Med tillägget Bilagor sparar du kvitton, fakturor och andra underlag direkt på transaktionerna i POY. En transaktion i POY är detsamma som en verifikation i bokföringen, och underlaget är en del av den. När filen ligger som bilaga följer den med transaktionen och syns varje gång du öppnar den.
Bilagor är ett eget tillägg som du väljer under Inställningar → Ändra paket. Bilagor på utkast kräver dessutom Bokföring+, eftersom utkast ingår där. Saknar företaget tillägget visar POY meddelandet att funktionen är inaktiverad, med en länk till paketet. Läs mer i Vad ingår i Bokföring, Bokföring+ och Bilagor?
Vilka filer kan jag ladda upp?
Som verifikat tar POY emot bilder (jpg, png, gif, webp och heic) och pdf:er. Mejl sparade som HTML går också. Andra filtyper avvisas med meddelandet "Enbart bilder och pdf:er kan laddas upp som verifikat".
I mobilen kan du oftast välja att ta ett foto direkt när du väljer fil.
Ladda upp ett verifikat på en ny transaktion
- Gå till Transaktioner och klicka på Ny transaktion.
- Klicka på Ladda upp verifikat och välj filen. Du kan också dra filen och släppa den på sidan, eller klistra in en bild med Ctrl+V (Cmd+V på Mac).
- Fyll i transaktionen och klicka på Registrera.
Hur du fyller i själva transaktionen står i registrera en transaktion i POY.
Ladda upp på ett utkast eller en befintlig transaktion
Knappen Ladda upp verifikat finns också när du redigerar ett utkast eller en transaktion, och du kan dra och släppa filen där på samma sätt.
Från listan Utkast kan du ladda upp flera kvitton på en gång med Ladda upp. POY skapar då ett utkast per fil med filen bifogad. Läs mer i utkast i POY.
Har du många underlag som väntar kan du också samla dem i inkorgen och koppla dem till rätt transaktion senare.
Visa en bilaga
Bilagorna visas som kort på transaktionen. Varje kort har en meny med Fler åtgärder:
- Förhandsgranska öppnar bilagan i större format.
- Redigera bilaga öppnar bildredigeraren. Det går bara för bilder, inte för pdf:er.
- Ladda ner original laddar ner filen så som du laddade upp den.
- Ladda ner beskuren bild laddar ner den beskurna versionen, om det finns en.
- Radera bilaga tar bort filen från transaktionen.
Har du tillägget Filanalys finns också Applicera kontering och Tolka om kvittot, och flikarna Bilaga och Metadata där du ser vad POY läste av.
Redigera en bild
I bildredigeraren kan du göra fotot av ett kvitto tydligare innan du sparar det.
- Klicka på Beskär, dra hörnen till kvittots kanter och klicka på Använd beskärning. Avbryt lämnar bilden som den var.
- Markera text i bilden med en penna: välj färg under Välj markörfärg och dra över texten. Gul, grön och röd är genomskinliga och framhäver, svart täcker.
- Ångra och Gör om stegar bakåt och framåt. Återställ original tar tillbaka bilden som den laddades upp.
- Klicka på Spara.
Originalet sparas alltid, så du kan ladda ner det även efter att du beskurit bilden.
Spara underlagen rätt
Ett underlag ska vara läsbart och visa när affären gjordes, vad den gällde, beloppet och vem den gjordes med. Transaktionens nummer i POY är verifikationsnumret. Underlagen ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Har du inte Bilagor kan du skriva transaktionens nummer på pappersunderlaget och spara det ordnat på annat sätt. Läs mer om verifikationer och kvitton och hur länge du måste spara bokföringen.