur konteringen föreslås
POY letar efter förslag i den här ordningen:
- Hur du har bokfört underlag från samma leverantör tidigare, igenkänt på organisationsnummer eller bankgiro.
- Den som passar texten bäst av dina konteringsmallar och dina tidigare liknande transaktioner.
- Finns inget av det föreslår POY konton direkt ur kontoplanen.
Momsen läggs på en egen rad. Ju mer du har bokfört i POY, desto bättre blir förslagen.
Var förslagen visas
På en ny transaktion
- Klicka på Ny transaktion och sedan på Ladda upp verifikat.
- POY tolkar filen och fyller i datum, text och kontering om fälten är tomma. Ett datum du själv har valt skrivs inte över.
- Kontrollera raderna och klicka på Registrera.
Vill du byta ut det du redan fyllt i mot kvittots uppgifter väljer du Applicera kontering i bilagans meny.
Många kvitton på en gång
Med Bokföring+ kan du gå till Utkast, klicka på Ladda upp och välja flera filer. POY skapar ett utkast per kvitto och visar hur långt tolkningen har kommit. När den är klar ser du vad som skapades och vad som behöver kontrolleras. Läs mer i utkast i POY.
I inkorgen
Filer i inkorgen analyseras när du har POY öppet. POY föreslår sedan vilken transaktion eller vilket utkast filen hör till, med en markering för hur säkert förslaget är. Med Bokföring+ kan du också välja Skapa utkast direkt från filen.
Du godkänner alltid själv
Filanalys ger förslag, inga beslut. Kontrollera särskilt:
- att datum och belopp stämmer med kvittot
- att momsen är rätt, till exempel att utländska kvitton och kvitton utan svensk moms inte får avdrag för svensk moms
- att kontot passar vad du har köpt
Är du osäker på hur något ska bokföras, läs bokföra kvitto eller bokföra leverantörsfaktura. I gränsfall kan du kontakta Skatteverket eller en redovisningskonsult.
Om tolkningen blir fel
- Välj Tolka om kvittot i bilagans meny, eller Analysera om i inkorgen, för att köra analysen igen.
- Öppna Redigera bilaga och justera beskärningen själv. Läs om text läser texten i bilden som den ser ut nu, med din beskärning. Tolka om bilagan kör om hela tolkningen från originalet.
- Under fliken Metadata ser du vad POY läste av.
- Med Skicka in till POY skickar du filen till oss så att vi kan förbättra tolkningen.
Vill du se hur det fungerar innan du aktiverar tillägget kan du prova kvittoanalysen på vår webbplats.