Bokföringshjälp

POY-hjälp

Fakturaserier i POY: nummer, betalning och e-postmallar

En fakturaserie styr hur fakturorna i serien ser ut och numreras: första fakturanummer, betalningsvillkor, betalningssätt, logotyp, avsändaruppgifter och texterna i mejlen som skickas med fakturan. Du kan ha flera serier, till exempel en per verksamhetsgren, och välja serie när du skapar fakturan.

Fakturaserier ingår i tillägget Fakturering, som kräver Bokföring+ och Bilagor. Läs mer om paket och tillägg. Första gången du öppnar Fakturering skapar POY en serie som heter Fakturor. Gå igenom den innan du skickar din första faktura.

Skapa eller ändra en fakturaserie

  1. Gå till Fakturering → Fakturaserier (under Inställningar i menyn).
  2. Klicka på Ny fakturaserie, eller öppna en serie och klicka på Redigera.
  3. Fyll i fälten nedan och klicka på Spara.

Till höger ser du en förhandsvisning av hur en faktura i serien ser ut.

Numrering och villkor

  • Namn: seriens namn, som du ser när du väljer serie på fakturan.
  • Första fakturanummer: till exempel "1" eller "F-00001". Fakturorna i serien numreras sedan i följd från det. Numret sätts när fakturan låses, så utkast som raderas lämnar inga luckor.
  • Betalningsvillkor (dagar): förvalt antal dagar till förfallodatum. Det går att ändra på varje faktura.
  • Dröjsmålsränta (%) och Påminnelseavgift (kr): skrivs ut på fakturan. Läs vad som gäller i Skicka betalningspåminnelser i POY.

Fakturanummer ska vara en löpande följd som går att följa. Läs mer i fakturabegrepp.

Betalningssätt

Lägg till minst ett betalningssätt med Lägg till betalningssätt: Swish, Bankgiro, Postgiro eller Bankkonto. Fyll i numret för varje sätt, och för bankkonto även Bankens namn. Ändra ordningen med pilarna. Betalningssätten skrivs ut på fakturan under Betalningsinformation.

Konto för bokföringen

Med fakturametoden heter fältet Kundfordringskonto. Ange kontot där kundfordringarna bokförs, till exempel 1510. Utan det kan POY inte skapa bokföringsutkastet när du låser en faktura. Med kontantmetoden heter fältet Mottagarkonto.

Avsändarinformation

  • Logotyp: bilden högst upp på fakturan.
  • Logotyptext, adress, Telefon, Epost och Webbadress: för varje fält väljer du Använd företagets uppgift, Anpassa eller Visa inte. Med Anpassa kan en serie ha andra kontaktuppgifter än företaget i övrigt.
  • Kontaktinformation 1 och Kontaktinformation 2: fri text som visas på fakturan under företagsinformationen respektive under telefon och e-post.

Organisationsnummer, momsregistreringsnummer och om företaget har F-skatt hämtas från företagets uppgifter.

E-postmallar

Öppna serien och klicka på E-postmallar. Där finns tre flikar:

  • Faktura: mejlet som skickas med en vanlig faktura.
  • Kreditfaktura: mejlet som skickas med en kreditfaktura.
  • Påminnelse: mejlet som skickas med en betalningspåminnelse. Här finns också Påminnelseintervall (dagar), alltså hur många dagar efter förfallodatum det är dags för påminnelse 1. Påminnelse 2 är dags när dubbla antalet dagar har gått sedan förfallodatum.

För varje mall fyller du i Ämnesrad och E-postmeddelande. Du kan använda variabler som ersätts med fakturans uppgifter när mejlet skickas, till exempel:

  • {{invoiceNumber}}: fakturanumret
  • {{customerName}}: kundens namn
  • {{invoiceRecipientName}}: fakturamottagarens namn
  • {{companyName}}: ditt företagsnamn
  • {{total}}: fakturans belopp
  • {{dueDate}}: förfallodatum
  • {{reminderNumber}}: påminnelsens nummer (i påminnelsemallen)
  • {{creditedInvoiceNumber}}: numret på fakturan som krediteras (i kreditfakturamallen)

Under Förhandsvisning ser du hur ämne och meddelande blir med exempeluppgifter. Klicka på Spara när du är klar. Lämnar du en mall orörd används POY:s standardtext.

Flera serier

  • På startsidan för Fakturering ser du varje serie med senaste fakturanummer och länken Skapa ny faktura.
  • I listan över fakturaserier ändrar du ordningen med pilarna. Den första serien är förvald när du skapar en ny faktura.
  • En serie som har fakturor kan inte raderas.

Läs mer