Inkorgen är platsen där kvitton, fakturor och andra underlag väntar tills du bokför dem. Du kan ladda upp filer direkt eller mejla dem till företagets egen inkorgsadress. När du är redo kopplar du filen till en transaktion eller ett utkast, och då flyttas den från inkorgen till transaktionens bilagor.
Inkorgen ingår i tillägget Bilagor. Vill du att POY ska läsa filerna och föreslå vilken transaktion de hör till behöver du också Filanalys. För att skapa utkast från inkorgen krävs Bokföring+ och Filanalys. Vad som ingår i varje del står i Vad ingår i Bokföring, Bokföring+ och Bilagor?
Inkorgen finns för alla nya företag, men inte för äldre företag vars data ligger i Google Drive. Då visar POY meddelandet "Inkorgen är inte tillgänglig". Har du ett sådant företag och vill använda inkorgen, mejla support@poy.se.
Hitta inkorgen
Klicka på Inkorg i menyn under Bokföring. Siffran efter ordet Inkorg visar hur många filer som väntar på att hanteras, inklusive mejl från avsändare som du inte har godkänt än.
Sidan är delad i två delar: listan med filer till vänster och en förhandsvisning till höger. Markera en fil i listan för att se den. Listan visar namn, typ, datum och när filen kom in. Datum är förfallodatum för fakturor och kvittodatum för kvitton, annars dagen filen kom in.
Ladda upp filer
- Klicka på Ladda upp filer och välj en eller flera filer.
- Du kan också dra filerna och släppa dem på sidan.
Inkorgen tar emot bilder, pdf:er, mejl (HTML och text) och kontoutdrag (csv, skv och xlsx). Andra filtyper avvisas. Kontoutdrag läser du in i bokföringen med kontosynkroniseringen.
Mejla in underlag
Varje företag har en egen e-postadress till inkorgen. Den visas i rutan Mejla in underlag, högst upp i inkorgen första gången och alltid under Inställningar i inkorgen.
- Kopiera med namn kopierar adressen tillsammans med företagets namn, så att du ser vilket företag den hör till.
- Lägg till i kontakter sparar adressen som en kontakt i din telefon eller ditt mejlprogram.
Skicka eller vidarebefordra kvitton och fakturor till adressen. Bifogade filer och själva mejlet hamnar i inkorgen.
Godkänn avsändare
Av säkerhetsskäl hamnar bara mejl från godkända avsändare direkt i inkorgen. Mejl från andra adresser väntar tills du har bestämt dig, även mejl från dig själv första gången.
- Markera mejlet i listan. Till höger står Mejl från okänd avsändare.
- Klicka på Godkänn avsändaren för att släppa in filerna. Senare mejl från samma adress hamnar då direkt i inkorgen.
- Eller klicka på Blockera avsändaren. Då tas de väntande filerna bort och kommande mejl från adressen slängs direkt.
Under Inställningar i inkorgen kan du lägga till en adress i förväg som Godkänd eller Blockerad, ändra status och ta bort adresser från listan.
Koppla en fil till en transaktion eller ett utkast
Med Filanalys läser POY av belopp, datum och referens i filen och letar efter en transaktion eller ett utkast som passar. Förslaget visas i kolumnen Förslag med en markering för hur säkert det är: Hög säkerhet, Medel säkerhet eller Låg säkerhet.
- Klicka på förslaget för att se varför POY föreslår det, till exempel "Beloppet stämmer exakt".
- Klicka på Koppla och bekräfta. Filen bifogas transaktionen eller utkastet och försvinner från inkorgen.
Finns samma fil eller samma kvitto redan som bilaga varnar POY, så att du inte sparar samma underlag två gånger.
Inget kopplas utan att du bekräftar det. Utan Filanalys analyseras inte filerna, och då lägger du i stället upp underlaget direkt på transaktionen, se bilagor i POY.
Skapa ett utkast av en fil
Har du Bokföring+ och Filanalys kan du göra ett utkast direkt av ett kvitto eller en faktura:
- Öppna radens meny och välj Skapa utkast.
- POY skapar ett utkast med datum, leverantör som text och ett förslag på kontering, bifogar filen och öppnar utkastet.
- Kontrollera konteringen och registrera utkastet när det stämmer. Läs mer i utkast i POY.
Valet är gråmarkerat om filen inte har någon analys att utgå från.
Fler val på en fil
I radens meny finns också Analysera om, Ladda ner, Visa i helskärm, Ladda ner originalmejlet för filer som kommit med mejl, och Radera.
Filer du har hanterat de senaste dagarna visas under Hanterade, med vad filen blev: ett nytt utkast eller kopplad till en transaktion.
Spara underlagen
Kvitton och fakturor är en del av verifikationen och ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. När filen är kopplad till transaktionen finns den kvar där. Läs mer om verifikationer och kvitton.