En faktura som är skickad kan du inte ändra eller ta bort. Är något fel, eller ska kunden inte betala hela beloppet, krediterar du fakturan. I POY skapar du kreditfakturan direkt från den ursprungliga fakturan, och den hänvisar automatiskt till originalet.
Fakturering är ett tillägg som kräver Bokföring+ och Bilagor. Läs mer om paket och tillägg.
Kreditera, makulera eller radera?
Vad du gör beror på hur långt fakturan har kommit:
- Utkast: fakturan är inte låst. Ändra den med Redigera eller ta bort den med Radera.
- Låst men inte skickad: klicka på Makulera. Fakturan får status Makulerad och kan inte skickas. Med fakturametoden finns bokföringsutkastet från låsningen kvar: radera det, eller rätta transaktionen om du redan har registrerat det.
- Skickad: klicka på Kreditera. Det fungerar oavsett om fakturan är obetald, delvis betald eller betald.
Så krediterar du en faktura
- Öppna fakturan under Fakturering → Fakturor.
- Klicka på Kreditera.
- I rutan Kreditera faktura ser du Fakturabelopp: och, om kunden har betalat något, Redan betalt:.
- Ange Kreditbelopp:. POY föreslår det som är kvar att betala, eller hela beloppet om fakturan är betald. Under fältet ser du vad som är Kvar att betala efter kredit:.
- Klicka på Skapa kreditfaktura.
POY skapar då kreditfakturan och låser den direkt:
- Den får nästa nummer i samma fakturaserie.
- Raderna är desamma som på originalet men med minusbelopp. Krediterar du en del av beloppet minskas varje rad i samma proportion, så att momsen fördelas som på originalet. Har fakturan rader med olika momssats och gäller krediten bara en av dem blir momsen då fel: kreditera i stället hela fakturan och skapa en ny faktura med rätt rader.
- Pdf:en hänvisar till numret på fakturan som krediteras.
- Originalfakturan får status Krediterad, och på båda fakturorna ser du kopplingen under Krediterar respektive Krediterad med.
En faktura kan krediteras en gång. Kreditfakturan skickar du till kunden med Skicka, precis som en vanlig faktura. E-posttexten för kreditfakturor ställer du in per fakturaserie, se Fakturaserier i POY.
Enligt reglerna ska en kreditfaktura hänvisa till den ursprungliga fakturan och visa krediterat belopp och moms. Läs mer i bokföra kreditfaktura.
Så bokförs kreditfakturan
- Fakturametoden: POY skapar ett utkast som vänder kundfordran, försäljningen och den utgående momsen för det krediterade beloppet. Kreditfakturans pdf ligger med som underlag. Kontrollera utkastet och registrera det.
- Kontantmetoden: ingenting bokförs när du krediterar, eftersom försäljningen bokförs först när kunden betalar. Vid räkenskapsårets slut bokför du obetalda fakturor som kundfordringar själv, se kontantmetoden vid bokslutet.
Kvittning mot betalningar
Fakturan och kreditfakturan kvittas mot varandra:
- Obetald faktura som krediteras helt: både fakturan och kreditfakturan räknas som reglerade. Kunden ska inte betala något.
- Betald faktura som krediteras: kreditfakturan står kvar som ett belopp du ska betala tillbaka till kunden.
På fakturan ser du under Transaktioner vilka betalningar och kvittningar som är kopplade, och vad som återstår.
Exempel
Du har fakturerat 10 000 kr inklusive moms för konsulttimmar, men två av tio timmar var fel. Fakturan är skickad men inte betald. Klicka på Kreditera, skriv 2 000 i Kreditbelopp: och klicka på Skapa kreditfaktura. Kreditfakturan blir 2 000 kr med moms i samma proportion som originalet, och kvar att betala är 8 000 kr.