Fakturerar du samma sak varje månad eller varje år, till exempel en hyra, ett abonnemang eller en serviceavgift, kan du låta POY göra det åt dig. Du skapar en mall med fakturarader, kunder och intervall. POY skapar sedan en faktura per kund för varje period, låser den och lägger den i utkorgen, varifrån den skickas med e-post på utskicksdagen.
Återkommande fakturor ingår i tillägget Fakturering, som kräver Bokföring+ och Bilagor. Läs mer om paket och tillägg. Kunderna och artiklarna behöver finnas innan du skapar mallen, se Lägg upp kunder och artiklar i POY.
Skapa en mall
Mallen skapas i tre steg.
Steg 1: Grundinformation
- Gå till Fakturering → Återkommande och klicka på Ny mall.
- Fyll i Mallnamn, till exempel "Månadshyra kontor".
- Välj Fakturaserie. Fakturorna får nummer i den serien och skickas med seriens e-postmall.
- Välj Intervall: Månadsvis eller Årsvis.
- Ange Startdatum, datumet för första utskicket. Det blir också fakturadatum.
- Ange Slutdatum om utskicken ska upphöra. Lämnar du det tomt fortsätter de tills vidare.
- Ange Betalningsdagar, alltså betalningsvillkoren.
- Kryssa i Aktiv (inaktiva mallar genererar inga fakturor) när mallen ska börja användas. Du kan också vänta och aktivera den senare.
- Klicka på Spara och fortsätt.
Steg 2: Fakturarader
Lägg till raderna på samma sätt som på en vanlig faktura: sök fram en artikel och ändra text, antal och pris om det behövs. Klicka på Spara och fortsätt.
Steg 3: Kunder
Markera kunderna i listan Tillgängliga kunder och flytta över dem med Lägg till markerade. Varje kund får en egen faktura vid varje utskick. Klicka på Slutför.
Kunderna behöver ha en e-postadress som fakturamottagare, eftersom fakturorna skickas med e-post.
Så skapas och skickas fakturorna
När utskicksdagen har kommit skapar POY en faktura per kund i mallen. Fakturorna låses direkt, får nummer och OCR-nummer och läggs i utkorgen med leveransstatus Väntar på sändning. Sedan skickas de med e-post.
Bra att veta:
- Fakturorna skapas när du eller någon annan har POY öppet. Inför varje utskick får företagets ägare ett mejl med en påminnelse om att logga in, om fakturorna inte redan har skapats.
- En period i taget. Ligger startdatumet bakåt i tiden skapas fakturorna period för period, så att ingen period hoppas över.
- Nästa period väntar tills alla fakturor från förra utskicket har skickats. Har ett utskick misslyckats får fakturan status Sändning misslyckades. Öppna den och klicka på Skicka nu.
- Aktiverar du en mall vars startdatum redan har passerat skapas fakturorna direkt.
Följ upp mallen
I listan under Återkommande ser du varje mall med intervall, Nästa sändning, antal kunder och om den är aktiv. Öppna en mall för att se dess inställningar och fakturorna den har skapat, uppdelade på kommande, obetalda och betalda.
Från mallen kan du:
- ändra med Redigera grundinformation, Redigera fakturarader och Redigera kunder
- pausa med Avaktivera och starta igen med Aktivera
- ta bort mallen med Radera. Fakturor från mallen som ännu inte är skickade raderas också.
Ändrar du rader eller kunder i mallen ersätts de fakturor från mallen som ligger i utkorgen och ännu inte är skickade. Fakturor som redan är skickade ändras inte.
Betalningar och bokföring
Har företaget fakturametoden skapar POY i dag inget bokföringsutkast för fakturor från en mall, som det gör när du låser en vanlig faktura. Bokför därför kundfordran, försäljningen och den utgående momsen själv tills vidare, se bokföra kundfaktura. Med kontantmetoden bokförs försäljningen när betalningen registreras, som för andra fakturor.
Betalningen registrerar du på samma sätt som för andra fakturor, och påminnelser skickar du från fakturan. Läs mer i Skapa och skicka en faktura i POY och Skicka betalningspåminnelser i POY.