Har kunden inte betalat när fakturan har förfallit kan du skicka en betalningspåminnelse direkt från POY. POY håller reda på vilka fakturor det är dags att påminna om, och du kan skicka upp till två påminnelser per faktura. Sedan kan du markera fakturan som lämnad till inkasso.
Påminnelser ingår i tillägget Fakturering, som kräver Bokföring+ och Bilagor. Läs mer om paket och tillägg.
Se vilka fakturor som ska påminnas
På startsidan för Fakturering finns raden Dags för påminnelse med antal fakturor och obetalt belopp. Klicka på den, eller välj filtret Dags för påminnelse i fakturalistan.
En faktura hamnar där när den är skickad, inte helt betald och har passerat förfallodatum med fakturaseriens påminnelseintervall:
- Påminnelse 1: intervallet efter förfallodatum.
- Påminnelse 2: dubbla intervallet efter förfallodatum.
Intervallet är 7 dagar om du inte har ändrat det. Du ändrar det per fakturaserie under E-postmallar, fliken Påminnelse, fältet Påminnelseintervall (dagar).
Skicka en påminnelse
- Öppna fakturan och klicka på Skicka påminnelse.
- Kontrollera Till:, Svar till:, Ämne: och Meddelande:. Texten kommer från fakturaseriens påminnelsemall.
- Klicka på Skicka påminnelse.
Påminnelsen skickas med fakturans pdf som bilaga. Leveransstatusen ändras till Påminnelse 1 och nästa gång till Påminnelse 2.
Har fakturan ännu inte förfallit får du frågan om du vill skicka om fakturan i stället. Påminnelser kan bara skickas för fakturor som har skickats, och inte för kreditfakturor.
Anpassa påminnelsetexten
Gå till Fakturering → Fakturaserier, öppna serien och klicka på E-postmallar. Under fliken Påminnelse ändrar du Ämnesrad och E-postmeddelande. Du kan använda variabler som {{invoiceNumber}}, {{customerName}}, {{total}}, {{dueDate}} och {{reminderNumber}}. De ersätts med uppgifter från fakturan när du skickar. Läs mer i Fakturaserier i POY.
Påminnelseavgift och dröjsmålsränta
I fakturaserien finns fälten Dröjsmålsränta (%) och Påminnelseavgift (kr). Är dröjsmålsräntan ifylld skrivs den ut på fakturan, och påminnelseavgiften också om du har fyllt i den. Att avgiften står på fakturan räcker inte alltid: en påminnelseavgift måste vara avtalad senast när skulden uppstod, till exempel i offerten eller avtalet (lag om ersättning för inkassokostnader, 2 §).
POY lägger inte till avgiften eller räntan på påminnelsen och bokför dem inte. Vill du ta ut dem fakturerar och bokför du dem själv.
Det här gäller enligt lag:
- Påminnelseavgift: högst 60 kr per skriftlig påminnelse, och bara om ni har avtalat om avgiften senast när skulden uppstod.
- Dröjsmålsränta: enligt räntelagen referensräntan plus 8 procentenheter, om ni inte har avtalat något annat.
- Förseningsersättning: är kunden en näringsidkare har du också rätt till 450 kr när betalningen är försenad (lag om ersättning för inkassokostnader, 4 a §).
Avgiften och räntan har ingen moms. Läs mer om reglerna och hur de bokförs i bokföra påminnelseavgift och dröjsmålsränta.
Efter två påminnelser: inkasso
Är fakturan fortfarande obetald efter påminnelse 2 kan du klicka på Markera som inkasso. Det betyder att du själv har lämnat fakturan till ett inkassobolag. POY skickar inget till något inkassobolag. Leveransstatusen blir Inkasso och inga fler påminnelser kan skickas.
Betalar kunden aldrig kan det bli en kundförlust. Läs mer om att bokföra kundförlust.
När kunden betalar
Registrera betalningen som vanligt från utkastet med insättningen. Då försvinner fakturan från Dags för påminnelse. Se Skapa och skicka en faktura i POY.