Innan du kan köra lön i POY lägger du upp de anställda och deras anställningsavtal. Avtalet styr lönespecifikationen: lönetyp, ingångslön, semester och förmåner hämtas därifrån. Den här guiden visar hur du registrerar en anställd, skapar och signerar avtalet och gör inställningarna för löner.
Löner kräver tillägget Lön, som i sin tur kräver Bilagor. Du väljer det under Inställningar → Ändra paket, läs mer i Vad ingår i Bokföring, Bokföring+ och Bilagor?. Lön visas som en egen meny, Löner, i huvudmenyn när tillägget är aktivt.
Är det första gången du anställer behöver företaget också vara registrerat som arbetsgivare hos Skatteverket. Läs mer i Anställa första gången.
Registrera en anställd
- Gå till Löner och klicka på Anställda i menyn.
- Klicka på Ny anställd.
- Fyll i Namn, Personnummer och Anställnings-ID. Anställnings-ID är den anställdas nummer i lönen och följer med till arbetsgivardeklarationen.
- Fyll i adressen: Adress, Postnummer och Stad är obligatoriska. E-post behövs om du vill mejla lönespecifikationen.
- Under Löneutbetalning anger du Clearingnummer, Bankkontonummer och Bank. Uppgifterna visas sedan i betalningsinformationen när du kör lön.
- Klicka på Spara.
Personnumret används för att hämta rätt skatteavdrag från Skatteverket och för att räkna arbetsgivaravgifterna efter ålder, så kontrollera att det stämmer.
Skapa ett anställningsavtal
Öppna den anställda från listan och klicka på Skapa anställningsavtal. Avtalet har flera delar:
- Anställning: Titel, Arbetsplats, Startdatum och Arbetsbeskrivning. Arbetsplatsen behövs: utan arbetsplatsort kan POY inte räkna fram lönespecifikationen.
- Arbetstid: Anställningstyp (Tillsvidare, Tidsbegränsad eller Provanställning), Normal arbetstid och Sysselsättningsgrad. För tidsbegränsad anställning och provanställning anger du också slutdatum.
- Lön och förmåner: Lönetyp (Månadslön eller Timlön), Ingångslön, Uppsägningstid, semester (antal semesterdagar eller semesterersättning i procent av lönen) och Kollektivavtal mm.
- Förmåner: klicka på Lägg till förmån och välj till exempel Bilförmån, Kostförmån eller Bostadsförmån, med beskrivning och belopp per månad. För bostadsförmån väljer du också Bostadstyp.
- Övrigt: egna villkor som ska stå i avtalet.
Klicka på Spara. Avtalet sparas som Utkast och kan ändras tills det är signerat.
Läs mer om reglerna för semesterlön och bilförmån.
Signera avtalet
Signeringen sker på papper, och den underskrivna kopian sparas i POY.
- Öppna avtalet och klicka på Skriv ut. Skriv ut avtalet och låt både företaget och den anställda skriva under.
- Skanna eller fotografera det underskrivna avtalet.
- Klicka på Signera. Ange Datum för signering och klicka på Ladda upp signerat avtal.
- Klicka på Signera i dialogen.
Ett signerat avtal kan inte redigeras. Ska villkoren ändras, till exempel vid lönerevision, öppnar du avtalet och klickar på Skapa nytt avtal. POY kopierar då avtalet till ett nytt utkast som du ändrar, sparar och signerar. Den signerade kopian öppnar du med Visa signerad på den anställdas sida.
På den anställdas sida ser du alla avtal med status (Utkast, Framtida, Aktiv eller Avslutad) och lönebesked under räkenskapsåret med bruttolön, skatteavdrag, utbetalt belopp och arbetsgivaravgifter.
Inställningar för löner
Under Löner → Inställningar finns Inställningar för löneadministration:
- Konto för löneutbetalning: bankkontot lönen betalas från. Standard är 1930.
- Konto för arbetsgivaravgifter på löner och Konto för arbetsgivaravgifter på förmånsvärden: BAS har 7510 som huvudkonto och 7511 och 7512 som underkonton. Standard är det sätt du senast bokförde arbetsgivaravgifterna på, annars 7511 och 7512.
- Löneutbetalning, Semester och Säkerhetsregler, föreskrifter, tystnadsplikt mm.: standardtexter som kommer med i anställningsavtalen. Ändra dem och klicka på Spara, eller gå tillbaka till POY:s texter med Återställ standardtexter.
Radera en anställd
Öppna den anställda, klicka på Radera och bekräfta. Har den anställda fått lön bör du inte radera uppgifterna: lönespecifikationer och underlag ska sparas till och med det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (7 kap. 2 § bokföringslagen). Låt dem ligga kvar när anställningen upphör.
Vem får arbeta med löner?
Ägaren, användare med rollen Administratör och användare med rollen Löneadministratör kan lägga upp anställda och köra lön. En Revisor kan läsa. Läs mer i Bjuda in användare och ge roller i POY.