I POY kör du lön en gång i månaden i en löneperiod. POY räknar fram skatteavdrag och arbetsgivaravgifter, ger dig en fil till arbetsgivardeklarationen och skapar transaktionen som bokför lönen. Den här guiden går igenom en lönekörning från början till slut.
Lön kräver tillägget Lön, som i sin tur kräver Bilagor. De anställda och deras signerade anställningsavtal behöver finnas innan du börjar, se Lägga till anställda och anställningsavtal i POY.
Översikt över en lönekörning
- Skapa löneperioden för månaden.
- Lägg till de anställda och fyll i lönespecifikationerna.
- Godkänn varje lönespecifikation.
- Lås löneperioden.
- Ladda ner filen för Skatteverket och lämna arbetsgivardeklarationen.
- Betala ut lönen och betala skatt och avgifter till Skatteverket.
- Bokför löneutbetalningen.
Skapa löneperioden
- Gå till Löner och klicka på Löneperioder i menyn.
- Klicka på Ny löneperiod.
- Välj månad under Period. Du kan bara välja månader i räkenskapsåret som inte redan har en löneperiod.
- Vill du utgå från en tidigare månad väljer du den under Kopiera från tidigare löneperiod och bockar för de anställda och lönerader som ska följa med. Välj Kopiera inget (tom löneperiod) för att börja från början.
- Klicka på Spara.
En ny löneperiod har status Utkast.
Fyll i lönespecifikationerna
Öppna löneperioden. Välj en anställd under Lägg till anställd och klicka på Lägg till. POY öppnar lönespecifikationen och fyller i den från anställningsavtalet, till exempel månadslönen och förmånerna.
- Lägg till fler rader under -- Välj löneart att lägga till --, till exempel timlön, semesterlön, semesterersättning, bilersättning eller ett löneavdrag. Fyll i Antal, Belopp och en notering.
- Har den anställda bostadsförmån väljer du Bostadstyp på raden. Annars får arbetsgivardeklarationen inget kryss för bostadsförmån.
Står det Saknar anställningsavtal för perioden finns inget signerat avtal som gäller för månaden. Kontrollera avtalet på den anställdas sida.
Så räknar POY skatten
POY hämtar den anställdas skatteuppgifter från Skatteverket: ett jämkningsbeslut om det finns ett som gäller för perioden, annars skattetabellen. Skatteavdraget räknas på den skattepliktiga lönen. Kan POY inte hämta uppgifterna visas en varning och skatten räknas som 30 procent. Kontrollera då skatten innan du godkänner.
Så räknar POY arbetsgivaravgifterna
Arbetsgivaravgifterna räknas på lön och förmånsvärden efter den anställdas ålder: full avgift, bara ålderspensionsavgift för äldre anställda och den tillfälligt nedsatta avgiften (20,81 %) för anställda som fyller 19–23 år under året, alltså födda 2003–2007 för 2026. Den nedsatta avgiften gäller lön upp till 25 000 kr i månaden som betalas ut från 1 april 2026 till och med 30 september 2027, och på det som överstiger 25 000 kr betalas full avgift. Växa-stöd räknar POY inte med. Läs mer om växa-stöd.
När lönespecifikationen stämmer klickar du på Godkänn lönespecifikation. Först då räknas summorna fram och visas i löneperioden.
Lås löneperioden
När alla lönespecifikationer är godkända klickar du på Lås löneperiod och bekräftar. Därefter kan inga ändringar göras i perioden, och status blir Slutförd.
Det går att låsa upp en period med samma knapp, som då heter Löneperioden är låst, men bara om du verkligen behöver. Har uppgifterna redan rapporterats till Skatteverket måste du också rätta arbetsgivardeklarationen. Läs mer i Rätta arbetsgivardeklarationen.
Arbetsgivardeklarationen
Klicka på Ladda ner fil för skatteverket. Du får en XML-fil med arbetsgivardeklarationen på individnivå för månaden. Lämna in den via filöverföring i Skatteverkets e-tjänst för arbetsgivardeklaration. POY skickar inget till Skatteverket själv.
Med Exportera underlag (PDF) får du en sammanställning av löneperioden.
Betala lön, skatt och avgifter
När perioden är låst visar POY två rutor:
- Betalningsinformation för löneutbetalning: belopp, clearingnummer och kontonummer för varje anställd. POY räknar med att lönen betalas ut den 25:e i månaden.
- Betalningsinformation till Skatteverket: summan av arbetsgivaravgifterna och skatteavdragen, Skatteverkets bankgiro, OCR-numret för skattekontot och sista betalningsdag. Det finns också en QR-kod för betalning.
Kontrollera alltid uppgifterna mot det du fått från Skatteverket. Arbetsgivardeklarationen och betalningen ska normalt vara inne senast den 12:e månaden efter löneutbetalningen, med senare datum i januari och för vissa företag i augusti. Infaller dagen på en lördag, söndag eller helgdag gäller närmast följande vardag. POY:s förslag på sista betalningsdag tar inte hänsyn till det, så kontrollera datumet på skattekontot. Lönespecifikationen till den anställda laddar du ner med Ladda ner PDF eller mejlar med Skicka lönespecifikation via mail när du öppnar den.
Bokför löneutbetalningen
Klicka på Bokför löneutbetalning i den låsta löneperioden. POY öppnar en ny transaktion (det som i bokföringen kallas verifikation), daterad på utbetalningsdagen och med underlaget som pdf:
- lönerna och förmånerna på de konton lönearterna hör till
- skatteavdraget som skuld på 2710
- nettolönen från kontot för löneutbetalning, normalt 1930
- arbetsgivaravgifterna som kostnad på 7511 och 7512 (eller 7510) och som skuld på 2730
Kontrollera konteringen och klicka på Registrera. Är ett konto inte aktivt i kontoplanen frågar POY om det ska aktiveras först. Vilka konton som används för utbetalning och arbetsgivaravgifter väljer du under Löner → Inställningar.
Betalningen till skattekontot bokför du separat när den görs. Läs mer om hela flödet i Bokföra lön och Bokföra skattekontot.